美容クリニックにおすすめの予約システム｜導入メリットや選び方も

美容クリニックにおける予約システムの導入は、電話対応や会計などの受付スタッフの負担を減らし、患者の満足度を向上につながります。

しかし、診療内容によってかかる時間が異なっている、パソコンスキルがあまりないなどの理由から導入に踏み切れない美容クリニックも少なくありません。

そこで、美容クリニックが予約システムの導入で得られる効果や選び方、おすすめの予約システムについて詳しく紹介します。

美容クリニックによくあるお悩み

美容クリニックによくあるお悩みには、主に以下のものがあります。

• 患者が来ない・キャンセルが多い
• 診療待ち・会計待ちで院内が混雑している
• 受付スタッフの負担が大きい
• 予約内容・時間が複雑でシステム移行できない
• 毎日の業務に追われ集患対策できない

それぞれのお悩みについて詳しく解説します。

患者が来ない・キャンセルが多い

新しい患者が来ないことや、予約を無断キャンセルする患者が多いことは美容クリニックのよくあるお悩みのひとつです。

予約システムがなく電話でしか予約できないことが原因の可能性があります。

美容クリニックに興味を持っていたとしても、予約システムがないと電話で予約しなければいけません。
初めての患者にとっては電話で連絡するのは精神的なハードルが高いため、来院を諦めることも珍しくないでしょう。

