生徒情報管理に役立つシステム5選！おすすめの機能や効果も解説

生徒の情報管理をエクセルや紙台帳で管理するのは非効率でトラブルのリスクにもなります。

入力作業を減らすには顧客管理システムが有効ですが、導入には費用や手間が必要です。

本記事では、教室や習い事に通う生徒の情報をシステム化する効果、管理すべき情報を解説します。

また、小規模・個人経営の教室でも始めやすい無料の生徒管理システムやおすすめのシステムを紹介しますので、生徒の情報管理に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

生徒情報を顧客管理システム化しない問題点

生徒の情報を紙台帳やエクセルで管理している教室は多いですが、アナログ運用は非効率であるとともに以下のような問題点があります。

• 登録の手間、間違いのリスクが大きい
• スケジュールが管理しづらい
• 講師間の情報共有が難しい
• 講師間の情報共有が難しい
• セキュリティが低い

生徒の情報管理をシステム化せず非効率な作業を続けることは、塾講師の負担を増やすだけではありません。

塾経営にも大きく影響を与える問題点について詳しく解説します。

登録の手間、間違いのリスクが大きい

生徒数が多い学習塾など、生徒数が多い教室は生徒情報を入力するだけでも時間がかかります。

管理するのは個人情報のみならず、成績のデータや月謝徴収のための口座情報などさまざまです。

エクセルや紙台帳の管理では、入力だけでなく情報の変更や更新にも間違いのリスクがあります。

情報の間違いは生徒数の規模に関わらず、小規模の教室でも起こります。

さらに講師が少ないことで負担はより大きくなります。誤った情報を扱ってしまうと、生徒や保護者の信頼を失うことにもなります。

スケジュールが管理しづらい

エクセルで授業のコマ数時間配分の設定を考えるのは、慣れていても手間や労力を使います。

いかに空き時間の無駄をなくしスムーズな授業ができるかを考えなければならず、大変な作業です。

また、スケジュールに変更や追加をしたい場合にも、手作りしたフォームは書き換えづらく非効率です。

個人指導の教室では特に、生徒ごとに受講時間が異なる場合が多く、スケジュール作成に時間がかかります。

さらに、受講日の変更や休みなどのスケジュール変更があれば、その都度確認して調整しなければなりません。

講師間の情報共有が難しい

エクセルや紙台帳で情報管理をしていると、当日の変更や追加事項は伝言や掲示板などを利用することになります。

伝言は伝え漏れのリスクがあり、掲示板は決まった場所でしか確認できません。

講師間の情報共有が難しく、正しい情報が届きづらいです。

また、情報を探すのにも手間がかかり、必要な情報は事前に準備しておかなければなりません。

急に別の講師の代役を引き受ける際にも不便です。

講師といえども、通常は担当している生徒以外の情報は把握していないので、担当講師しかみれないような情報管理では不便が生じます。

セキュリティが低い

教室や塾で管理する生徒の情報には重要な情報が含まれているもの。

住所や家庭状況の個人情報に留まらず、月謝支払いのための口座やカード情報を記載している場合もあります。

個人の小テストでさえ、プライバシーに関わります。

エクセルや紙台帳の管理では誰でも簡単に閲覧できるため、セキュリティ面で心配です。

最近はどんな情報でも狙われるリスクがあります。

万が一、流出や紛失が発生すると生徒の信頼を失うことにもなりかねません。

生徒情報をシステムで管理するメリット

教室や習い事の生徒情報をシステムで管理することで先述した問題点を改善でき、以下のようなメリットがあります。

• 生徒の情報を一元管理できる
• スケジュールの作成ができる
• 複数のデバイスで管理可能
• 講師間での情報共有がスムーズ

生徒情報をシステムで管理するのは生徒数が多い場合にはもちろん、小規模の教室でもたくさんの効果があります。

それぞれ解説します。

生徒の情報を一元管理できる

生徒の個人情報、成績、出席状況など複数のシートやアプリで管理していると、それぞれ知りたい情報を探さなければなりません。

一括管理できるシステムなら、システムを見れば生徒の情報が全てわかり、情報の選択間違いのリスクが減少します。

また、情報を変更する場合にも、異なる管理情報も全てシステムだけで完結するので便利です。

情報を1つのツールにまとめられることは、複数のシートや台帳を整理する必要がなく管理しやすいのも特徴です。

スケジュールの作成ができる

生徒によって受講時間が異なる個別指導、夏季・冬季の休暇中のイレギュラーな受講スケジュールなど、通常と異なる受講時間のスケジュール作成を考える場合には、システムの実力を発揮します。

