個人サロンに顧客管理ツールが必要な理由と導入メリット

「ツールを導入したいけれど、何を選べば良いのかわからない」「顧客管理をしているが、分析まで手が回らない」
このような悩みを抱える人もいるのではないでしょうか。

顧客管理ツールを活用しデータを分析できれば、質の高いサービスを提供して顧客との関係性を深めることが可能。
データを活用して、店舗の強みを把握して、確度の高いマーケティングもできるでしょう。

本コラムでは、個人サロンにおいての顧客管理の必要性や、ツールの選び方について解説します。

個人サロンで顧客管理ツールが必要な理由

個人サロンに顧客管理ツールが必要な理由は。以下のとおりです。

• 顧客満足度アップには正確な情報管理に欠かせないから
• 情報管理を効率化できるから
• 接客時のミスを軽減できるから

顧客確保が重要視される個人サロンでは、リピート率を高めるために初来店の方に「また来たい」と思ってもらう必要があります。

リピーター作りの流れをスムーズに構築するのが、顧客管理ツールです。

ツールを活用することで、紙のカルテや手帳で管理するよりも顧客管理の精度が高まります。

顧客満足度アップには正確な情報管理に欠かせないから

きめ細やかなサービスの構築をするためには、正確な情報管理が大切です。
顧客管理ツールを活用すると、特別なルールを作らずとも記録する内容を統一できます。

顧客との会話を次回来店時のサービスや施術に活かしたいと考えているものの、記憶力に頼ることに不安を抱いている人も多いはず。
紙ベースでカルテを作って会話内容などをメモしていても、実際予約が入った際に確認しづらいものです。

顧客管理ツールは、テキスト入力だけではなく、写真や動画なども一括して保存できるようになります。
より正確に顧客情報を保存・管理できるようになるのです。

来店の周期や好みの髪型やカラーを記録すると、次回来店時に生かせます。
些細な会話でもスタッフが共有しておくと、サロンに対する印象も格段に良くなるでしょう。

情報管理を効率化できるから

顧客管理ツールでは情報を全てクラウド上などで管理されるため、サロンの情報管理はスムーズになります。

紙ベースで管理すると、何冊ものカルテが山積みになりがち。
来店される顧客が記載されたページを探すことは業務負担となり、時間もとられます。

エクセルでも管理もできますが、スタッフが同じルールで記入・整理をしなければ、非常に見にくいカルテになりかねません。
情報を確認しづらいと、スタッフ間の情報共有も難しくなります。

情報管理にかける時間を効率化できれば、顧客対応にかける時間をより増やせます。

リピート率や客単価の向上を目指すために必要な、販促やサービスを考える時間となる「戦略的な活動」に注力できるようにもなるのです。

接客時のミスを軽減できるから

サロンが顧客管理ツールを活用し、正確な情報管理ができることで、接客時のミスを軽減できます。

顧客情報管理が得意な予約システムを使用すると、予約と同時に顧客情報の登録が可能です。

名前・住所といった基本的な情報は顧客側が入力するため、内容の聞き漏れや聞き間違い、入力時に起きやすいケアレスミスを防げるようになるでしょう。

顧客情報は予約の確認と合わせてスムーズにチェックできるため、接客時に起きやすい「キャンペーンの案内漏れ」や「サービスの案内ミス」なども減ります。

前回の施術やサービス案内時に判明した注意する点なども共有しやすくなるため、どのスタッフが対応しても質の高い丁寧なコミュニケーションの実現が可能です。

個人サロンで顧客管理ツールを導入するメリット

サロンが顧客管理ツールを導入することで得られるメリットは、以下のとおりです。

• 顧客と深いコミュニケーションをとれる
• 効果的なマーケティングができる
• スタッフ間で情報共有しやすくなる
• 情報漏洩のリスクを軽減できる

実は個人サロン経営者にこそ、顧客管理ツールの導入をおすすめする理由があります。

顧客と深いコミュニケーションをとれる

顧客管理ツールを導入すると得られる大きなメリットが、顧客と深いコミュニケーションをとれることです。

「このサロンは私のことをわかってくれている」「私はこのサロンでなくてはならない」という印象を持ってもらえる個人サロンは圧倒的な強みとなります。

ライフイベントや家族のことなど、パーソナルな話題こそ、顧客との距離を縮めるチャンスです。
無理なく距離感を縮めながら深いコミュニケーションをとれれば、リピーター確保にもつなげられます。

前回来店時の会話や好きな商品、サービスを記録できれば、距離感を縮められるだけではなく、それに合わせたサービスの提案も可能です。

特別感を抱いてもらえる接客で、サロン利用時の付加価値を高められます。

効果的なマーケティングができる

顧客管理ツールを活用すれば、人手が少ない個人サロンでも時間がかかりがちなデータ分析が容易になります。

反応率を高めるためにも、店舗のターゲット層や各顧客に確実に届くような、効果的なマーケティングが大切です。

性別や年齢、ライフスタイルなど、顧客属性に合わせた新商品やクーポンの案内、キャンペーンの実施ができれば、「嬉しい」と思ってもらえる施策が可能です。

「どんな人がどんな商品を求めているのか？」を把握したうえで適切なアプローチをし、メリットを最大化していきましょう。

スタッフ間で情報共有しやすくなる

サロンの顧客情報をスムーズに共有・検索できる点も、顧客管理ツールにあるメリットのひとつ。

複数のスタッフで経営している個人サロンでは、対応スタッフが変わらざるを得ないケースもあります。
担当者に頼らない質の高いサービスの提供ができれば、サロンの印象は一段と良くなるはずです。

