コテージ・貸別荘におすすめの予約システム5選

貸別荘の運営では、予約受付や顧客対応、決済管理など多くの業務が発生します。

アナログや複数のツールによる管理は手間がかかる上、ダブルブッキングや入金漏れといったミスの原因にもなりかねません。

予約システムを導入することで業務がスムーズになるだけでなく、データを活用したマーケティングも可能になり、利益の最大化も目指せます。

本コラムでは、貸別荘の運営に役立つ予約システムのポイントや、おすすめのシステムを紹介します。

貸別荘の予約受付でよくある悩み

貸別荘の予約受付でよくある悩みは。以下のとおりです。

• アナログ管理が手間
• ダブルブッキングなどのミス
• 支払い・返金業務のトラブル
• OTA手数料やシステム料金が高い
• 顧客管理がしづらい

貸別荘の経営において、予約受付は欠かせない業務のひとつです。

しかし、日々の業務を行う中で多くの悩みを抱えている方も少なくありません。

予約システムの導入や乗り換えを検討する際には、まず自社の悩みや課題を明確にしておくことが大切です。

アナログ管理が手間

電話やメール、手書きでの予約受付は一件ずつ手作業で対応しなければならず、大きな手間がかかります。

リアルタイムで空き状況を把握しづらいため、対応に時間を取られたり、顧客を待たせてしまったりすることも少なくありません。

さらに、受付時間が限られていたり、返信にタイムラグがあったりすると、予約の取りこぼしや機会損失につながります。

他の業務が多い場合や繁忙期などは、メールや着信に気づかず連絡を見逃してしまうリスクもあります。

ダブルブッキングなどのミス

予約受付以外にも多くの業務を抱えていると、どうしても確認漏れや入力ミスが発生しやすくなります。

複数のスタッフが対応する場合には、情報共有ミスや把握不足によってダブルブッキングにつながりかねません。

こうしたミスは顧客の信頼を損ない、満足度を低下させてしまうでしょう。

支払い・返金業務のトラブル

現地決済や銀行振り込みの場合、入金確認やキャンセル時の返金対応に多くの時間と労力がかかります。

特に繁忙期には確認作業が追いつかず、入金漏れや返金の遅延といったトラブルが発生しがちです。

さらに、キャッシュレス決済が一般的になりつつある中、現金や振り込みだけの対応は顧客にとって不便な思いをさせかねません。

支払い関連のトラブルは顧客との信頼関係を損なうだけでなく、ネガティブな評判にも直結するため、十分な配慮が必要です。

OTA手数料やシステム料金が高い

楽天トラベル、じゃらん、AirbnbなどのOTA経由での予約受付は便利である一方、手数料の負担も大きく、利益が圧迫される要因になります。

すでに予約システムを導入している場合でも、実際には使っていない機能に対して料金がかかっているケースも少なくありません。

このようなコストが積み重なることで、結果的に利益率の低下につながる可能性があります。

顧客管理がしづらい

顧客の予約履歴やリピーターの情報がバラバラに管理されていたり、管理方法が複雑だったりすると、マーケティングに必要なデータをうまく活用できません。

結果、顧客のニーズや傾向を正しく把握できず、リピーターの獲得や効果的な集客が思うようにできない場合もあります。

また、顧客のタイプに合わせたサービスも提供しづらくなるため、顧客満足度の低下やリピーター離れにつながる恐れがあります。

貸別荘の運営になぜ予約システムが必要なのか

予約システムは、以下の理由により貸別荘の運営に役立つといえます。

• OTAに頼らず集客力と利益率アップ
• 顧客管理でリピーター対応の手間が軽減
• 料金支払いもスムーズ
• 外出先でもスマホから操作可能

貸別荘の運営では、予約受付や顧客対応、支払い管理など、多岐にわたる業務を少人数で対応するケースが多くあります。

こうした日々の業務を効率化し、手間やミスを減らすために役立つのが予約システムです。

予約システムは単に宿泊予約を受け付けるだけでなく、集客や利益率の向上、顧客満足度の改善にもつながります。

そのため、長期的な運営においても大きなメリットが期待できます。

OTAに頼らず集客力と利益率アップ

OTA（Online Travel Agent）は集客力が高い一方で、高額な手数料が利益を圧迫する要因のひとつです。

予約システムを導入し、自社サイトからの直接予約を増やすことで、手数料のコストを削減できます。