また、電話予約や来院時に予約した場合、予約の変更が面倒で無断キャンセルする患者もいます。

新しい患者が来ないクリニックや、予約の無断キャンセルが多いクリニックは予約システムの導入を検討ください。

診療待ち・会計待ちで院内が混雑している

診療待ちや会計待ちで院内が混雑していることも美容クリニックに多いお悩みです。

小さい美容クリニックでは、患者が座って待つスペースがなく立って待つ場合、待ち時間が長時間になることで患者の負担が大きくなり、来院離れにつながります。

診療待ちや会計待ちで混雑する原因は、予約システムが導入されていないことが考えられます。

予約システムが導入されていると、1つの時間枠に診療できる患者数以上の予約が入ることはありません。
また、予約システムで事前決済すれば会計待ちの混雑も防げます。

受付スタッフの負担が大きい

受付スタッフの負担が大きいことも美容クリニックでよくあるお悩みでしょう。

電話や来店時にしか予約できないと、受付スタッフは患者の受付や会計をしながら予約・電話対応をするため、負担は大きくなってしまいます。

また、受付専門のスタッフがいない場合は施術中でも対応に追われます。

予約が詰まっていてろくに休憩すら取れないなど受付スタッフの負担が大きいと、スタッフが定着しにくくなり、患者のクリックに対する信頼が下がりかねません。

予約内容・時間が複雑でシステム移行できない

美容クリニックのなかには、予約内容や時間が複雑でシステム移行できないというお悩みもあります。

院内の混雑や受付スタッフの負担軽減のために予約システムを導入したいと考えているのに、診療内容によって所要時間が異なるとなかなか踏み出せません。

また、クリニックによっては院長やドクターがITに疎く、システムの操作を覚えられそうにないため、システム移行に踏み出せない場合もあります。

毎日の業務に追われ集患対策できない

毎日の業務に追われ集患対策できないという美容クリニックもあります。

集患対策ができないとクリニックの存在が患者に認知されないため、ほかのクリニックに患者が流れてしまいます。

集患や宣伝はまったくできていないとどれだけ良い治療を提供していても必要とする患者にクリニックの存在が届きません。

適切な集患対策をするには時間の余裕が必要ですが、毎日の業務に追われて時間が取れない美容クリニックも少なくありません。

美容クリニックに予約システムを導入することで得られる効果

美容クリニックに予約システムを導入すると、次のような効果が得られます。

• 患者増加・無断キャンセル防止
• 患者の満足度向上
• 受付スタッフの負担軽減
• 業務効率化
• 最適な集患対策の実施

それぞれの効果について詳しく解説します。

患者増加・無断キャンセル防止

予約システムを導入すると、患者の好きなタイミングで365日24時間いつでも予約ができるので、美容クリニックだけでなく患者にとっても利便性が高まります。

業務時間内しか予約できないと、その時間に仕事や予定がある患者は予約ができません。
また、電話が苦手で予約をしない患者も少なくありません。

予約システムを導入すると、忙しくて予約ができなかったり電話をためらったりする患者が来院する可能性が高まります。

また、予約システムならキャンセルもしやすく、使うシステムによっては前日に予約日時を知らせるメール送信が可能です。

その結果、予約を忘れたり連絡が面倒で予約変更をしなかったりということが避けられ、売上の損失を防げるでしょう。

さらに、電話予約ではダブルブッキングが起こる可能性があります。
予約システムならダブルブッキングや同じ時間帯に予約が集中してしまうといったミスもなくなります。

患者の満足度向上

予約システムを導入すると、患者の満足度向上にもつながります。
予約から会計がすべてスムーズに進むと、待ち時間が少なく患者の満足度が向上します。

また、予約管理に取られていた時間を顧客対応や新しいサービスの考案に使えることも、顧客満足度向上に繋げられるはずです。

患者満足度が向上すると、リピーターが増え、口コミも良くなるので患者増加につながるでしょう。

受付スタッフの負担軽減

予約システムを導入すると、受付スタッフは予約の電話応対や予約管理の手間を減らせます。
予約受付のミスもなくなるので、受付スタッフの精神的負担も軽減できます。

このように、受付スタッフの負担が軽減できれば、離職の大きな要因解消につながるでしょう。

業務効率化

予約システムの導入により予約管理や予約対応の時間が減るので、業務が効率化されます。
時間に余裕ができると来院した患者の対応に力を入れられ、患者の満足度向上にもつながります。

また、業務が効率化することで受付用スタッフの人員を減らせるので、人件費削減も可能です。

最適な集患対策の実施

予約システムを導入し業務が効率化することで時間に余裕が生まれます。
その結果、毎日の業務に追われてできなかった集患対策にも力を入れられるでしょう。

美容クリニックにおける集患対策は、大きく分けてオフラインとオンラインの2種類です。

オフラインではチラシの配布やイベント開催などがあり、オンラインではSNS運用やリスティング広告の運用などがあります。

オンラインの集患対策を実施したにもかかわらず、予約方法が電話しかなければ、宣伝による効果的な集患はあまり期待できません。

しかし、予約システムを導入しているとSNSやリスティング広告からそのまま予約画面への誘導が可能です。

美容クリニックの予約受付に欲しい予約システムの機能や選び方

美容クリニックにおける予約システムに必要な機能や選ぶ際のポイントは以下のとおりです。

• セキュリティは万全か
• シンプルで使いやすいか
• 予約と顧客管理が同時にできるか
• さまざまなデバイスに対応しているか

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

セキュリティは万全か

予約システムは患者に名前や電話番号、メールアドレス、クレジットカード情報などを入力してもらうため、セキュリティ対策は必須です。

また、美容クリニックでは患者のセンシティブな情報を取り扱うこともあります。

万が一患者の個人情報が漏えいしてしまうと、クリニックの信頼度が落ち、患者が離れていきます。

患者の個人情報を守るために、セキュリティの高いものを選ぶことが重要です。

シンプルで使いやすいか

予約システムはシンプルで使いやすいものを選ぶようにしましょう。

複雑なシステムであると、導入することでかえってスタッフの負担を増やしてしまう可能性があるためです。
直観的に操作ができるものであれば、全スタッフがすぐに使いこなせます。

むやみに多機能にするのも避けましょう。
一見利便性が高いように感じますが、機能が多くなると使いこなすまでに時間がかかってしまいがちです。

また、患者側の操作性も事前に確認してください。

患者のなかにはインターネットをあまり使っていない人もいるので、マウスやタッチパネルによる操作だけで予約ができるなど、画面を見た人が直観的に操作できるシステムがおすすめです。

