接骨院におすすめの予約システム5選！必要な機能や選び方も紹介

接骨院の業務は接客がメインになるため、予約の電話や問い合わせがあると施術を中断し、対応をしている間、患者様を待たせたりしてしまいます。

接骨院にとって予約業務をシステム化することで施術への影響を減らすだけでなく、スタッフの少ない接骨院では人手が足りない面をカバーすることが可能。

本記事では接骨院に必須の機能やおすすめの予約システムを紹介します。

接骨院に予約システムが必要な理由

接骨院に予約システムが必要なのは、業務の効率化だけではありません。

接客がメインになる接骨院では、施術中に予約の電話が入ると席を外す必要がでてきます。
特に個人経営や小規模の店舗では、スタッフが少ないと全ての業務を行わなければいけません。

予約業務は受付から管理、対応まで幅広く、業務内容も多く、予約業務に手間をかけてしまうとあらゆる面で支障が出て非効率です。

予約システム導入を検討する前に、接骨院の持つ予約業務の問題点や課題を解説します。

施術時間の確保

施術時間に影響を与えないためには施術中の電話は避けたいもの。

スタッフの少ない接骨院ではほとんどの場合、施術も受付もすべてスタッフ全員で行なっています。
そのため、予約のために施術を中断したり施術開始が遅れたりすると、患者様の満足度も低下してしまいがち。

予約業務にも受付から変更、キャンセルと幅広いです。
その都度対応に時間が取られ、業務がスムーズにできないとそれだけ施術時間や待ち時間にも影響します。

待ち時間の解消

昨今の新型コロナ感染症の問題はまだまだ終息していません。
非対面接客、密を作らないといった対応はコロナ禍が落ち着いたとしても、今後、定着すると予想されます。

接骨院でも対面での接触は極力避けたいもの。
たとえば、待合室での患者様同士の接触も、施術時間通りに来院してもらったり、施術時間をスケジュール通りにこなせたりできれば改善されます。

予約業務に手がかかればそれだけ施術時間が伸びてしまいます。
施術時間より早く来院する患者様への対策も、来院時間のお知らせメールや自分で予約を確認できるものがあれば蜜を避けられるようになります。

変更・キャンセルなど予約業務の負担

予約業務は受付だけではなく、予約の変更やキャンセルがあった際は、その都度予約の取り直しや修正をしなければならなりません。

施術中への影響はもちろん、予約業務の負担が大きくなると他の業務にも影響が出てきます。

特にスタッフの人数が少ないと、全ての業務を全員が行う場合が多いです。
予約業務に費やす時間が増えれば他の業務も進まなくなり、スタッフの労力も酷使することになります。

接骨院に予約システムを導入するメリット

予約システムは業務の効率化に効果的です。
予約システムによる業務のシステム化・自動化が進めば、他の業務もスムーズになります。

予約システムを導入した際の、接骨院で得られるメリットについて解説します。

患者情報管理も一括管理できる

患者様のカルテと予約運用を別にしていると、予約時や変更時にそれぞれ確認する必要があります。
患者様の情報も管理できる予約システムなら、予約と同時に患者情報が閲覧できるので手間がかかりません。

問い合わせや受付の対応がよりスムーズになるのはもちろん、患者様の施術経過やライフスタイルなども記載しておけば、患者様一人ひとりに合った、より品質の高い接客ができます。

ネット予約が可能

予約システムには、ネット予約が可能のものも多いです。
ネット予約ならいつでもどこでも予約できるので、営業時間外の予約も可能になります。

そして何より、施術中に予約の電話をとる必要がなくなります。
別の業務をしながら予約の受付から変更やキャンセルまでシステムが自動で行ってくれるので、他の業務を中断する心配もありません。

さまざまなスタイルに適した予約スケジュールが作れる

予約システムなら、変則的なスケジュール作成も簡単です。
紙やエクセルなどでは自分でスケジュール表を配置したりしなければなりませんし、表を考えるのも変更するのも手間がかかります。

予約システムの予約機能は予約の入力や作成に特化したシステムです。
予約枠のレイアウトや設定方法の変更など、手軽に好みのスケジュールが作成できます。

施術内容でそれぞれの施術時間が異なる接骨院では、簡単に予約枠を変更できたり、操作するスタッフで画面切り替えができたりする機能があると便利です。

予約業務の負担軽減で患者満足度向上

予約システムを導入して業務のシステム化・自動化できれば、施術中に席を外すことがなくなります。
施術はスムーズに進み、患者様を待たせません。

予約状況の把握が簡単になれば、待合室で待つ患者様への配慮や施術スピードを考えながらスケジュールを進められます。

待合室で待つ患者様が減ることで密を避け、患者同士の接触を減らせますし、何より予約したのにも待たされることで下がりやすい患者満足度の向上にも効果的です。

予約システムに必要な機能や選び方

接骨院にも予約システムを導入する効果は大きく、特に小さな接骨院では人手確保のためにも予約システムは必須です。

一方で、予約システムにもさまざまなタイプがあり、自分の医院に適したものを利用しないと返って使いづらく、費用面でも余分に高額のものを導入してしまう可能性があります。

