貸別荘の運営に予約システムがおすすめの理由

あらゆる業種の店舗や学校、サービスなどにおいて予約システムが活用されています。

宿泊、体験施設である貸別荘の運営でも予約システムの導入は非常に効果的ですが、導入するとどんなメリットがあるのでしょうか。

また様々な予約システムがある中で、どれを選んだらよいのか迷ってしまう方のために、おすすめの予約システムをご紹介します。

各システムのポイントをまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

別荘の運営になぜ予約システムが必要なのか

予約システムを導入すれば、宿泊予約がスムーズに行えます。宿泊予約だけでなく、様々な機能やメリットが生まれます。

一体、どのような効果があるのでしょうか。貸別荘の運営におすすめしたい理由をご説明します。

集客力アップ

予約システムを導入することで、集客力アップにつながります。
なぜならWEBで簡単に貸別荘の概要を知り、気になったらすぐに予約ができるからです。

従来のような電話での問い合わせや旅行会社などの店舗での受付は、手間もコストもかかります。

また、電話が苦手でWEBでの予約が気軽でよいと考える方も増えています。
忙しい方は営業時間内での電話が難しく、24時間いつでも予約できるシステムのほうが便利です。

さらに、別荘というと敷居が高く感じてしまう方も多いでしょう。
そもそもホテルのように利用できる貸別荘があるということをご存じない方もいらっしゃいます。

予約システムがあれば、貸別荘に馴染みのない方や若者層にもアピールでき、新規顧客の獲得につながります。

一度も貸別荘を利用したことが無い方も予約システムをきっかけに利用し、気に入ってリピーターになってくれるかもしれません。

予約システムの特徴や魅力として挙げられるのは、空いている日時がわかりやすく表示され、一目で予約できる日程が確認できることです。

予約が入れば自動的に更新され、新しい情報が表示されていきます。

これにより、お客様にとっても、貸別荘の持ち主や管理者側にとっても、便利でわかりやすいです。
空いている日時に無駄なく予約を入れることができます。

こうしたわかりやすさから、集客アップが見込めます。

顧客管理ができる

予約システムは、単に予約をとるだけのシステムではなく様々な機能があります。
一般的な予約システムは、受付と顧客管理が同時にできるようになっています。

そのため予約時に顧客情報（名前、年齢、連絡先等）を入力してもらえば、管理するのにも活用できます。

これまでの予約状況、属性などから、今後どんな客層をターゲットにして運営していけばよいかを考えるマーケティングにも活かせます。

情報をもとに、様々な宿泊プランを作り予約システム上でお知らせすることも可能です。

料金支払いもスムーズ

貸別荘の予約と同時に、料金支払いをWEB上で行える予約システムもあります。

クレジットカードやオンライン決済などで、その場で料金支払いができると運営者側としても安心です。
事前に決済ができることにより、直前や当日のドタキャン防止にもなります。

また、銀行振り込みやコンビニ振込など、期限を決めて料金を支払ってもらうこともできます。
予約システムより自動的にリマインドメールが届くので、忘れずに料金支払いをしてもらえます。

