あなたはどのタイプ？業種で導入する予約システムを決めよう！

今やインターネット上で予約をするのは当たり前の時代となっています。電話の場合だと空き状況を確認してもらい、名前や連絡先をお伝えするので、意外と多くの情報を伝えなくてはいけません。ところが、予約システムを利用する場合は空き状況や名前、電話番号などを入力して終わりますし、一目で空いている場所がどこか視覚で分かりやすいでしょう。今回は業種によって使い勝手のよい予約システムのタイプがありますのでご紹介していきます。

予約システムを選ぶポイントは？

予約システムとはどういうシステムかご存知でしょうか。予約したい側がインターネット上で手軽に予約ができ、管理する側は電話やFAXなどの問合せも含めて予約を管理できるようなシステムのことをさしています。このシステムは、予約を管理することはもちろんですが、顧客情報を管理することでメールを配信したり、ネット上で決済ができたり、外部連携が取れたり、アンケートを取ったりと使える機能はさまざまです。

また以前は予約システムを利用する場合はかなりの費用がかかりましたが、現在ではクラウド型のサービスにより簡単に導入ができ、無料で使用できるものもあります。このようにかなり便利なシステムになりますが、世の中に多くの予約システムがある中で何にポイントをおいて選んでいけばいいのでしょうか。

今回は、予約システムを選ぶポイントの1つとして業種を切り口のポイントとして選定してみましょう。その理由としては、実際に業種によって予約するタイプの分類をしていることが多いからと言えるでしょう。また、予約管理するもののタイプにより予約の取り方も異なってくるのが現状です。予約したいものを選択して、開始時間と終了時間を入力するタイプ、ホテルの予約のように部屋やプランなどを選択し、1泊2日のように利用泊数を入れるタイプ、細かい単位の時間で予約を入れるタイプ、毎月スケジュールが変わるパターンなどさまざまなタイプが存在しています。

大きく分けると、時間、日付、時間割、イベントやセミナーなどの4つのタイプが考えられます。業種によって予約タイプを分類している場合が多く、業種別にインターネット上にデモなどがありますので、操作性など確認できるのでイメージしやすく選ぶ際のポイントとなるでしょう。

予約のタイプに合う業種をご紹介！

さて予約システムを選定する場合、まずどの業種に相当しているのかを知る必要性があります。先程のタイプに合わせて、その予約システムに合う業種をご紹介していきます。

時間タイプの場合は、施設や会議室、サロン、飲食店などのように予約の開始時間と終了時間を決めて予約する場合に適しています。このタイプの予約システムは最も汎用性があると言われており、対応できる業種や予約の対象者も多いのが特長となっています。

日付タイプの場合は、レンタカーや宿泊施設、キャンプ場などの日にち単位で予約する必要のある業種に適しています。在庫を設定できますので、重複するようなこともなく大変便利です。

時間割タイプの場合は、カルチャースクールや習い事教室などのように、開始時間や担当者、定員数があるサービスに適用している予約システムです。週や月単位でスケジュールや時間割を変更することも可能です。

イベントやセミナーの予約システムは、説明会やパーティーなど急遽単発で発生するようなイベントごとなどに適しています。予約するサービスについて、日付や時間帯、在庫などの管理も可能になっています。

このように時間や日付、時間割やイベントなど企業の業種によって予約システムを選択する方法をご紹介しました。どういうタイプの予約システムが向いているのか不明な際には、サポートがある会社もありますので相談するのも1つの方法です。また、導入後もサポート体制が整っているシステムを導入した方が良い場合もありますので、導入される前には各システムのサービスや機能を確認しておきましょう。

導入実績をチェックしてイメージに近い予約システムを選ぼう！

まず予約システムを導入する上でのメリットとしては、予約する側からすると予約する際に電話をしなくてもいいということではないでしょうか。電話をするタイミングを図ったり、希望する日が既に予約が一杯ですと別の希望日をお伝えしたり、個人情報の名前や電話番号をお伝えしなくてはいけません。

もしネットで予約を取ることができれば、予約システムは365日24時間いつもで予約ができますし、予約が一杯かどうかも一目見れば分かります。したがって、自分自身で予約できそうな日時を確認しながら予約を入れることができ、予約をするのも自分のタイミングで入れることができるのでストレスがありません。また、企業側からすると一目瞭然で予約状況が確認できますし、予約が重複するということもなく予約をまとめることができるのは便利ですし、顧客管理ができることも大きなメリットの1つでしょう。

それでは実際に予約システムを導入するということになった場合は、どういう観点で選択すべきなのでしょうか。例えば、大企業で自社のサービスに合ったタイプの予約システムが欲しいという場合は、自社に合ったものを開発することもできます。費用は軽く見積もっても300万円以上、大きな企業になると数千万円にもなる場合もあります。予約システムの規模が大きくなり、使える機能も充実してくればそれなりに金額も高くなっていくのが現状です。

一方で簡単な予約システムですと、そこまでお金をかけたくない方には無料で導入できるものもあります。システムを使いこなすのも特に専門知識は必要ではありませんので、どなたでも使いこなせるでしょう。ホームページと同時に予約システムを作ることができるものや、事前にカード決済ができるもの、アプリさえ導入したらスマートフォンでも予約管理ができるもの、ブログを投稿できるもの、英語に対応しているもの、などさまざまなタイプの予約システムが存在しています。

各システムには使い方の詳細や、どこの企業がどのように活用しているかの導入事例を多数掲載しているサイトもありますので、実際の事例を見て自社のしたい予約の管理とイメージが近いのかどうかを導入事例で確認しておくと良いでしょう。

まとめ

予約システムは、使用する側からするとストレスなく365日24時間いつでもどこでも好きな時に予約が完了できること、空き状況を自身で確認しながら予約をできることなど、メリットもたくさんあります。導入する側からしても、予約を一元的に管理できますので、予約が被ったり、メールを配信できたり、他の外部機能と連携できたりとさまざまな機能を有しており、何より顧客の囲い込みに大いに役立つと言えるでしょう。そんな予約システムを導入される企業やお店も増加傾向にあり、種類も多岐に渡っているのが現状です。したがって導入される際に選択しやすい切り口として業種によってフィットするものをご紹介してきました。また、予約システムを選択する際にサポート体制があるのかないのかも重要になりますので確認しておくと良いでしょう。

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