また、OTAと連動できる予約システムもあるため、自社サイトだけでは集客に不安がある場合は、並行して活用するのもおすすめです。

さらに、予約システムの機能を活用すれば、キャンペーンや割引クーポンなどの設定も可能。

自社に合ったプロモーションを展開することで、OTAに依存せずに安定した経営体制を築けるでしょう。

顧客管理でリピーター対応の手間が軽減

多くの予約システムには、予約と同時に顧客情報や宿泊履歴などを自動で蓄積する機能があります。

予約時に名前や年齢、連絡先等の顧客情報を入力してもらうだけで、簡単に顧客管理ができるようになります。

蓄積された情報を活用すれば、再来訪の案内や、ターゲット別のアプローチといったマーケティング施策も可能です。

分析データをもとに様々な宿泊プランを作り、予約システム上で告知することもできるため、リピーター獲得にもつながります。

料金支払いもスムーズ

貸別荘の予約と同時に、料金の支払いができる予約システムも多くあります。

クレジットカードや電子マネーなどのオンライン決済を導入すれば、現地での支払い業務を減らせます。

銀行振込やコンビニ振り込みにも対応しているシステムであれば、事前決済時に自動でリマインドメールを送る機能を活用することで、支払忘れを防ぐだけでなく、直前や当日のキャンセル防止にも効果的です。

また、キャンセル時にはオンライン上で返金処理が行えるため、振込対応や現金返金の手間も大幅に削減できます。

このように、料金の支払いをできるだけスムーズにすることで、スタッフと顧客の双方にとって多くのメリットがあります。

外出先でもスマホから操作可能

スマホ対応の予約システムでは、外出先でも予約状況の確認や更新、顧客へのメッセージ送信が可能です。

複数のスタッフで運営している場合でも、それぞれの端末からいつでも操作できるため、情報共有がスムーズになります。

急な予約変更や問い合わせにも素早く対応でき、顧客にも安心感を与えられるでしょう。

貸別荘の運営にあると便利な予約システムの機能

貸別荘の運営で予約システムを選ぶ際にチェックしておきたい便利な機能を紹介します。

• カレンダーでの予約空き状況を提示
• 予約受付と顧客情報管理の一元化
• OTAと自社サイトの情報管理を一元化
• 複数デバイス対応
• シーズン料金・複数プラン設定

貸別荘の予約システムは、単に予約を受け付けるだけでなく、業務の効率化や集客アップ、顧客満足度向上にもつながる重要なツールです。

自社の運営スタイルや課題に合わせて、システム選びの参考にしてください。

カレンダーでの予約空き状況を提示

予約システムには、カレンダーで空室状況を表示できる機能があります。

運営側は予約がどのくらい埋まっているのかを一目で把握することで、顧客からの電話やメールによる問い合わせ対応にかかる手間やタイムラグを回避。

また、顧客にとっても、カレンダーを見ながら希望する日程をすぐに選べるため、問い合わせから予約確定までの流れがスムーズになり、離脱率を下げる効果も期待できます。

視覚的にわかりやすい仕組みを作ることで、初めて利用する顧客にも扱いやすく、集客向上にもつながるでしょう。

予約受付と顧客情報管理の一元化

予約データと顧客情報を一元管理できる機能は、業務効率化とマーケティングの両面で効果があります。

過去の予約履歴や利用回数、利用プランなどをまとめて管理できるため、リピーター向けのサービスやシーズンごとの案内など、ターゲット別のアプローチが可能です。

また、リマインドメールやお知らせを送信する機能があれば、より顧客に寄り添ったサービスができます。

ただし、システムによって記録できる情報や操作性は異なるため、自社にとって必要な項目が揃っているか、使い勝手を事前に確認しましょう。

また、宿泊予約では、無断キャンセルや料金の未払いなど、万が一のトラブルに備えて事前に必要な個人情報を取得しておくことも重要です。

大切な個人情報を取り扱う以上、管理した情報のセキュリティ面の安全性も欠かせません。

OTAと自社サイトの情報管理を一元化

OTAを利用している場合、自社サイトの情報管理を連携させ、空室状況や料金を自動同期できる機能も便利です。

カレンダーを同期させることによって、複数の予約経路で発生する予約データがリアルタイムで反映されるため、ダブルブッキングのリスクを減らし、常に最新の情報を提供できます。

