スクール・レッスン向け｜おすすめの予約システム5選

予約情報や生徒の情報管理が複雑になり、業務に追われることも多いレッスン運営では、業務効率化が必要不可欠。

本コラムではレッスンスクールの運営で抱えやすい課題の解説と共に、予約システムを導入することで得られるメリットを紹介します。

予約数が増えて情報管理が難しくなっている、現在導入している予約システムを見直したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

レッスン運営で抱えやすい課題とは

業務が多岐にわたるレッスン運営において抱えやすい課題を、以下の2点から解説します。

• 業務運営面の課題
• 集客・マーケティング面の課題

課題が蓄積されると通常業務が圧迫されてしまい、サービスの質の低下につながりかねません。

業務改善必要かもと感じている方は、質の良いサービスを提供するために自社が抱えている課題を明確にしましょう。

業務運営面の課題

業務運営面の課題には、以下の3つが挙げられます。

• 予約管理に手間がかかる
• 個人情報管理の煩雑化
• 当日キャンセルが発生しやすい

レッスン予約時には生徒の個人情報のほかに、日時やコースの管理が必要です。管理情報の多さは電話や対面での対応時間に比例します。

予約受付や管理業務に時間がかかってしまうと、本来時間をかけなければならないレッスン内容に影響を及ぼしてしまうこともあるでしょう。

情報を正確に管理できないと、ダブルブッキングや予約漏れなどのトラブルの原因につながります。

きめ細やかな対応を実現するために細かい情報管理が必要となりますが、余裕を持って対応できる環境が整えられないという課題を抱えるケースもあります。

生徒が予約したことを忘れてしまうことによる当日キャンセルが発生しやすい点も、レッスン運営の課題のひとつです。

突然発生するキャンセルの空き枠を埋めることは容易ではありません。

1人分のキャンセルも痛手となってしまう小規模運営おいては、当日や無断キャンセルを軽減させることは重要です。

集客・マーケティング面の課題

集客やマーケティング面の課題には、以下の3つが挙げられます。

• 生徒が集まらない
• 競合との差別化が難しい
• ターゲット層の分析ができない

安定的な運営を実現するためにはレッスンに通う生徒を集める必要があります。

しかし、「受講生を集めるために何から始めれば良いのか？」「リピート率をあげられない」という課題を抱えているケースも少なくありません。

生徒を集めるためにはターゲットに合わせたサービスを提供する必要がありますが、限られた時間で層を分析し把握することは簡単ではないでしょう。

予約システム導入が有効なレッスン・教室のジャンル

予約システムの導入がおすすめのレッスン・教室は、以下のとおりです。

• 英会話・語学教室
• ピアノ・音楽レッスン
• ヨガ・ピラティス・フィットネス
• 学習塾・個別指導教室
• ダンス・演劇系レッスン

それぞれのジャンルにおいて求められている機能も変わります。

英会話・語学教室

英会話や語学教室のレッスンは、予約システムの導入がおすすめです。

講師ごとのスケジュールに沿って予約できる機能や Zoomなどのオンライン授業に対応したシステムを導入すれば、非対面レッスンもスムーズに実現可能。

教材のオンライン共有やチケット制レッスンの管理にも対応できるシステムであれば、運営の効率化とサービスの質向上を同時に実現できます。

「手作業の管理に限界を感じている方」にこそ、導入のメリットを実感いただけるでしょう。

ピアノ・音楽レッスン

曜日固定や生徒のスキルに合わせたコース設定が必要となるピアノや音楽レッスンにおいても、予約システムは便利です。
スタジオ・レッスン室ごとのスケジュール管理に対応していれば、ダブルブッキングの防止にもつながります。
さらに、レッスン回数や契約期間の管理機能があれば、個別対応にも柔軟に対応可能。

