運転代行の予約システム｜おすすめ5選も紹介

「効率よく配車できない」「繁忙期の予約管理が難しい」など、運転代行サービスを経営するにあたりこのような悩みを抱えることもあるでしょう。

利用者も増加傾向にある運転代行は、注目されているサイドビジネスのひとつです。

しかし、実際に経営してみると様々な課題が浮上してきます。

本コラムでは様々な課題を解決するための心強いサポート役となる予約システムを選ぶときのポイントや、おすすめのシステムについて紹介します。

運転代行サービスで抱えやすい悩み

運転代行サービスを経営するにあたり抱えやすい悩みを紹介します。

小規模で経営するとドライバーと予約受付、予約管理を少人数で引き受けることもあるため、繁忙時期になると課題が浮き彫りされることが多いようです。

現在抱えている悩みを明確にすることで、業務の効率化や稼働率向上に繋げるために取り組むべきことが見えてきます。

スケジュール管理が難しい

週末や忘年会シーズンなど、予約の依頼が集中する時期があります。

予約方法を電話に限定してしまうと、利用者が集中しやすい時期はスケジュール管理をスムーズにできません。

予約がなかなか取れなかったり、配車まで時間を要したりなどが続くと予約の取り逃しにも繋がってしまうでしょう。

スケジュール管理を効率良くできない点に悩んでしまう経営者も少なくありません。

支払いトラブルが発生しやすい

お酒を飲んだ後に運転代行を利用する傾向が多いため、支払いのやり取りでトラブルが発生しやすい点も、悩みのひとつ。

支払いのトラブルは収入面に影響を及ぼすだけではなく、場合によっては次の配車に影響を与えてしまいます。

コミュニケーションを明確に取れない相手に対して、どのような対策をすれば良いのか頭を抱えてしまうこともあるでしょう。

集客が難しい

利用者が増えてきている運転代行サービスは競合も多いです。
運転代行サービスを始めたばかりの際は、余計に集客に頭を悩ませてしまうのではないでしょうか。

利用者側の立場になると、運転代行に対して「配車までに時間がかかる」「料金形態が不明確」などのネガティブなイメージを抱く人もいるようです。

また、年齢層が高くなると運転代行よりもタクシーを活用する傾向にあります。
利用者側のイメージなどに対して、効果的な対策を練れると集客に結び付けられるでしょう。

運転代行サービスで予約システムを利用するメリット

予約システムには様々な機能が搭載されています。
それらの機能は悩み解決に役立つだけではなく、経営に様々なメリットをもたらします。

予約システムを利用することで得られるメリットを参考にしながら、自社が求めている機能を明確にしましょう。

24時間予約ができる

小規模経営となるとドライバーと予約受付、予約管理の全てを少人数スタッフで全て行わなければなりません。
場合によってはドライバーと予約受付を兼任しなければならないこともあるでしょう。

兼任している状態では、運転中は予約対応ができないため機会ロスも増えてしまいます。

しかし、予約システムを利用すれば、24時間予約ができるため機会ロスも少なくなり利用者も都合の良いタイミングで予約しやすくなります。

リアルタイムで予約状況を確認できる機能が搭載されていれば、利用者が複数の代行業者に連絡をする手間をなくせる点もメリットです。

予約時のミスを減らせる

電話予約の対応をしていると、どうしても発生してしまうのが聞き間違いや入力間違いなどのケアレスミスです。

しかし、予約システムを導入すれば、予約日や配車時間などを利用者が入力するため予約ミスによるトラブルを防ぎやすくなります。

システムによっては前もってルートを確認できる機能もあるため、ルート間違いによるトラブル対策にもなります。

会計がスムーズになる

運転代行を経営していると抱えやすい悩みのひとつに、支払いトラブルが発生することがある点について記しました。

予約システムには支払いトラブルを解決するための機能も備わっているため、オンライン決済と連携可能なシステムを選べば、お会計もスムーズになります。

お会計をスムーズにできれば、配車も効率良く行えるようになるでしょう。

利用者の情報を管理できる

予約システムを利用することで利用者の情報を管理しやすくなります。

情報を把握できると配車手配だけではなく、利用者が2回目以降予約する際も同じ項目を入力する必要がなくなるため便利です。

予約の度に確認しなければならない項目を減らせるため、業務の効率化にも繋がります。
利用者の情報をデータ化できれば、繁忙期も把握可能です。

予約が増える時期を予測できればスケジュール調整もしやすくなるため、効率的に業務を進められます。

運転代行サービスで予約システムを選ぶポイント

種類豊富な予約システムの中でマッチしたものを選ぶのは簡単なことではありません。
まずは自社が求めている機能を把握してから、マッチするシステムを選びましょう。

操作性について気になる場合には、各システムが用意しているトライアル期間を活用するのもおすすめです。
運転代行サービスで予約システムを導入する際には、次のような機能があると良いでしょう。

操作が簡単にできる

予約システムを導入する際には、まずは操作性に注目しましょう。
どんなに良い機能が搭載されていても、操作できなければ業務の効率化に繋げられません。

操作が難しいとシステムを扱えるようになるまで時間がかかってしまい、結果的に非効率になります。
管理者側だけではなく、予約者側にとっても簡単に入力できるシステムが望ましいです。

