歯科医院に適した予約システムとは？おすすめシステム5選

営業告知の機会のほとんどない歯科医院では、予約受付は集患において重要な業務です。

患者様情報も管理できる予約システムなら、予約の自動化・効率化だけでなく患者様の満足度向上にもつながります。

さらに、院長や院内スタッフの負担も軽減でき、よりスムーズな医院運営にも貢献するでしょう。

このコラムでは歯科医院への予約システムの導入メリットや備えるべき機能を解説し、特に小規模・個人経営の医院に適したシステムを紹介します。

歯科医院の予約によくあるお悩み

歯科医院の予約に関するお悩みには、予約が取りにくいことをはじめさまざまな事柄が挙げられます。

診療時間外に予約が取れない

歯科医院の予約受付は、予約システムを使わなければ来院時の対面予約と電話受付による診療時間内の予約に限られます。

これでは、夜間や休日に歯が痛くなったなど、急に発生した見込み患者様からの予約を取りこぼすことになります。

そういった患者様が24時間予約を受け付けられる予約システムを導入している他の歯科医院に流れてしまうだろうことは、容易に想像がつきます。

また、診療時間中に予約を取るには、予約システムを使わない場合は決まった台帳でしか管理できないので、予約受付は医院の窓口でしかできません。

台帳の内容を把握している特定のスタッフしか予約受付ができず、限られたスタッフに負荷がかかってしまいます。

予約情報の整理が面倒

少数スタッフで運営している歯科医院では、受付業務専門で人員を配置することはほぼありません。

予約受付は歯科助手などスタッフの誰かが業務の合間に行うので、予約受付以外の業務に負担がかかる上、予約業務に時間を取られると来院している患者様の待ち時間が増える原因になります。

また、予約受付自体、治療履歴などの個人情報を扱うので細心の取り扱いが不可欠です。
患者様情報や予約日時を間違えると、クレームにつながり医院への信用も低下してしまいます。

治療内容にあった適切な診療時間で予約時間を確保しないと、診療の間に空き時間が生じたりダブルブッキングしたりする可能性もあり、予約業務には慎重さが求められます。

患者様のフォローアップに手が回らない

予約だけでなく変更やキャンセルの際にも、カルテと照らし合わせ患者様情報を確認する時間と手間が発生します。

無断キャンセルした患者様には改めて予約をお願いする必要が生じますが、なかなかそこまで手が回らないのが実情です。

また、既存患者様には定期検診などのお知らせを送ることで再来院を促すことができますが、こちらもそれだけの労力を割くことは、小規模や個人経営の歯科医院では難しいものです。

歯科医院の場合、一家の誰かが患者様として来院すると、家族が歯の治療を受ける際には同じ医院にかかるのが一般的です。

それだけに再来院へと誘うフォローアップは、歯科医院の経営にとって大きな意味を持つと言えます。

歯科医院に予約システムを導入するメリット

患者様は診療時間外でも予約がしやすくなります。
一報、歯科医院は予約を受け付けやすくなるだけでなく、予約データを経営などに活用できることがメリット。

このように、予約システムは患者様側にも医院の側にも、それぞれ大きなメリットをもたらします。

初診・リピートが獲得しやすい

予約システムを導入すれば、予約は24時間いつでも、ネットにつながる環境ならどこからでも受け付けられるようになります。
そのため、休診日や夜も予約が取れて、新規患者様の獲得を促進できるでしょう。

空き状況もパソコンやスマートフォン、タブレットを見ながら患者様側自身で確認でき、都合のよい日時を選びやすくなります。

時間がない方だけでなく、電話が苦手な方も予約行動への心理的ハードルが下がり、より予約しやすくなるのもメリット。

誰でも操作しやすくわかりやすいシステムを導入すれば、それだけ予約は取りやすくなります。

業務を効率化できる

予約システムのメリットは、もちろん患者様側だけのものではありません。
歯科医院側でも、これまでスタッフの手をわずらわせていた予約業務が圧倒的に軽減されます。

予約システムから患者様側の操作で受け付けるので、患者様の氏名や日時などを間違えるリスクは皆無になります。

受け付けた予約の確認は院長でもスタッフでも、いつでもどこでもパソコンやスマートフォンやタブレットから確認可能。

別の部屋にいるスタッフが同時にそれぞれのデバイスから予約状況を確認でき、また、外出しているときでも予約状況がチェックでき、日常の業務を大幅に効率化できます。
スタッフ間での予約情報の共有も、スマートフォンやタブレットで各自確認するだけで済ますことができ、申し送りなどの手間も減少できます。