これまで煩雑だった予約業務をシステムに任せることで、講師は本来の指導に集中できます。

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ヨガ・ピラティス・フィットネス

当日キャンセルに悩まされることが多いヨガ・ピラティス・フィットネスにも、予約システムはおすすめです。
キャンセル待ち機能や生徒によるWeb上での変更操作が大きな助けになります。

また、コースや定員数の設定が細かくできるシステムを活用すれば、予約画面のカスタマイズも可能になり、使いやすさが大幅に向上。

24時間いつでも予約できる体制を整えておけば、体験レッスンへの申し込みのハードルが下がり、新規の生徒獲得にもつながります。

「もっと手軽に申し込める環境をつくりたい」と感じている方にぴったりです。

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学習塾・個別指導教室

予約システムは、学習塾・個別指導教室でも業務効率化に効果的です。

生徒の学力や志望校に合わせた対応が求められる学習塾では、予約項目を自由に設定できるシステムが効果を発揮します。
例えば、科目・講師・時間帯を組み合わせた予約設定ができれば、一人ひとりに最適な授業が組めます。

さらに、出欠管理や入退室ログの記録ができるシステムであれば、保護者の安心にもつながり、信頼性も高まるでしょう。

効率だけでなく、生徒や保護者へのサービス品質を向上させたい方におすすめです。

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ダンス・演劇系レッスン

発表会など、スケジュール管理も重要となるダンス・演劇系のレッスンも、予約システムにより業務をスムーズにこなせるようになります。

対応人数の変動や、特別イベントの一括予約管理ができるシステムなら、イベント準備もスムーズになるはず。

また、Web上から即時予約できる導線を整えておけば、生徒が「今すぐ予約したい」と思ったタイミングを逃しません。

導入により、日々のレッスン運営も集客も、効率よく回せるようになります。

レッスン・教室運営に予約システムを導入するメリット

レッスン運営において予約システムを導入することは、以下のメリットをもたらします。

• 予約受付業務の効率化
• LINEやGoogleカレンダーによる予約受付の利便性向上
• 個人データ管理の効率化
• 自動でリマインドメール送信
• 事前決済
• セキュリティ対策
• ZoomやTeamsとの連携でオンラインレッスンも可能

業務面においてのメリットは、スタッフの働きやすさに直結するでしょう。
スタッフが働きやすい環境を整えることで、モチベーション維持やきめ細やかなサービスを実現できます。

予約受付業務の効率化

もっとも即効性のあるメリットが、予約受付の自動化による負担軽減です。
予約システムを導入すると24時間予約受付が可能となるため、生徒が気軽に通いやすくなります。

24時間受付によるオンライン対応実現により、電話や対面予約の負担も軽減するでしょう。

予約時の入力項目も生徒側が入力するため、聞き間違いやデータ入力時のケアレスミスが減る点もメリットのひとつ。

生徒側はリアルタイムで共有されるカレンダーから予約するため、ダブルブッキングや予約漏れなどによるトラブル対策にもなります。

LINEやGoogleカレンダーによる予約受付の利便性向上

予約受付をLINEやGoogleカレンダーと連携すれば、操作性が飛躍的に高まります。

LINE公式アカウントからの予約受付やリマインド通知、イベント案内の配信など、生徒との接点をスムーズに保てることが大きな利点です。

Googleカレンダーとの連携では、講師・生徒間でスケジュールの共有と確認がリアルタイムで可能になり、管理がさらに効率化されます。

個人データ管理の効率化

予約数が増えるほど複雑になる個人情報の管理が簡単になることも、大きなメリットです。
予約システムを使えば、生徒が入力した情報が反映・保存され、手作業が不要になります。

予約履歴や支払い状況も自動で記録されるため、過去データをもとにしたサービス提案やフォローもスムーズ。

データの蓄積と活用がしやすくなり、運営の質が確実に向上します。

自動でリマインドメール送信

リマインドメールで当日・無断キャンセルを改善できる可能性が高まることも、予約システムのメリットのひとつ。

当日キャンセルの多くが、うっかり予約を忘れたことが原因ともいわれています。
予約日直前にメールでお知らせができれば、キャンセルを大幅に軽減できます。

リマインドメールのほか、予約確定メールや受講後のサンクスメールの送信機能を活用すれば、サービスの質の向上にもつなげられるでしょう。

事前決済

支払い方法の多様化に対応できる予約システムなら、現金・クレジットカード・振込などに柔軟に対応可能。
受講前に決済を完了してもらうことで、キャンセル対策や未払いの防止にもつながります。