管理者にとっても、手作業での更新や確認作用が不要になるため、日々の負担や混乱も軽減されます。

事前決済機能

事前決済機能は、貸別荘の運営においてトラブル防止と集客アップの両面に効果的です。

予約システムによくある事前決済の方法として、以下が挙げられます。

• クレジットカード
• 電子マネー
• QRコード
• コンビニ払い
• 銀行振り込み　など

システムによって対応している支払い方法が異なるものの、導入済みの決済方法と組み合わせれば顧客の利便性はグッと高めるはず。

各種キャッシュレス決済に対応していれば、顧客はより手軽に予約でき、支払い忘れや直前キャンセルの防止につながるだけでなく、安心感も与えられます。

また、自動で決済完了通知や領収書発行が行える機能もあり、事務処理の手間を大幅に減らせることもメリットの1つです。

現地決済も含めて、ターゲット層に応じて必要な決済機能があるシステムを選び、顧客が自身の都合に合わせて選択できるようにしましょう。

複数デバイス対応

スマホやタブレット、PCなど、複数のデバイスに対応していれば、場所や時間を問わず予約確認や顧客対応が可能です。

外出中でも、急なキャンセルや変更などに素早く対応できるため、顧客からの信頼を得やすくなります。

また、スタッフ間で同じ情報をそれぞれの端末で共有できることも便利です。

予約システムによっては、専用のアプリをインストールする必要があるタイプもあるので、対応端末を事前に確認しておくことが重要です。

なお、クラウド型の予約システムなら、ブラウザがあれば幅広いデバイスで使えるため、さらに利便性はアップします。

シーズン料金・複数プラン設定

予約システムのなかには、シーズン料金や曜日別料金、長期滞在割引などを設定できる機能もあり、より柔軟な対応が可能です。

貸別荘はシーズンや曜日によって需要が大きく変動するもの。
経営を安定させるためには、できるだけ空室の期間を出さずに稼働率を上げることが重要です。

また、宿泊だけでなく、アクティビティ付きプランやドリンク、食事付きのオプションなど、複数の宿泊プランを設定することも可能です。

顧客のニーズに合わせた料金プランを設定することで、より魅力的な貸別荘としてアピールできる上、収益の最大化にも貢献します。

貸別荘の予約システムの費用の目安は？

費用の目安は、「自社開発や開発会社への依頼」と「クラウド型」のどちらを選ぶかで大きく変わります。

自社開発や開発会社への依頼	数十万円から数千万円以上
クラウド型の予約システム	月額数千円～数万円

自社でシステムを開発したり、専門の開発会社にしたりする場合、一から開発することで自社に合ったシステムを構築できる魅力がありますが、高額なコストや開発期間がかかることには注意が必要です。

一方、クラウド型の予約システムは、自社開発に比べて安価なだけでなく、貸別荘の運営を含む幅広いビジネスに対応した予約システムがあり、費用効果が高いといえるでしょう。

以下の記事では、さらに詳しい費用相場やコストを抑えた予約システムの選び方を解説しています。

費用を抑えて予約システムを導入するポイントもまとめていますので、こちらもぜひ参考にしてください。

貸別荘におすすめの予約システム

数ある予約システムの中から、特に貸別荘の運営におすすめの予約システムを紹介します。

各システムの特徴やおすすめのポイントをまとめていますので、ぜひ自社のニーズと照らし合わせて参考にしてみてください。

ResKa

ResKaの主な特徴は、以下の2点です。

• 直感的で操作しやすい
• あらゆるデバイスからアクセス可能

操作性の高さにこだわりたい、シンプルな設計のシステムを使いたい方におすすめです。

直感的で操作しやすい

ResKaはシンプルで直感的な操作性が魅力で、宿泊プランや料金をわかりやすく提示できます。

予約システムは、顧客にとっても運営側にとっても使いやすさは欠かせません。

操作が複雑だったり、画面が見にくかったりすると、予約のプロセスに時間がかかり途中で離脱してしまう恐れがあります。

運営側としても、システムが使いづらいことで逆に業務効率が落ちてしまっては本末転倒です。

ストレスなくスムーズに予約ができることで、顧客の取りこぼしを防ぎます。

あらゆるデバイスからアクセス可能

ResKaは、パソコンはもちろん、スマホやタブレットなど様々なデバイスに対応しています。

顧客は普段使い慣れたデバイスから簡単に予約ができ、外出先からでも手軽にアクセスできる利便性があります。

また、運営側も場所や時間を選ばずに予約状況を把握できるため、柔軟な対応が可能になり、業務の効率化につながります。

もちろん、通信は全て暗号化されているため、複数のデバイスで使用しても、安心して利用できることが魅力です。

RESERVA

RESERVAには、以下の特長があります。

• 顧客情報を自動的にデータベース化
• 豊富なオプション機能が便利

豊富な機能を使いこなしたい方におすすめの予約システムといえます。

顧客情報を自動的にデータベース化

RESERVAは、予約と同時に予約者情報を登録してデータベース化できるのが特徴です。

顧客のデータを分析し、リピーターに向けたプロモーションといった今後のマーケティングに役立てることで、集客力・売上アップを狙えるでしょう。

データベース化は自動的に行われ、複雑な操作や設定をせずに利用できるため、少人数で運営している場合や業務量が多い方でも気軽に導入できます。

豊富なオプション機能が便利

RESERVAには、基本的な予約機能に加えて、便利なオプション機能が多数備わっています。

例えば、追加料金が宿泊料に自動で加算されるシステムは、ドリンクの注文やバーベキューコンロの貸し出しなど、貸別荘のプランに合わせて必要な追加料金を設定できます。

別途料金を計算する必要がないため手間が省けるだけでなく、予約の時点で注文内容を把握できるため、事前に用意することも可能です。

その他にも、予約情報の一元管理ができるGoogleカレンダー連携や、インバウンド需要に対応できる多言語表示など、運営する貸別荘のスタイルに合わせて機能を選べるのが魅力です。

