予約システムの相場が知りたい！運用する際のコストについて

お店の業務を効率化でき、売り上げ向上を目指すことができる予約システムはですが、自社で予約システムを開発して導入する場合などは多額の費用がかかってしまいます。

そのため、比較的安い費用で導入できるクラウド型の予約システムを選択するお店も多くなってきましたが、提供する会社の機能や規模によっては費用も大きく変わってきます。

導入する前に予約システムの費用相場について把握しましょう。

予約システムの費用相場

近年利用が増えているクラウド型予約システムは、自社開発や開発会社への依頼よりも安価で気軽に導入できるサービスです。

自社開発、開発会社への依頼は数十万円から数千万円の費用がかかることが多いですが、クラウド型では5000円から数万円の単位で利用ができます。

クラウド型予約システムの費用は提供する会社によって異なりますが、基本は『初期費用』『月額料金』、その他の『追加オプション』の有無で費用が決まります。

導入前にそれぞれの費用の概要と費用相場について把握していきましょう。

初期費用

初期費用はサーバーや設備を購入、またはシステムを導入する際にかかる費用のことです。

クラウド型予約システムでは既にできあがったアプリや既存のサーバーを使用するため、新規開発や設備を購入する必要もなく、安価で導入が可能です。

初期費用の相場は5000円から3万円となりますが、中には無料の会社もあり、より気軽に導入が可能となるケースもあります。

セキュリティの強化やカスタマイズなど高度な技術が必要となる場合は初期費用が高くなる傾向にあります。
プランや規模によって大きく変動するので注意しましょう。

月額料金

クラウド型予約システムは月額料金が基本で、費用相場は5000円から2万円となっています。

無料プランを使用できることもありますが、利用できる機能や期間が限られていることが多いので、事前にプラン詳細を確認しておきましょう。

予約数やスタッフ数で段階的にプランが展開されていることが多く、基本プランでは5000円から1万円、使用できる機能が豊富なプランだと2万円台に設定されていることが多いです。

1ヶ月の予約件数に上限を設けて、その件数を超えた場合は1件毎に料金が加算される従量課金形態も多く見られます。

大企業向けのプランは規模が大きくなり、専門的な機能も増えるため相場以上の金額になることもあります。

追加オプション

初期費用と月額料金で予約システムの費用は決まりますが、他に機能を追加する場合は料金が加算されます。

提供会社や追加するオプション機能によって料金は変わり、1000円から5000円ほどで機能を追加することが可能です。

提供会社によっては追加オプションがなく、段階的に使用できる機能が増えていくプラン形態のみの場合もあります。
 

余分な費用をかけずに予約システムを導入するコツ

クラウド型予約システムは初期費用と月額料金のシンプルな料金形態が基本ですが、使用できる機能の多さや会社の規模によって料金に大きな差が出てきます。

そのため、コストを抑えて予約システムを導入するためには、予約システムのプラン内容を把握することが重要です。

費用を抑えるポイントを見ていきましょう。

自社に必要な機能を明確にする

予約システムは基本的に使用できる機能が多ければ多いほど高い料金設定になっていきます。

お店にとって必要ない機能もプラン内に含まれている場合、その機能分の費用を余分に支払うことになります。
事前に必要な機能を明確にしておくことで不要な機能を排除でき、必要な分だけ費用を支払うことが可能です。

段階的なプラン設定を行っている予約システムの会社も多いですが、基本プランにオプションを追加することでカスタマイズを行える場合もあり、より機能の取捨選択を行えます。