また、コースを予約した顧客の場合残りの来店回数の把握も欠かせません。
顧客が期限内に来店数を消化できるようサポートするためにも、スタッフ間の共有は大切です。

口頭や紙面で発生しやすい引き継ぎ漏れなどによるミスも軽減できれば、よりリピート客や口コミによる新規顧客の獲得につながるでしょう。

情報漏洩のリスクを軽減できる

顧客管理ツールを導入することで、大事なサロンの顧客情報が漏洩するリスクを軽減できるようになります。

紙カルテでは紛失やのぞき見などのリスクが高まります。
個人情報を記入していた手帳を外出先で紛失するといったトラブルはあってはなりません。

ツールを活用すればデータ持ち出しを防げるだけではなく、ログイン権限の管理なども可能となるため、厳重な情報管理ができるようになります。

個人サロンが記録すべき顧客情報は？

質の良いサービスを提供するために、以下の顧客情報の記録が必要です。

• サービスに必要な基本的な個人情報
• 接客時に得た情報
• 顧客が利用した施術内容やサービス
• 来店ペースや年間利用額

接客時の会話や提案だけではなくクーポンやイベント配信などにも役立てられ、顧客との絆を深められるでしょう。

サービスに必要な基本的個人情報

以下のような、基本的な個人情報は予約の時点で記録しておきましょう。

• 氏名
• 年齢（年代でも可）
• 性別
• 誕生日
• お住まいのエリア
• 家族構成（可能であれば）

属性にかかわる情報から、データを分類し、効果的なマーケティングに活用してください。
例えば、誕生日月といった適切なタイミングでクーポンやイベント案内ができると、次回来店を後押しできます。

職業や趣味といったライフスタイルに関する情報は、より顧客に合わせた提案に活用し、顧客満足度アップに繋げましょう。

接客時の情報

施術中の会話や様子などを細かく記録できれば、再来店時に顧客に寄り添った会話やサービスの提案ができるようになります。

特に以下の情報は予約時に確認しづらいので、会話のなかで聞けたらツールに保存してください。

• 職業
• 趣味・休日の過ごし方
• 好きなブランドや服の系統
• 好きな芸能人
• 来店動機
• 体質やアレルギー

好みやセンスが重要視される美容院やネイルサロンでは、顧客の趣味や好きな服、芸能人の把握もできればベストです。
好きなものの傾向を知ることで、カットや施術を任されたときに心に響く提案をしやすくなります。

業種によっては体質やアレルギーなども、記録するべき情報です。
サービス向上だけではなく、リスク回避のためにも必要となるでしょう。

顧客が利用した施術内容やサービス

サロン来店日や利用したサービス、よく購入する商品などはこまめに記録しましょう。
利用するサービスの傾向を把握できれば、次回来店時に関連した商品やサービスの提案が可能となります。

例えば、「新商品だから」と興味が持たれにくいものをおすすめしても、心に響かないどころか押し売りのような印象を持たれかねません。

「前回購入された商品の新しいシリーズが出ました」と伝えるだけで、おすすめする理由が生まれ、顧客の興味も惹きつけやすくなるでしょう。

記録した情報を分析できれば、サロンで人気のサービスや商品が明確になります。
人気商品やサービスに付随したクーポンの提供やイベント開催など、効果的なマーケティングにも役立てられます。

来店ペースや年間利用額

来店ペースや年間利用額も、個人サロンなら顧客情報として記録しておきたい項目です。

来店サイクルが予想できると、次回来店されそうなタイミングでイベントやサービスの案内ができるようになります。

誕生日や記念日と来店予想日が重なっていれば、クーポンなどのプレゼントも事前に用意できます。
「自分のことを覚えてくれていた」という気持ちを体験することで、ロイヤリティを高められるでしょう。