スケジュール機能のあるシステムなら、人の手で作成するのとは違い、レイアウトや枠調整が簡単にでき、見やすく管理できます。

簡単にコマ数を調整できるので、手間や時間をかけず作成が可能。

さらに、予約機能があれば受付や変更もシステム内でできて効率的です。

複数のデバイスで管理可能

大規模な教室ではクリニックやサロンのように、受付を担当する事務室を設けている場合もあります。

しかし、小さな教室では、受付はなく教室がメインになることが多いです。

生徒情報やスケジュールに変更がある場合も、生徒や保護者が教室や電話で伝えることがほとんどです。

管理システムの中には複数の端末に対応したものがあります。

小さな教室でも配置できるデバイスで管理できれば、決まったパソコンだけでなく各教室で操作できて便利です。

その場で書き換えられるので、入力漏れや記入ミスを防げます。

講師間での情報共有がスムーズ

管理システムはリアルタイムで情報が更新するので、情報の取り間違いが生じにくくなるのもメリット。

過去の情報も検索しやすく、生徒の成績も必要な時にすぐに確認し的確な指導が可能です。

システムに全て情報があるので、担当以外の生徒や教室全体の情報も把握しやすくなります。

1人の講師にトラブルがあった場合や教室ごとの講義の進み具合も、申し送りの必要なくスムーズに確認することが可能。

教室の生徒情報管理で記録すべき情報

管理システムと言っても業界や規模によって取り入れるべき機能はさまざまです。

中には高性能で多機能な魅力的なシステムもあります。

しかし、管理システムを導入する目的は、いかに効率的に必要な機能を使いこなせるかです。

そのため、まずは顧客管理に絞って、必ず取り入れたい機能・記録すべき情報を整理しましょう。

教室でシステムに記録すべき情報は以下のものです。

• 生徒のデータを作るための成績・出欠管理
• 予約の受付・変更ができる
• 複雑でミスが起きやすい月謝の徴収

これらが必ず重要な理由とシステム化する効果を具体的に解説します。

生徒のデータを作るための成績・出欠管理

生徒の成績や技術の習得度を把握し分析することは、生徒の今後のレッスンスケジュールを決めるためには大切な作業です。

学習塾の場合、普段の小テストから模擬試験や統一試験といったものまで、全てが一つのシステムで揃うので、一人の生徒のデータが綿密に分析できます。

また、生徒の出欠状況を記録することも、より質の高い講義への改善にもつながります。

個別の出欠と進捗を把握することで、集団指導であっても一人ひとりに寄り添った的確な指導ができます。

分析機能があれば、蓄積されたデータから傾向や対策を考えやすくなります。

予約の受付・変更ができる

定員制のオンラインレッスンや、特別講習などには予約機能があると便利です。

予約機能には、あらかじめテンプレートが準備されていたり枠調整が簡単にできたり、見やすいスケジュールが作成できます。

システムで作成することで手作業の手間を減らし、空き時間を作らないコマ数調整が誰でも可能になります。

また予約の変更があった場合にも画面上で操作でき、関連している情報は一緒に更新されるのでミスや漏れが少なくなります。

複雑でミスが起きやすい月謝の徴収

月謝の徴収には金銭が絡むため、特に気をつけたいもの。

一般の企業なら専門の事務員がいることが多いですが、個人塾や小さなスクールでは塾長が月謝管理していることがほとんどです。

特に、教室からの重複や紛失があると生徒側の不信感につながります。

オンライン決済を導入している場合は、月謝が支払い済みになると自動で反映される機能が便利です。

一方、月謝を手渡しで徴収している場合はわざわざ機能としてつける必要はなく、徴収したその場でチェックできるだけでもトラブル防止につながります。

塾の生徒情報管理におすすめのシステム5選

教室や塾といってもその規模によって必要な機能は異なります。

生徒数が多い学習塾などではシステムのあらゆる機能を使いこなせ、初期投資の費用も出せます。

一方、小規模や個人経営の教室では、いきなり多機能システムを導入しても機能を持て余すことになります。

小さな教室では、まず生徒情報とスケジュールの管理に注目しましょう。

スケジュール管理は手間がかかるのでシステムで管理できると便利です。

スケジュール管理には予約システムが使い勝手が良く、シンプルなほど導入時はスムーズに開始できます。

ここでは、予約と生徒情報を一元管理できて、小さな教室でも導入しやすい予約システムを紹介します。

ResKa(レスカ)