しかし、カスタマイズが可能な場合は既存のプランよりも費用が高くなる場合があるため注意が必要です。

また、予約システムは会社によって得意とする分野が異なります。

幅広いジャンルに対応する汎用タイプや特定の業界や業種に特化したタイプがあり、専門性が高くなるほど料金も高くなる傾向にあります。

自社のジャンルに合致する予約システム会社を選ぶことでもコストカットに繋がっていくので、導入事例など確認して得意なジャンルを把握しておくことが重要です。

無料プランを活用する

予約システム会社の中には無料プランを利用できる場合もあります。

機能に制限はありますが、予約システムに必要な最低限の機能は使用できるため、初めて導入する場合や個人経営、小規模のお店におすすめです。

無料プランは無期限で使用できる場合と使用期間が決まっているトライアル版があるため、詳細内容をしっかり確認しておくことが重要となります。

無料で使用できる予約システムに関してはこちらをご覧ください。

会社の規模とプランが合っているか確認する

予約システム会社のプランは段階的に設定されていることが多く、予約件数が多いほど高額なプランになっていきます。料金の高さと使用できる機能やスタッフ数も比例して多くなっていくのが基本です。

そのため、会社が小規模の場合は高い料金プランの予約システムを利用するメリットがありません。
余分に費用を支払うことになるので、予約件数やスタッフ数が自社の規模と合致するプランを選択しましょう。

使用したい機能がプランに含まれていない場合は追加オプションを利用できる予約システム会社を選ぶ方が良いでしょう。

予約システムを導入する際に気をつけるべきこと

予約システムを導入する際に重要なのは、自社サービスとの親和性です。

予約システムの機能が自社の提供形態に適しているか、客層やスタッフに合っているか、それらの要素が業務効率化とコストカットに密接に繋がっていきます。

予約システムの選び方について見ていきましょう。

スタッフが使いこなせるか

便利な機能が備わっている予約システムであっても、使用するスタッフが使いこなせないと業務効率化は望めません。

専門性の高い機能や細かいルールを決められるシステムは便利な反面、使用できるスタッフが限られてしまうと業務負担が偏ってしまいます。

そのため、シンプルな操作画面の予約システムを選ぶことも重要となってきます。
誰でも簡単に使用できることは予約業務の負担を分散することにも繋がるため、導入する際には注目するべき項目といえるでしょう。

また、手作業による調整が不要になるように自動設定が柔軟にできることも重要です。
予約や顧客データの重複を自動的に修正してくれる機能や設定ができることで、スタッフの予約業務の負担を軽減することが可能となります。

予約業務を自動化することで予約システムを使いこなせるスタッフも増えていき、全体的な業務効率化を実現できます。

業務の移行がスムーズに行えるか

新たな予約システムを導入する際は、システムやデータ移行が容易に行えることも重要になってきます。

既に別の予約システムを使用している場合、顧客情報やシステムの移行作業は時間がかかってしまい、通常業務の中断を余儀なくされます。

既存システムやExcelにある顧客情報を一括で移行できる機能があれば、すぐに通常業務を再開することが可能です。

また、データ移行がスムーズに行えると、スタッフ間での共有が容易に行えるようになります。情報共有ができることで業務効率も上げることが可能です。

予約システム会社を選ぶ際は移行機能にも着目してみましょう。

費用負担が大きくないか

予約システムを導入する際、会社の規模と費用負担のバランスにも着目しましょう。
会社の規模が小さいにも関わらず、予約システムに高額の費用をかけるのは得策ではありません。

予約システムは予約業務の負担を減らし、その他の業務効率を上げるために導入するものです。

予約システムに対する費用が大きすぎると会社の負担になってしまうので注意しましょう。

まとめ

クラウド型予約システムを適切な費用で導入するためには会社の規模や必要となる機能を明確にすることが重要です。

費用相場は初期費用5000円から3万円、月額で5000円から2万円ほどですが、予約システムのプランと会社の規模を合わせることで余分な費用をカットすることができるので、選択次第では無料での導入も可能となります。

コスト面だけでなく、使いやすさも重視して導入を決めていきましょう。
使いやすさは業務効率に直結するため、本導入前にお試しプランなど活用して使用感を確かめておくことが重要です。

予約システムは基本的に初期費用と月額料金の料金形態ですが、提供会社によってはプランと料金形態が大きく異なることがあります。

導入前に料金の決め方、プラン内容をしっかり確認して、自社に適切な予約システム会社を選択していきましょう。