貸別荘を借りる側としても旅行中はバタバタしていて、当日に料金を支払うことが億劫だと感じる方もいらっしゃいます。

当日は面倒な手続きをせずに済ませられるのは、お客様としても嬉しいことなのです。

貸別荘の運営に必要な予約システムの機能

各予約システムには様々な機能があります。
機能の中で、特に貸別荘の運営において必要な機能についてご紹介します。

お持ちの別荘の運営に必要だと感じる機能を見つけてみてください。

カレンダーで予約の空き状況を提示

予約システムにおいて、カレンダーで空き状況を提示できる機能があります。

貸別荘の運営側としては、予約可能な日を「空き」表示するだけでよいですし、予約がどのくらい埋まっているのか一目でわかります。

貸別荘が気になっている方も自分のスケジュールと照らし合わせて、予約したい日時をチェックできるので便利です。

貸別荘を借りようと思っている人にとっては、スケジュールが最も重要だからです。
このカレンダー機能で、お客さまからの問い合わせや相談の対応の手間も減らせます。

電話やメールなどで予約受付や問い合わせ対応をしていると、やりとりに時間がかかります。

そこでカレンダー機能を使い一目でわかるようにすれば、対応する時間がなくなります。時間を有効に使えるようになるでしょう。

予約と情報管理の一元化

予約受付だけでなく、情報管理も同時にできる機能があるシステムをチェックしましょう。

多くのシステムが予約と情報管理を一元化していますが、システムによって機能がやや異なります。
どんな情報まで登録できるのか、その使い勝手などを確認しましょう。

貸別荘の場合、予約者名と同行者名、その性別や年齢、住所や電話番号、メールアドレスなどを管理できると便利です。

宿泊前後にトラブルが起きないように、万が一起きてしまったトラブルにもスムーズに対応するため、宿泊予約において個人情報の確認は重要です。加えて管理した情報のセキュリティー面で問題がないか、システムの概要を確認しておく必要があります。

さらに登録情報を使って、リマインドメールや今後のお知らせなども提供できるとよいでしょう。

宿泊の1週間前や前日など、設定した日時で予約内容や貸別荘までのアクセスなどの情報が自動的にメール送信されれば、親切でより安心できます。

料金決済機能

予約システムによって、料金決済機能がついているものとそうでないものがあります。
貸別荘の予約なら、料金決済機能がついているシステムがおすすめです。

事前に支払いを済ませることで、ドタキャン防止にもなるからです。

また、どんな決済サービスが利用できるのかもシステムによって異なります。クレジットカード決済、各種キャッシュレス決済に対応していると、手軽に予約できるので集客アップにもつながります。