SELECT TYPE

SELECT TYPEの特長として、以下が挙げられます。

• 選択できるデザインが豊富
• 顧客満足度やニーズの把握をサポートする機能がある

SELECT TYPEは機能面だけでなく、デザインにもこだわりたい方におすすめの予約システムです。

選択できるデザインが豊富

デザインのテンプレートが豊富で、予約システムの背景、テキスト、ボタンなどを自由にカスタマイズできます。
貸別荘のイメージやターゲット層に合わせてデザインを設定することで、集客アップにもつながります。

顧客満足度やニーズの把握をサポートする機能がある

SELECT TYPEには、会員システムやアンケート機能があります。

会員システムでは、顧客をランクごとに分類し、会員限定の特別プランやお得な料金のお知らせなどを発信することで、リゾートやワーケーション目的でのリピーターの向上に効果的です。

アンケート機能を活用して顧客満足度のチェックやニーズの理解を深めるなど、マーケティングに活用することも可能です。

Direct In S4

宿泊施設特化型の予約システムであるDirect In S4の特長は、以下のとおりです。

• ホテル・宿泊に特化したサービス
• SNSアカウントでのソーシャルログインが可能

SNSとの連携にこだわりたい方におすすめです。

ホテル・宿泊に特化したサービス

Direct In S4はホテルや宿泊に特化したサービスなので、貸別荘の予約にもぴったりです。

様々なタイプの宿泊施設に対応しているため、チェックアウト・チェックインの時間、部屋のタイプ、食事の有無などをわかりやすく表示できます。

スムーズに予約を進められるため、顧客のストレスを軽減し満足度アップにもつながります。

SNSアカウントでのソーシャルログインが可能

予約のプロセスをさらに気軽にできるよう、各種SNSアカウントでのソーシャルログインができるのも特徴です。

Durect In S4では、LINEやFacebookといったSNSアカウントからログインができます。

顧客にとって、新しいサイトの会員登録をするのは面倒だと感じる方も少なくありません。

そのため、普段利用しているSNSアカウントからそのまま予約できる機能によって、新規会員の登録促進にもつながります。

AirHost

AirHostも宿泊に特化した予約システムのひとつであり、以下の特長があります。

• 独自の清掃状況管理機能
• サイトコントローラー機能でOTAとも連携可能

しばらくOTAと併用して様子を見たいという方におすすめの予約システムといえます。

独自の清掃状況管理機能

AirHostは、ホテルや旅館、民泊といった宿泊施設向けの予約システムで、貸別荘に関わる業務もワンストップで行えるサービスです。

なかでも独自の清掃状況管理機能が特徴的で、別荘ごとの清掃スケジュールを自動で設定できる機能が便利です。

清掃スタッフの管理機能や、清掃状況のチェック機能を活用することで、業務を円滑に進められます。

サイトコントローラー機能でOTAとも連携可能

サイトコントローラー機能を搭載しており、Booking.comやAirbnb、楽天トラベルなどのOTAと自動で在庫や料金を連携できます。

複数のサイトを手作業で更新する手間を省けるだけでなく、ダブルブッキングの防止にも効果的です。

OTAとの連携を強化することで、より効率的な集客とが見込めます。

EDISONE

以下は、多様な業種に対応する予約システムEDISONEの特長です。

• 多様なプラン設定が可能
• ホームページ機能で直販も可能

直販を強化したい、レンタル品などオプションメニューも予約画面に反映させたい方におすすめです。

繁忙期・閑散期に合わせたプラン設定が可能

EDISONEは、シーズン限定のプランや繁忙期、閑散期に応じた料金設定、曜日ごとの料金変更など細かい調整が可能です。

オプションメニューの追加を行い、宿泊費以外のサービスやプレミアムサービスを提供することで、顧客満足度を高められます。

また、チェックイン機能も搭載されており、運営者は顧客の来店状況を把握できる上、無人でのチェックインにも対応できます。

ホームページ機能で直販も可能

簡易ホームページを作成できる機能によって、予約専用サイトをすぐに立ち上げられることも特徴です。

外部のOTAサイトに依存することなく自社サイトから直接予約を受けられるため、手数料を抑えて利益率を上げられるのも大きな魅力です。

シンプルでわかりやすいページを誰でも作成可能で、専門的な知識がなくても問題ありません。

直販によって顧客との接点を持てるため、リピーターの獲得やブランドイメージの向上にも役立ちます。