データを分析・活用できる

受け付けた予約の内容は患者様データとして予約システムに蓄積されます。

患者様情報で記録できるのは、住所や生年月日といった基本的な個人情報から、治療内容や通院回数、過去の履歴など実に多岐にわたります。
予約管理と患者様ごとの情報が一元管理できれば、予約確認時にすぐに詳細を確認できるため、業務の効率化に繋がります。

さらに、データ上の患者様情報を分析し、今後の集患対策も可能。

例えば、来院者にはどういう年齢層が多いか、集患エリアはどの辺りまでか、どういった治療内容が多いか。
こうしたデータを分析することにより、経営数値の予測を立てることができるようになります。

さらに、様々な業務活動の結果を数値として把握できることから、スタッフの業務成果も見える化でき、やりがいにもつなげられるでしょう。

そのうえ、定期検診の時期が近くなった既存患者様にお知らせを出したり、誕生日前にお祝いメッセージやキャンペーン情報を送ったり、様々なマーケティングデータとしても活用できます。

歯科医院に適した予約システムの機能と選び方

予約システムには予約受付以外にも様々な機能があります。
使いやすさやコストも考えて、自院に向いたシステムを選ぶようおすすめします。

直感的に操作できるか

第一に、患者様が簡単に操作できるシステムでなければ導入する意味がありません。
一方で、院内スタッフにも操作が簡単であることも重要です。

予約システムには予約受付のほかにも様々な機能があり、それらを直感的な操作で利用できるかどうかが、予約システムの価値につながります。

また、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットといった複数のデバイスで操作できれば、使い勝手は格段にアップ。

マウスやタッチパネルの操作だけで使える予約システムもあるので、キーボード操作が苦手な方はぜひ導入をおすすめします。

自院に合わせてカスタマイズできるか

予約画面のカスタマイズが簡単にできるかがポイントです。

医師とスタッフの人数、診療時間など、自院の事情に合わせて導入時に予約システム会社がどれだけ要望を聞き入れてくれるかが、その後のシステム利用の利便性を大きく左右します。

また、導入後にもカスタマイズの必要は生じます。

患者様のデータを年齢、来院回数と期間、担当医師、診療内容などによって分類し管理することで、医院経営の見通しが立てやすくなるでしょう。

こうしたカスタマイズは導入した予約システム上から自院で行うことになる場合が多く、院長やスタッフが簡単に実施できるシステムであるかどうかも重要です。

ホームページや既存システムと連携できるか

既に自院のホームページを持っている場合、そこに予約システムを組み込めれば、患者様に対する利便性はかなりアップします。

ホームページ上での休診のお知らせなどと連動して使えるので、患者様の予約作業もかなりスムーズです。

そのうえ、電子カルテやレセコンといった院内のシステムと連携できれば、患者様情報の取り扱いも格段に便利になります。

患者様の属性と会計履歴を紐づけて管理できることで、経営予測もかなり立てやすくなるでしょう。

なお、既存システムとの連携で注意したいのがセキュリティ。
年齢や連絡先、これまでにかかった費用や治療履歴など高度な個人情報を扱うので、セキュリティの確かさも重要です。

コストはどの程度かかるか

当然ながら、機能を多く利用するほど予約システムの利用料金は高くつきます。

予約システムにはどんな業種にも適応できる一般的なものと歯科業務に特化したものがあり、歯科専用のシステムには歯科に向けて装備された機能がありますが、総じて高価です。

対して一般的な予約システムは、電子カルテなどとの連携はできませんが、予約受付とそのデータ管理だけなら十分な機能を備えていて、無料で利用できるケースもあります。

導入時の初期費用だけでなく月額料金、さらに追加機能ごとのオプション料金もチェックし、コストと機能のバランスを考慮して自院に適した予約システムを選ぶようおすすめします。

歯科医院におすすめの予約システム5選

歯科医院で使いやすい予約システムには、多業種に適する一般業務向けのシステムと、歯科医院用に特化されたシステムがあります。

ResKa

ResKa（レスカ）は株式会社MareSpera（マレスペラ）が提供する、歯科医院にもおすすめの多業種向け予約システムです。

2018年2月からサービス開始された比較的新しいシステムで、従来の類似システムでの問題点を改善しているのが特長です。

患者様情報の登録後はマウスやタッチパネルによる操作のみで予約入力も管理業務も行えるので、パソコン操作の苦手な方でも簡単に使用可能。
画面はシンプルで、患者様も院内スタッフも操作に迷わず直感的に使用できます。