最近では、現金やクレジット、銀行振込など生徒によって、異なる支払い方法を求められるものです。
支払い方法に柔軟性を持たせることは、利用者の利便性を高めることにつながるでしょう。

セキュリティ対策

セキュリティ対策ができることも、予約システムのメリットです。
生徒の個人情報を扱うため、セキュリティの甘さは絶対に許されません。

紙やパソコン上のファイルで管理していると、どうしてもセキュリティ対策がなおざりになりがち。

各社の予約システムは、セキュリティ対策をしっかりと行っているため、アナログ管理よりも情報流出や不正アクセスのリスクを大幅に軽減できます。

生徒が安心して通える環境を作るためにも、セキュリティ対策には力を入れましょう。

ZoomやTeamsとの連携でオンラインレッスンも可能

オンラインレッスンを主流としているレッスンでは、予約システムを活用することでレッスンを効率的にできます。

ZoomやMicrosoft Teamsとの連携ができる予約システムがあり、予約完了時やレッスン案内時にZoomのURLを自動発行できるため、URL作成の手間を省けます。

リマインド機能も活用すれば、予約忘れも防止できます。

レッスン運営で予約システムを導入する際の選び方

数ある予約システムの中から、レッスン運営に導入するものを選ぶときのポイントは、以下のとおりです。

• 操作性がシンプルである
• 予約管理とデータ管理を一元化できる
• 予約項目のカスタマイズができる
• マルチデバイスで操作できる
• セキュリティ対策が万全である

システムを導入する際には事前に必要な機能をピックアップすることが大切です。

求めている機能が揃っているかをチェックしたうえで、コストと機能のバランスをみながら適したシステムを選択していきましょう。

操作性に不安を抱いている際には、無料のお試し期間がある予約システムを選ぶこともおすすめです。

操作性がシンプルである

直感的に操作できる予約システムを選びましょう。
機能が充実していても操作できなければ、業務効率化につながりません。

シンプルな操作性は管理者側だけではなく、予約する生徒側にとっても重要なポイントです。

予約操作が煩雑だと途中離脱する可能性が高まり、機会ロスが増えてしまいかねません。

機能があり過ぎることで使いこなせないというケースもあるため、必要な機能の見極めも重要です。

予約管理とデータ管理を一元化できる

予約システムを導入する際は、予約管理とデータ管理の一元化できるかも確認しましょう。

予約時に得たデータを管理画面に手動で入力する手間が省けるため、業務をスムーズに遂行できるでしょう。

電話や対面において聞き取りづらい名前や住所なども生徒側が入力するため、予約受付時のストレスも軽減できます。

入力ミスや聞き取りミスなどによるトラブルを減らせる点も予約システムを導入する大きなメリットです。

また、保存できる情報をカスタマイズできると、より自身のレッスン・教室運営に合った管理が可能となります。

予約項目のカスタマイズができる

レッスン内容によって必要となる予約情報が異なる場合、入力項目をカスタマイズできる機能があると便利です。

予約人数の制限やコマ数、レッスン時間の調整など細かいカスタマイズできれば、効率の良い予約管理が可能です。

入力項目のほかに、予約フォームデザインのカスタマイズができると、初めて予約する生徒に対して自社のイメージを伝えやすくなります。

マルチデバイスで操作できる

予約システムを導入する際にはパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットなどでも扱えるようにマルチデバイス対応のものを選びましょう。