幅広い世代の方に予約をしてもらうためにも、銀行振り込みやコンビニ支払いなどができると利便性があがります。

現地支払いも選択できるようにして、より選択肢を増やすのもよいでしょう。

様々なプランで貸別荘を活用

貸別荘の中には立地の不便さや施設の老朽化などで、なかなか予約が入りづらく経営難に陥っているところも少なくありません。

そのような中で様々な宿泊プランを作り、予約システム上に示すことで貸別荘をより多くの人に活用してもらえるようになります。

豊富でお手軽なプランがあることを予約システムでアピールし、新規顧客を増やしていきましょう。

シーズンに合わせた利用料金の変動

貸別荘は土日祝日や長期休暇の期間に予約が集中しがちです。
反対に平日やシーズン外にはあまり予約が入らないこともあるでしょう。

そのため繁忙期を閑散期や曜日によって、利用料金を変えている貸別荘も多いかと思います。

しかし、その管理やお客様への案内が煩雑になってしまいがちです。

予約システムを導入すれば、繁忙期や閑散期の利用料金設定も簡単に行えます。
管理する側はもちろん、お客様にもわかりやすくなります。

繁忙期にしか訪れることのできないお客様もいるかもしれませんが、反対に休みが柔軟に取れるお客様であれば低料金の時期を狙って予約される方も増えるでしょう。

閑散期の低料金をアピールすることで、予約を増やすことにつながります。

あまり忙しくない時期にもお客様を呼び込むために、予約システムを活用していきましょう。

ワーケーション向け長期滞在プラン

近年リモートワークが普及したことに伴い、シェアハウスや貸別荘などに長期滞在して、自然の中で暮らしながら仕事もするというライフスタイルが人気になってきています。

数か月滞在する方や数週間ごとに滞在場所を変えて移り住む方など様々です。

このようなワーケーション需要に対応したプランを作り、予約システムでPRしていくこともおすすめです。

ワーケーションができる場所を探す方のほとんどはWEB上で情報収集をしています。

気になるプランを見つけたら、予約システムを使ってその場で予約、決済までがスムーズできると予約の取りこぼしをなくせます。

こうして気軽に予約できるプランを新たに設けることにより、従来の休養やリゾート以外の目的で貸別荘を活用してもらえます。

貸別荘におすすめの予約システム

現在、数多くの予約システムが存在しています。

そこで、あらゆる予約システムの中からおすすめの5つをご紹介します。

貸別荘の予約や管理におすすめのポイントをお伝えしますので、今後どう活用していくべきか想像しながらご覧ください。

ResKa

予約・管理システムでNO.1の実績

これまで紙面で管理をしてきたが、これからは予約システムでの一元管理をしようと考えている様々な業種におすすめの予約システムです。
多くのアワードでNO.1を獲得しており、満足度が高いことがわかります。
台帳などで管理をしてきた貸別荘も、この予約システムで管理をすれば予約の確認や管理が効率よくできるようになります。
初めて予約システムを導入する方におすすめです。

直感的で操作しやすい

予約システムは、お客様にとっても経営者側にとっても使いやすさが一番です。
複雑でわかりにくく使いにくいと、予約をしようと思っていてもイライラして予約を諦めてしまうかもしれません。
この予約システムはシンプルで直感的なシステムなのでスムーズに予約でき、顧客の取りこぼしを防ぎます。
宿泊プランや料金をわかりやすく提示できます。

RESERVA

様々な企業から選ばれている

こちらの予約システムは、多様な業種の店舗やサービスで利用されています。
実績があり、信頼できる予約システムです。
個人事業主から大手企業まで幅広い規模の事業に利用されており、貸別荘に関しても一軒のみを管理をしている方から、複数の貸別荘を運営している方まで対応できるでしょう。

顧客情報を自動的にデータベース化

予約と同時に予約者情報を自動的に登録してデータベース化してくれます。
これにより再度の予約を促したり、予約者のデータを分析し、今後のマーケティングに役立てたりすることも可能です。
自動的に行ってくれるので、複雑な操作や設定はせずに利用できます。

SELECT TYPE

選択できるデザインが豊富

予約サイトの機能だけでなく、デザインにもこだわりたい方にはこの予約システムがおすすめです。
デザインのテンプレートが豊富で、予約システムの背景、テキスト、ボタンなどを自由にカスタマイズできます。
サイトの印象を素敵に演出してくれるサービスです。
貸別荘のイメージに合わせて設定すると良いでしょう。

多くの機能を搭載

予約受付機能だけでなく、イベント予約やサブスクの設定、アンケートなどがあります。
サブスク機能を使ってリゾートやワーケーション目的での繰り返しの宿泊を促したり、アンケートで顧客満足度をチェックしたりとマーケティングに活用することも可能です。

Direct In S4

ホテル・宿泊に特化したサービス

こちらの予約システムはホテル・宿泊施設向けの予約システムなので、貸別荘の予約にもぴったりです。
様々な宿泊施設に対応しています。
そのためチェックアウト、チェックイン、部屋のタイプ、食事の有無などをわかりやすく表示できます。
お客様にとって使いやすいサービスでしょう。

SNSアカウントでのソーシャルログインが可能

予約システムは便利ですが、新しいサイトの会員登録をするのが面倒だと感じる方もいます。
この予約システムでは、Yahoo!、LINE、Google、FacebookといったSNSアカウントを使ってのログインが可能です。
自分が持っているアカウントをそのまま使って予約できるので、手軽に利用できます。

Staysee

独自の清掃状況確認アプリ

ホテルや宿泊施設の管理における悩みをもとに、独自の清掃状況確認アプリをリリースしました。
貸別荘を複数経営、管理されている方におすすめです。
各部屋の清掃状況、設備や備品、忘れ物の有無などを一括管理できます。
これにより効率よく清掃でき、次のお客様への引き渡しがスムーズになります。

シンプルで使いやすい

機能が多い予約システムは魅力的ですが、反対に複雑でわかりにくい側面もあります。
この予約システムは、シンプルで必要な機能だけなので、わかりやすくて使いやすいです。
パソコン操作に慣れていない方やアルバイト・パートで入っている方、新人の方でもすぐに使い方を覚えられます。