患者様情報のカスタマイズも簡単にでき、予約情報とカルテが一元管理できるのはもちろん、別のツールからの移行がスムーズな点も便利です。

サーバには業界標準とも言えるAWSを使用しており、万全のセキュリティ体制で個人情報も安心です。
1ヶ月間は無料でトライアル使用が可能なので、操作性や機能を実際に試してから本格導入することができます。

SuperSaaS

SuperSaaS（スーパーサーズ）は多業種・多言語対応の予約システム。

34種もの言語に対応でき、日本語のわからない患者様でも予約受付できるので、日本人以外の患者様が多い歯科医院におすすめです。
設定も管理も自社で行う完全セルフシステム。
自院で設定が必要となりますが、一番高いプランでも月額5000円の低コストで利用開始できます。
なお、無料プランは商用利用ができませんが、試用期間として1ヵ月間使ってみることは可能です。

セルフシステムと言っても構築にかかる時間は15分ほどなので、個人経営の医院でも導入しやすいでしょう。

PayPalオンライン決済機能を搭載し、予約時の課金決済設定が可能です。

ほかにもFacebook、WordPress、Zoomなど外部ソフトウェアやアプリとの連携が豊富で、SNSを利用した集患、スタッフ間のビデオ会議利用など多様な使い方ができます。

PISCES APO

PISCES APO（ピスケスアポ）は株式会社ピスケスが提供する、歯科医院に特化した予約システム。

LINEやショートメール（SMS）と連携し、定期検診や誕生月キャンペーンの案内など、ハガキより安価で手軽なお知らせツールとして活用可能。

来院時や会計時に機械に通すだけで券面が自動書き換えされるリライト診察券も提供されます。

診察券には氏名や診察番号、次回予約日時が印字されるので、患者様と医院双方の利便性が大幅にアップするでしょう。

各社レセコンをはじめレントゲンや画像管理ソフトとも連携するので、入力の二度手間がなくなり会計業務などの負荷軽減にも貢献します。

ピスケスアポの導入費用や月額費用、サポート費用は要相談になっており、利用するサービスの種類によって金額が変わります。

DentNet

DentNet（デントネット）は株式会社ジェニシスが提供する、歯科医院特化型の予約管理システムです。

チェックイン、会計、次回予約までをスマートフォンで一括管理でき、診察券として使えるスマホアプリ「Dent AI」を提供。

患者様側で診察券をなくす、忘れるといったことがなくなり、受付処理もスムーズになります。
また、ショートメール（SMS）やLINE、音声通話による自動連絡機能もあり、無断キャンセルなどを減らすことができます。

レセコンとも連動するので経営支援にも効果を発揮。
特徴的なのが、生年月日と性別をもとに患者様や院長、スタッフの個性を12種類の動物をベースにした60のキャラクターに当てはめて分類するキャラナビ機能。

患者様とスタッフの相性がわかってモンスターペイシェント対策になるほか、お得意様患者様の個性を診断し、医院と相性がいいものの来院が遠のいている患者様に効果的にアプローチできるなど、様々な活用ができます。

89項目の初期設定、389項目のサーバー側設定ができ、歯科医院ごとにオーダーメイド可能ですが、導入費用は導入するシステムによって変わるため要相談です。

導入費用の支払い完了後は、月額料金のみで使用できます。
月額料金はユニット台数によって金額が変わり、14,500円~ 40,000円（税抜）です。

ApoDent

ApoDent（アポデント）は歯科医院用医療機器の製造などを手がける株式会社ナルコームが提供する、歯科医院特化型の予約システムです。

患者様へのお知らせ方法は通常のメール、ショートメール（SMS）、LINE、患者様用オリジナルアプリ「デンタルパス」の4種類と豊富。

デンタルパスはほかにも再初診予約やチェックイン、予約確認に使え、医院と患者様との間でチャットすることもできます。

さらに、電話がかかってくると該当する患者様の情報をパソコン画面上で、自動でポップアップ表示する電話CTI機能も使え、どの患者様からの予約かが瞬時に判別できます。

30日間無料で体験使用が可能。
月額料金がお得になる6年パックは、導入費用含めて603,800円です。
SMSサービスやアプリ利用料は別途初期費用と月額料金などが発生するので注意しましょう。

まとめ

小規模または個人経営の歯科医院でも、予約システムは予約業務の効率化や集患の促進に大いに役立ちます。

予約受付と患者様情報の一元管理ができる、スタッフが活用しやすいシンプルな操作性がある、パソコン以外でも使える多種端末に対応するなどが、重視すべきポイントです。

様々な機能を持った予約システムがありますが、欲しい機能やコストを見定めて、自院に適切なシステムを導入することをおすすめします。