マルチデバイス対応機能が搭載されていると、出張先や外出でも予約管理ができるため、スケジュール管理がしやすくなります。

限られたデバイスでしか操作できない状態では、イレギュラーが発生した際に業務への支障が出てしまうでしょう。

マルチデバイス対応は管理者側だけではなく、生徒側からも求められている機能です。

セキュリティ対策が万全である

高度なセキュリティ対策の有無も、予約システム選びの際に確認しましょう。

管理者側が気をつけていても悪意のある第三者からの不正アクセスによる情報漏洩は、店舗の信用問題にかかわります。

情報漏洩を防ぐためにも、以下を確認することが重要です。

• 通信内容がSSLなどの暗号化に対応しているか
• 管理画面へのアクセス制限（IP制限や二段階認証など）が設定できるか
• 個人情報の保存が暗号化されているか
• システムの脆弱性チェックやアップデートが定期的に行われているか
• データの自動バックアップが行われているか
• プライバシーポリシーやセキュリティ方針が明示されているか

レッスン運営におすすめの予約システム5選

レッスン運営におすすめの予約システムを紹介します。
それぞれ得意としている分野や機能が異なるため、自社にあったものを見極める必要があります。
おすすめポイントも合わせて解説しているためぜひ参考にしてください。

ResKa

高い操作性とセキュリティ対策に力を入れたいと考えている人におすすめの予約システムが、ResKaです。

直観的に操作ができるため、スタッフ問わず簡単に操作できます。

世界最高峰のセキュリティシステムと言われているAWSを採用しているResKaは情報を暗号化し、悪意ある第三者からの不正アクセスを防ぎます。

予約情報と顧客情報をクラウド上で一元管理できたり、顧客情報をカスタマイズできたりと作業効率の向上が期待できるでしょう。

1ヶ月間はトライアル期間として無料で利用できます。

MOSH

コストをできるかぎり抑えたいと考えている人におすすめの予約システムが、MOSHです。

予約やスケジュールのチェック、キャンセル対応などの基本的な業務を低コストで管理できます。
予約受付時にZoomのURLを自動で発行するため、コンテンツの案内が便利になるでしょう。

月額サブスクやクレジットカードの分割決済、銀行振込みなど幅広い支払い方法に対応でき、月謝管理業務の効率化が期待できます。

Airリザーブ

Airリザーブは、電話予約やホームページ予約など複数の方法で予約受付をしている人におすすめです。
複数の窓口から予約を受け付けていても一元化できるため、管理がしやすくなります。

レッスン予約日の前日にリマインドメールを送信するため、予約忘れによる当日キャンセル対策にも重宝するでしょう。

Googleカレンダーとの連携で、予約受付やスケジュール管理の利便性も高まります。

STORES予約

事前決済や回数券など幅広い決済管理を可能とするSTORES予約は、支払い方法のバリエーションを増やしたいと考えている人におすすめです。

決済状況は一覧で確認できるため、支払い管理もスムーズになります。
既存のホームページやブログに予約カレンダーの貼り付けができるため、スムーズに新しいシステムの導入が可能です。

月間の予約件数が50件以下、予約ページ公開数が2ページ以下であれば無料で利用できます。

FreeLesson

生徒の情報を細かく管理したい人におすすめなのが、レッスンスクール運営に特化したFreeLessonです。

生徒のスキルを共有できるカルテやカリキュラムの作成、月謝管理や受講スケジュールの調整など業務が多岐にわたるレッスンスクール運営。

生徒それぞれの情報や契約内容を管理するFreeLessonでは、細やかなサービスの実現が可能です。
搭載されているキャンセル待ち機能は受付順に案内するため、予約トラブルを防ぎます。

業務改善！予約システムの導入で課題を解決しよう！

本コラムで解説しているように予約システムにはさまざまな機能が搭載されています。

自社に合ったシステムを導入する際に多機能・高機能であることがベストとは限りません。求めている機能が搭載されていることと、操作しやすいことが重要です。

予約システムを上手に活用しながら現在抱えている課題解決につなげていきましょう。