予約システムに適した業種は？主な機能やメリット、活用例も紹介

店舗運営の業務を効率化するためには、各種業務のシステム化が不可欠です。

特に、作業が煩雑でミスが発生しやすい予約業務においては、予約システムを用いた自動化が主流となっています。

本記事では基本的な予約システムの機能やメリットを解説していくとともに、実際にどのような業種で利用できるのか、実際の活用事例などを踏まえて紹介していきます。

店舗の予約対応にお悩みの方は、ぜひともご覧ください。

予約システムの主な機能

ここでは、一般的な予約システムに標準仕様として取り入れられている機能とその活用シーンを紹介します。

予約管理機能

予約管理機能とは、予約日時やコースの把握のほか、予約の変更やキャンセル対応、キャンセル待ちのお客様のリスト化などを行うことができる機能です。

予約システムの最も基本的な機能であり、予約業務の煩雑さを軽減しヒューマンエラーを無くす上では欠かせません。

導入する予約システムの種類によっては固定の予約枠ではなく変則的な予約枠を組める場合などもあり、様々な予約業務に対応することができます。

予約システムは24時間受付対応が可能であるため、営業時間外の受付が可能となるほか、インターネットを用いた効率的な予約受付を行うことによって、顧客満足度の向上も期待できることでしょう。

顧客情報管理機能

顧客情報管理機能は、予約システムで予約を行ったお客様の氏名や連絡先などの個人情報を一括して管理できる機能です。

予約履歴と個人情報を結びつけた状態で保管することができるため、情報の管理ミスを防ぐことができるうえ、顧客対応が円滑に行えるようになります。

データの蓄積・分析機能

予約システムには利用履歴や個人情報の他にも、様々なデータが蓄積されるようになっています。

顧客の性別、年齢層の傾向パターン、利用頻度や利用コース、利用時間や時期などといったデータを統合し分析することによって、より効果的な営業戦略を立てられるようになるのです。

スタッフ・店舗情報の記録機能

予約システムは、複数店舗運営との相性も抜群です。

予約システムには系列店舗間で収集した情報や記録を一括管理する機能が備わっているため、予約システムを導入することで情報共有にかかるコストを大きく削減することができるでしょう。

予約システムがもたらすメリット

ここでは、予約システムの導入で発生するメリットを紹介していきます。

スタッフの労力の削減

予約業務では、予約対応や顧客情報の入力業務が多く発生します。

こうした作業は煩雑で間違いも起こりやすく、ヒューマンエラーによって大きなトラブルに発展してしまうケースも少なくありません。

予約システムにはこうした業務を肩代わりしてくれる機能が備わっているため、スタッフの労力やトラブル発生のリスクを大きく軽減することができるのです。

営業時間外の予約対応

予約システムを導入することで予約対応の自動化が可能です。

営業時間外でも予約受付が可能になるため、機会損失を大きく減らすことができるでしょう。

もちろん、予約のキャンセルや変更にもシステムが自動で対応してくれるため、煩雑かつ手間のかかる作業に人手を割かれずにすむようにもなります。

予約システムの中には、Web予約に対応していないものもありますが、それらは別の機能に特化しているか、コストが低いという特徴がありますので、自社のニーズに合わせて検討することが重要です。

予約の自動化は、予約体制に課題を抱えている場合におすすめできるといえるでしょう。

データを用いた営業戦略の立案

キャンペーンや営業戦略の立案にデータ分析機能を用いれば、効果的かつ効率的なサービス展開ができます。

また、複数のデータを元に客観的な分析を行うことができるため、店舗の抱えている問題やその改善点のあぶり出しにも有効です。

詳しくは以下のページもご参照下さい。

予約システムが活用できる業種

オンライン予約が急速に広まっている現在では、たくさんの予約システムが提供されています。

システムの機能や仕様も多種多様であるため、取り入れたい予約システムが自社の予約形態に適しているか、きちんと判断するようにしましょう。

ここでは、予約システムを導入することによって業務を大幅に効率化できる業種を紹介します。

レストラン経営など飲食店は予約機能とサービスを活用して営業促進

飲食店は時間単位で予約管理する必要性があるため、予約自動化の恩恵が大きいといえるでしょう。

また、予約システムには、お得なクーポンの発行や次回割引キャンペーンのお知らせなどといった店舗情報をメールで配信する機能が付いているものもあります。

こうした機能を活かすことによって、手間を最小限に抑えながら充実したサービスを展開することができるのです。

以下では、飲食店におすすめの予約システムを紹介しています。

美容院やサロン、医療クリニックなどはお客様ごとの予約枠が必要

美容院やクリニックでは、お客様ごとに施術内容が違うため、施術時間や必要な対応が異なります。

個別の内容を人力で管理するには大きなコストがかかってしまいますので、予約枠のカスタマイズが柔軟に行える予約システムを導入して各施術を一元管理してしまいましょう。

また、顧客情報を詳細に記載できる自由度が高いものを選ぶと、大幅に作業効率を上げることが可能です。

以下も参考にご覧ください。

スクールや習い事塾などはスクールに特化した予約システムが有効

スクールや習い事では、開始時間や担当者、定員制の予約など、多くの項目を管理しなければなりません。

項目が増えると情報の見落としや勘違いが増えてしまいますので、カスタマイズ可能な予約枠を持つ予約システムを導入し、まとめて管理すると良いでしょう。

また、週や月単位でスケジュールや時間割に変更がある場合、予約枠の固定は現実的ではありません。

スクール運営を前提とした柔軟な予約枠を持つ予約システムも存在しますので、細かい項目まで詳細に管理したいという場合は検討してみてください。

月謝の手渡しや口座引き落としなど管理が難しい毎月の徴収も、スクールに特化した予約システムなら対応可能です。

以下も参考にご覧ください。

レンタルオフィスやレンタカーなどレンタル業は？

レンタカーや宿泊施設、キャンプ場などのレンタル業には、日にち単位で予約を受けられる予約システムを活用しましょう。

レンタル業での仕様を想定して作られているため、サービスの日程、時間帯、在庫管理機能がついており、予約情報の把握がスムーズに行なえます。

おすすめの予約システムはこちらです。

まとめ

予約システムには標準機能として、予約機能、顧客情報管理機能、データ分析機能、スタッフや店舗情報の記録機能が搭載されています。

予約システムの種類によって、特定の機能に特化していたり、特別な機能がついていたりしますので、自身の事業との兼ね合いを見て導入するシステムを決定すると良いでしょう。

予約システム導入することによって、スタッフの労力削減やヒューマンエラーの低減などの効果が得られます。

また、営業時間外の受付が可能になったり、分析機能を利用して営業戦略を立案したりできるメリットもあります。