ここでは、接骨院が必ず取り入れたい機能と選び方を紹介します。
機能を絞って選べば、無駄なく導入の手間もかけずシステム化が可能です。

顧客情報管理機能

患者情報管理は、接客業では特に必須で重要な業務です。
患者様の情報は予約や施術内容のみならず、患者様のライフスタイル、持病や家庭環境など、リピーターであるほど何気ない会話から得られる情報は多いです。

直接得た情報や一度質問したことなどをメモとして書き留めておくことで、患者様一人ひとりに寄り添った接客が可能になります。
患者様の満足度向上につながれば、さらに接骨院の評判にも反映されます。

シンプルな操作性

システム導入には、設置や各種機能の設定など運用を始められるようにするための手間がかかります。
より迅速にスムーズに導入したい場合には、操作がシンプルなものを選びましょう。

また、実際の運用でも、シンプルで操作性の高いものは扱いやすくシステムにも慣れやすいです。
誰でも操作できるような予約システムであれば、システムに慣れるまでの時間や労力がかかりません。

タッチパネルでの操作や、変更や追加を直感的に行なえる操作性の高いものも導入しやすくおすすめです。

マルチデバイス対応のクラウド型

複数のデバイスに対応していれば、各施術室でスタッフそれぞれがシステムを使うことができます。
施術中にも予約状況を確認したり、次回の予約をその場で取ったりと、わざわざ受付まで行く手間もなくなります。

また、予約システムの契約には、ネット上のサーバを利用するクラウド型と、院内に設置したサーバを利用するオンプレミス型があります。

通信が安定しセキュリティ面でも優れるオンプレミス型に比べ、クラウド型は新たに設置するものがなく、すぐに導入できます。

設置にかかる初期費用も抑えられ、月額からの契約ができるので少ない予算で始めてみたいという方にも安心です。

接骨院に最適！おすすめの予約システム5選

予約システムは他業種で導入されており、業種に特化したものやどんな業種にも対応できる高性能のものも多数あります。一方で、初めて導入する場合には、特定の機能に特化したものが操作しやすく安心です。

ここでは、これまで紹介した効率化ができる機能や接骨院に必要な機能を持ったおすすめの予約システムを紹介します。

ResKa

ResKaは予約と顧客情報を一括して管理できるシステムです。
余分な機能がついていない分、初めて導入する方や個人経営の方でも負担が少なく始められます。

Web予約も電話予約もシステム内で管理できるので、予約を取る場合のみならず変更や問い合わせ時にもスムーズに対応できて便利です。

電話で予約を取りたい患者様はまだまだ一定層いるので、Web予約のみだと機会損失にもなります。

ResKaは良い機能を残しつつ、他社の問題点を改良したシステムになっています。

リザエン

リザエンは官公庁から個人経営の店舗まで幅広い業種で導入されている予約システムです。
初めてでも使いやすいシンプルな管理画面ですが、個別にシステムカスタマイズにも対応します。

厳格なセキュリティを重視する⾃治体や官公庁にも導入されるリザエンは信頼と実力のある高性能予約システムです。

カスタマイズ性にも優れ、高機能なシステムをフル活用したい方におすすめ。
一方、シンプルなプランでは本格的な高機能システムがリーズナブルに使えます。

STORES予約

STORES予約は、導入費用無料から始められるフリープランが魅力の予約システムです。
まずはシステムを手軽に導入してみたい方におすすめで、導入費のみならず月額料金も発生しません。

予約に必須の機能が使える上に無期限で利用できるのがポイントです。

予約機能のみならず、アンケート機能や決済など、患者側にも便利な機能や集客サポート機能など、幅広くサービスが充実しています。
手軽に多機能を使いたい方にもおすすめです。

Airリザーブ

Airリザーブは、大手企業リクルートが手掛ける予約システムです。

リクルートが携わる他業種の傾向を掴んで造られたスシテムであるため、多機能に充実しどんな業種でも満足できるシステムになっています。

予約業務の負担を削減するだけでなく、運用がよりスムーズになる機能がたくさんあります。
業務の手間を減らし、さらよりよい運営をしたい方にも適しています。

充実したフリープランなら気軽に試せるので、まずはフリープランで始めてみるのもおすすめです。

ChoiceRESERVE

予約システム15年歴のChoiceRESERVEは、高い技術と強化されたセキュリティ性を持ち、業界大手や上場企業をはじめ多業界で信頼と実績を得ています。

ChoiceRESERVEの予約システムは業界・業種問わず、予約システムの課題解決に必要な機能を考えられて作られています。

ホームページへの接続やURL作成はより患者側への利便性向上やアピールポイントとなり、リピート客アップにも効果的です。

まとめ

接骨院に予約システムを導入するメリットは多数あり、小規模な接骨院では特にスタッフの負担軽減に大きな効果があります。
手間のかかる予約業務をシステム化することは業務の効率化だけでなく、予約受付の自動化、患者満足度の向上、売上アップにもつながります。

予約システムを導入する際には、自身の接骨医院に適したものを選ぶことが重要です。

多機能や高性能のものはできることの範囲は広がりますが、使い慣れるまでに時間がかかります。
人手が足りない医院や小さな接骨院では、導入もスムーズなシンプルなシステムが使いやすく、すぐに運用できて導入の負担が軽くなります。

今回紹介した予約システムを参考に、まずは使いたい機能に絞って簡単なものや無料プランのあるものから選んでみてください。