年間利用額がわかれば、優良顧客も明確となります。
長く利用してくれている優良顧客に対してのサービス提供は、感謝の気持ちを伝えるための重要な手段です。

個人サロンの顧客管理には予約システムがおすすめ

さまざまな顧客管理ツールがありますが、サービスの質向上を求めるのであれば予約システムがおすすめです。

予約システムには、以下のメリットがあります。

• 予約管理と顧客管理を一元化できる
• 24時間予約受付も同じツールでできる
• セキュリティ対策ができる
• 事前決済ができる

リピート率と客単価の向上が、個人サロン経営を安定させるためのポイントですが、日々の業務と並行して経営戦略を練る必要があります。

予約システムを活用して、予約業務を効率化し、戦略をより効率的に実行しましょう。

予約管理と顧客管理を一元化できる

予約システムは、予約管理と顧客管理の一元化が可能です。

一元化することで、以下のメリットがあります。

• 顧客管理システムに予約情報を再度入力する手間を省ける
• 入力ミスを軽減できる
• ダブルブッキングや予約ミスをなくせる

予約時に必要となる情報も事前に設定することで、電話での受付にありがちあ聞き取り漏れ・聞き間違いの心配もありません。

24時間予約受付も同じツールでできる

予約システムを導入することで、24時間予約受付が可能となります。

集客率やリピート率低迷の原因となるのが、予約を取りにくいという環境です。
顧客が「利用したい」と思ったタイミングで予約できないと、予約できる他サロンに流れてしまう可能性もあるでしょう。

初めて利用する方のハードルを下げるためにも、気軽に予約できる環境を整えることは大切です。

セキュリティ対策ができる

予約システムには高いセキュリティ機能が備わっているため、サロンの顧客の大事な情報を守れます。

紙カルテなどのアナログツールでの顧客管理は、セキュリティ対策に限界があります。
個人情報の漏洩により大切な顧客からの信頼を損なわないためにも、セキュリティ対策には力を入れてください。

各予約システムによって、対策方法は異なりますが、AWSを採用していたりISMS認証をうけていたりすると安心です。

事前決済ができる

個人サロンにとって死活問題となる無断キャンセルや直前キャンセルに悩まされている人におすすめなのが、予約システムの事前決済機能です。

当日までに決済を済ませることで、やむを得ず予約日を変更したい・一旦キャンセルしたいという際に、連絡してもらいやすくなります。

当日の会計業務がスムーズになることもメリットのひとつです。

しかし、ネイルサロンや美容院など、当日にデザインやメニューの変更や追加が発生しやすい業種では、事前決済が難しくなる場合があります。

導入を検討する際にはメニュー内容や料金などを慎重に設定しましょう。

失敗しない！個人サロン向け予約システムの選び方

個人サロン向けの予約システムの選び方のポイントは、以下のとおりです。

1. コストは身の丈に合っているか
2. 必要な機能が揃っているか
3. サポート体制は充実しているか

バリエーション豊富な予約システムの中から、自身のサロンに合ったものを見つけるためにも、ぜひ参考にしてください。

ポイント1：コストは身の丈に合っているか

予約システムを選ぶときには、コストが自社のサロンとマッチしているかをチェックしましょう。

「初期費用はかかるのか？」「毎月の固定費はどのくらいか？」を確認する必要があります。

ただし、費用だけで決めると、必要な機能がなかった、操作性がイマイチだったといったミスマッチが起こりかねません。

選ぶ際にコストは重要ですが、ほかの要素にも気をつけてください。

ポイント2：必要な機能が揃っているか

使いこなせる機能や必要な機能はサロンによって変わるため、個人サロン経営の課題を明確にし、解決できる機能があるかも選ぶポイントです。

どんなに多機能であっても使いこなせなければ、意味がありません。
シンプルで直感的に使える予約システムを選択すれば、インターネット操作に苦手意識がある人もスムーズに導入できるでしょう。

「サロンに必要な機能が過不足なく揃っているか？」「既存システムと連携できるか？」「操作性を重視するのか？」など、選ぶときの優先順位を決めておくと、マッチした予約システムを見つけやすくなります。

機能や操作性が気になる際にも、無料プランやお試し期間があれば、納得した上で導入できるので安心です。

ポイント3：サポート体制は充実しているか

サポート体制が充実しているかも、個人サロンが予約システムを選ぶときの大切なポイントです。

初期設定時のサポート体制が整っていれば、導入もスムーズに進められます。
導入時やトラブル発生時に、メールや電話で相談できるサポート体制があると安心です。

サポート体制を有効的に活用できるように、営業時間とサポート対応時間がマッチしているかもチェックしておきましょう。

特にパソコンやツールの操作に不安がある人は、サポート体制の充実度を重視することをおすすめします。

個人サロンにおすすめの予約システム5選

個人サロンにおすすめの予約システムは、以下の5つです。

• ResKa
• Airリザーブ
• SELECT TYPE
• Square 予約
• Goope

直感的に扱える操作性が魅力だったり、高度なセキュリティ対策が整っていたりと特徴はさまざまです。

コストと実用性が心配な場合には、トライアルを活用すると、導入後のイメージもしやすくなるでしょう。

以下の記事より、各予約システムの特徴についてより詳しく解説しています。

個人サロン経営成功には正確な顧客管理ができる予約システムが必要

個人サロン経営において、成功のカギを握るのが「リピート率や客単価の向上」を支える顧客管理です。

顧客に「特別感」を実感してもらえるような、きめ細やかなコミュニケーションをとる必要があります。

顧客満足度を高めるための心強いサポート役となるのが、顧客管理機能が搭載されている予約システムです。

予約システムを活用しながら正確な顧客管理を実現し、「通い続けたくなるサロン」を目指しましょう。