予約と顧客管理が同時にできるか

予約ができても、顧客管理ができていないと予約した患者の情報を手作業で移し替えなければいけません。

毎日顧客管理のために時間が取られてしまいますし、情報を間違えて入力してしまう可能性もあります。

予約の管理と顧客の管理が同一システムで行えると、業務にかかる手間を大幅に削減できますし、情報を間違えて入力することもなくなります。

予約システムを選ぶときは、予約と顧客管理が同時にできるものを選ぶようにしましょう。

さまざまなデバイスに対応しているか

スマホ、パソコン、タブレットなどさまざまなデバイスに対応している予約システムであれば、自宅や外出先でも予約状況が確認できます。

また、患者が使用するデバイスもさまざまで、スマホだけを使用している人もいれば、タブレットやパソコンを主に使用している人もいます。

対応しているデバイスが限られていると、予約ができなくなったり予約画面がみにくくなったりするので、さまざまなデバイスに対応しているもの選びましょう。

美容クリニックにおすすめの予約システム

美容クリニックにおすすめの予約システムを5つ紹介します。

• ResKa
• リザエン
• ChoiceRESERVE
• STORES予約
• Airリザーブ

それぞれのおすすめ機能やメリット、どのような美容クリニックにおすすめか詳しく解説します。

ResKa（レスカ）

ResKa（レスカ）は、予約システムを使いこなせる自信がない人や複数のクリニックを経営している人におすすめです。

予約管理と顧客データを一元管理し、顧客情報のカスタマイズが自由にできて簡単で使いやすいのが特徴です。
入力項目を自由に設定できるので、オリジナルの記録シートを作成できます。

また、世界最高峰のセキュリティーシステムを保持するサーバ「AWS」を使用し、情報がすべて暗号化され第三者の進入や改ざんから守るため、セキュリティ対策も万全です。

単独店舗だけでなく、複数店舗の管理も簡単で店舗ごとに設定ができるので、店舗ごとに営業時間やメニューが違っても問題なく使えます。

リザエン

リザエンは、予約時に事前決済をしたいクリニックや、会員制予約サイトを作りたいクリニックにおすすめです。

通常の予約に加えて仮予約で予約を受け付けて、管理者が承認した予約のみを正式予約にすることもできます。
診療内容によって施術時間が違っても診療内容に合わせた予約枠を設定できるのも魅力です。

あらかじめ特定の人だけが予約できる会員種別予約も設定できるので、愛用いただいている方やほかの患者との遭遇を避けたい有名人などを区別して予約管理したい美容クリニックに重宝するでしょう。

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）は、多くのクリニックを経営していて予約システムの管理者の権限を細かく設定したい人や、オンラインカウンセリングをしたいクリニックにおすすめです。

複数の管理者IDが発行できますが、それぞれの役割に応じた操作権限を設定できるので、大勢のスタッフでの管理可能です。

支店や診療内容ごとに個別の予約専用URLが作成でき、既存のサイトへの組込だけでなく、Webサイトの自動作成もできます。

Googleカレンダーと連携し、カレンダーに作成された予定からGoogle Meetの招待URLが自動で送信され、Google Meetを使ってオンラインカウンセリングも可能です。

STORES予約（ストアーズ予約）

STORES予約（ストアーズ予約）は、回数券や月額料金を設定しているクリニックや、スタッフごとの受付・管理がしたいクリニックにおすすめです。

事前決済ができ、回数券や月額料金の支払管理ができます。

LINE連携が可能で、LINEからの予約受付はもちろん再来院を促進するメッセージや、予約の前日のお知らせメッセージも自動送信してくれます。

スタッフごとに予約の受付と管理ができるので、クリニック内に複数人医師がいてそれぞれの出勤曜日や時間帯、診療内容が異なる場合、管理が楽になるでしょう。

Airリザーブ（エアーリザーブ）

Airリザーブ（エアーリザーブ）は、AirペイやAirレジを導入しているクリニックや今後導入を検討しているクリニックにおすすめの予約システムです。

AirペイやAirレジと顧客情報の連携が可能で、予約情報をCSV形式でダウンロードできたり、予約情報の一覧をExcelで用途に合わせて作成できたりします。

Googleカレンダーとも連携できて、予約カレンダーを印刷できるのも特徴です。
複数の店舗管理も可能で、スタッフの役割ごとに管理権限を設定できます。

まとめ

美容クリニックに予約システムを導入すると、患者増加・無断キャンセル防止、患者の満足度向上、受付スタッフの負担軽減、業務効率化、最適な集患対策が実施できるといった複数の効果が得られます。

予約システムを選ぶ際は、セキュリティが万全で、使いやすく、予約と顧客管理が同時にできるなど確認すべきポイントがいくつかあります。

予約システムにはそれぞれ独自の機能や、特徴がありますので、自身の美容クリニックに合う機能を持ったものを選びましょう。