予約と記録に特化したシステムで、予約状況と生徒の登録情報が一元管理できます。

CSV形式でのデータ移行ができるので、別ツールからの情報の読み込みも簡単で、初めてでも安心な使いやすさにこだわったシステムです。

おすすめポイント

• 直感的でシンプルな操作性
• コマ数変更や記録項目のカスタマイズも簡単。
• 多種端末対応で、あらゆるデバイスからアクセス可能
• AWSクラウドセキュリティを使用

情報の暗号化による高いセキュリティで第三者の侵入やデータの改ざんを防ぎ、大切な生徒情報を守ります。

新たな装置を設置する必要がないクラウド型契約だから、初期費用を抑えられ導入の手間もかかりません。

RESERVA（リゼルバ）

zoom等の外部サービスと連携可能なのが特徴です。

オンラインレッスンに必要な機能が揃っているので、すでに導入している教室にはもちろん、これから始める方にとっても便利なシステムです。

おすすめポイント

• 顧客・会員管理（CRM）
• 個別指導学習、自宅学習などの予約形式にも対応
• キャンセル待ち受付
• 自動メール・メルマガ配信

メール機能でキャンセル待ちの生徒への連絡やレッスンのアーカイブ配信などにも便利です。

生徒数の少ない個人経営の教室でも試しやすいフリープランも利用できます。

FreeLesson（フリーレッスン）

FreeLessonは、スクールに特化した予約システムです。

スクール特有の支払い制度に注目し、月謝・チケット性・契約コースなどで予約制限ができる支払い方法管理が可能です。

おすすめポイント

• 予約/キャンセル受付・締切機能
• 講師の指名機能
• 生徒都合による振替もFreeLesson内で変更可能
• レッスン前のリマインダー機能・メルマガ配信

マイページでは予約内容の確認やキャンセルはもちろん、登録情報の変更や契約手続きまで生徒さんが自由に登録できます。

教室側の負担が減るだけでなく、わざわざ問い合わせする必要がなく、生徒さんにとっても使いやすいシステムです。

WTE（ワールドトークエンジン）

WTEは、日本で最も多くのオンラインレッスンで利用されている予約システムです。

予約機能が豊富であらゆる予約形式に対応できるので、オンラインのみならず一般の教室のレッスン予約にも重宝します。

おすすめポイント

• 機能が豊富で作業分担ができる講師マイページ
• 複数の予約形式から選択可能
• 会員マイページ機能、レッスン予約・完了報告・リマインダー機能
• セキュリティ対策・個人情報の保護は上場企業としての取り組み

オンライン事業に必要な機能をかね揃え、月謝の徴収・講師の報酬までも自動化できるシステムです。

また、オンラインレッスンの立ち上げ時に必須の集客コンサルティングを受けられるのも特徴です。

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

3,000件をも超える導入実績と、業界や業種ごとに常にシステム向上を行なっているため幅広い企業から人気が高く信頼が厚いシステムです。

予約・管理だけでも機能が豊富な上、分析・連携機能も豊富で使いこなすのに困るほど機能性に優れます。

おすすめポイント

• 生徒の情報を生徒側・学習塾側両方から入力できる
• キャンセル待ち機能・各種メール送信機能
• 予約ページのURL作成ができ、HP作成・HPへの連結も簡単
• 国際規格ISO/IECに基づくISMS認証・SMSクラウドセキュリティ認証取得

機能性に優れる一方で、セキュリティに関しても高い水準で取り組んでいるため安心です。

導入には他社より費用がかかるので、多用途に本格的な運用したい方におすすめです。

予約と情報管理が一括できるシステムが便利！

生徒情報の管理をエクセルなどで行う問題点は多く、さまざまな問題点があります。

生徒数の多い学習塾ではもちろん個人経営の教室でも、生徒情報はシステムで管理するのが効果的です。

また、システム化する導入コストや手間を削減するには条件を絞ることも重要。

教室や塾では以下のような予約システムがおすすめです。

• シンプルな操作性で管理しやすい
• 生徒の情報とスケジュールが一括管理できる
• コマ数や講師によっての枠調整が簡単

1つのシステムで管理すれば、情報整理のための紙やエクセルファイルが増える心配もなく、情報検索もスムーズです。

さらに、従来のファイルの読み込みができたり多様なデバイスでアクセスできたりすると、初めてでも導入しやすいので検討してみてください。