予約管理と顧客管理が一元化できる

予約管理と顧客管理が同時に行えるようになる点もメリットです。
利用者のデータを把握し管理できるようになるため、繁忙期や忙しくなる時間が明確になります。

電話予約のように、ひとつひとつ項目を確認して入力もしくは記入する手間を省けるため、時間にも余裕が生まれます。

顧客データを活用し利用者が多いエリアなどを解析できれば、エリア内においての競合他社のサービスや料金を調査でき集客するための対策を練りやすくなるでしょう。

複数のデバイスで操作できる

予約システムによっては複数のデバイスからアクセスできる機能が搭載されているものがあります。

運転代行という仕事柄、出先で予約受付することも多いでしょう。

すぐに予約確認できるようにパソコンやスマートフォン、タブレットなどから操作できるものを選ぶのがおすすめです。

一方、利用者も外出先から予約することが多いため、予約する際も複数デバイスからできるものにすると利便性が高まります。

決済機能と連携できる

予約システムを選ぶ際には、決済機能と連携できるものを選ぶのもおすすめです。

決済機能と連携できれば支払い時もスムーズになるため、繁忙期においても効率良く業務を遂行できるようになります。

予約時にオンライン決済と連携することで、支払時のトラブルも軽減できるでしょう。
連携できる決済方法は予約システムによって変わるため、その点も確認しておくと安心です。

SEO対策ができる

ネット上において運転代行サービスを検索する利用者も増えてきました。
どんなに誠実な仕事をしていても、利用者の目に止まらなければ稼働率はあがりません。

集客に課題を抱えている際には、SEO対策に力を入れている予約システムを活用するのもおすすめです。

SEO対策することで、ネット検索している利用者に対してアプローチできるようになります。

運転代行サービスでおすすめの予約システム

求めている機能を明確にし、業種に合った予約システムを見つけることが大切です。

予約管理をさらに効率良く行いたいと考えている際には、顧客情報を同時に管理できたり複数デバイスで管理できたりという機能が備わっているシステムが良いでしょう。

また個人情報管理に不安を抱えている際には、セキュリティ対策を強化している予約システムを選ぶ必要があります。

それぞれのシステムの特徴や機能を解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。

ResKa

ResKaでは予約管理と顧客管理をセットで行えるため、業務の短縮化に繋げられる予約システムです。

顧客管理と予約管理を別で行うと時間がかかる上、以前の利用履歴の確認が困難と言えます。

まとめて行うことで、業務の効率化とリピーターに対してのサービス向上を期待できます。

業務効率化は利便性でも影響するもの。
操作性が悪いと、結果的に効率的に業務を進められません。

パソコンだけではなく、スマホやタブレットからもアクセスできる機能は、ドライバー手配と予約管理を一緒に行わなければならない場合にも便利です。

ResKaは業務効率化以外に安全面でも優れています。

世界トップクラスのセキュリティシステムであるAWSを使用しているため、大切な顧客情報を厳重な管理体制で守れます。

住所や車のナンバーなど大切な情報を守ることは、利用者からの信頼にも繋がるでしょう。

RESERVA

予約フォームを無料で作成できるRESERVAは、なるべくコストをかけたくない際におすすめです。

フリープランがあるので、一定の機能であれば無料で予約システムを導入できます。

フリープランでも、アンケート機能や仮予約受付など、サービスを向上させるための機能が搭載されています。

ただし、月間予約受付件数や登録顧客件数が制限されるため、経営規模によっては有料プランを検討しましょう。

予約管理画面においてはインターバル設定を設けられるため、あらかじめ余裕をもったスケジュールを組み込みたい際にも便利です。

スグクル

スグクルは運転代行サービスに特化した予約システムです。

ルートや支払い時においてのトラブルを少しでも減らしたいと考えている際におすすめのシステムです。

スマホアプリで配車依頼でき、到着時間が明確なため利用者も安心して予約できます。

管理者側は事前にルート確認ができるため、ルート間違いやコミュニケーションが取りづらい利用者とのトラブルも減らせるでしょう。

キャッシュレス決済も可能なことから、会計でのやり取りもスムーズに進められます。

SELECT TYPE

170種以上のテンプレートが搭載されているSELECT TYPEは、少人数で運営する運転代行業者におすすめです。

LINE連携機能は、既存のLINEアカウントと連携ができるため、導入もスムーズ。
LINEの利点を生かし、顧客とのコミュニケーションを円滑にできます。

また、複数のデバイスからの予約および管理が可能なSELECT TYPEは、予約受付の際に外にいることが多い人も使いやすいです。

繁忙時間前後は人がほとんど会社にいないという場合でも、安心です。

STORES 予約

集客に課題を抱えている際や、スタッフのスケジュール管理を効率良く行いたいと考えている際におすすめの予約システムです。

搭載されているSEO対策を設定すると、ネットで検索している利用者へのアプローチに繋げられます。
検索エンジンの最適化を行い、サイトが上位に表示されやすくなるため、競合他社よりもネットからの集客がしやすくなるでしょう。

また、顧客管理だけではなく、スタッフ管理も行えます。
例えば指名制にして営業もできますし、スタッフ事に休憩や出勤時間を加味した予約カレンダーの作成も可能です。

予約システムを上手に活用しよう

繁忙期のスケジュール管理が難しかったり、支払いトラブルが発生したりと運転代行サービスを経営するにあたり抱えやすい悩みは様々です。

しかし、それらの悩みは予約システムを導入することで解決できる可能性があります。

上手に活用できれば業務の効率化に繋がり、より多くの予約を取れる体制を整えられます。

自社が求めている機能を明確にし、数あるシステムの中からマッチしたものを選ぶことが大切です。
本コラムで紹介しているメリットや選び方もぜひ参考にしてみてください。