工場見学におすすめの予約システム5選

企業と顧客の距離を近づける工場見学。
工場見学においての一連の対応は、企業イメージを大きく左右します。

しかし、予約対応や情報管理、備品や駐車場の準備など企業担当者の業務内容は煩雑化しがちです。
通常業務と並行することが多いため、担当者の負荷の大きさに頭を悩ませている企業もあるでしょう。

工場見学の一連の問題解決におすすめの方法が、予約システムの導入です。

本コラムでは、工場見学におすすめの予約システムや選び方を解説します。

工場見学の予約受付には予約システムが有効

予約システムを導入すると、工場見学における一連の業務を効率化し、担当者の負担を軽減できます。

企業のサービスや商品を紹介しながら、顧客との距離を近づける絶好のチャンスとなる工場見学。
しかし、多くの見学者を受け入れるためには、予約受付や情報管理、アンケートの集計など当日の案内以外にも幅広い業務が発生します。

通常業務と並行して行うケースが多く、繁忙期になると業務が逼迫しかねません。

予約システムはリアルタイムでの空き状況確認と24時間予約受付をできることから、企業側だけでなく顧客側にも大きなメリットをもたらします。

業務の効率化と顧客満足度向上を目指し、予約システムの導入を検討してください。

工場見学の予約業務で抱えやすい問題点

工場見学の予約業務では、以下の問題点を抱えやすい傾向にあります。

• 電話やメールでの予約対応に時間がかかる
• 予約管理が煩雑化しやすい
• 外国人見学者の対応が難しい
• 無断キャンセルが発生する

企業のイメージを高めるためにも、顧客には有意義な時間を過ごしてもらわなければなりません。
満足度を高められるよう、予約業務で抱えやすい問題点を事前に把握し改善につなげましょう。

電話やメールでの予約対応に時間がかかる

電話やメールで見学予約を受け付ける場合、予約日時や人数、オプション設定の有無など確認・入力事項が多いため、スタッフ・顧客ともに負担がかかってしまいます。

以下は、電話・メールで予約受付をする場合のデメリットです。

電話	・確認事項が多く、対応時間が長くなりやすい ・聞き間違いやメモミスなどのヒューマンエラーが起こりやすい
メール	・入力漏れがあっても気付きにくい ・返信漏れや確認ミスが発生しやすく、担当者の負担が大きい

業務改善のために専門スタッフを採用することもひとつの方法ですが、人件費がかかってしまうため必ずしも得策とはいえません。

予約管理が煩雑化しやすい

複数の見学コースを用意している場合、担当者はそれぞれの予約時間や人数、オプションなどに対して、臨機応変に対応する必要があり、予約管理が煩雑化しやすいものです。

紙面やExcelなどアナログな独自のツールで予約管理すると、キャンセルや変更があった際には非常に負担が重たくなります。

管理が煩雑化するほど、記入漏れや転記ミス、ダブルブッキングなどヒューマンエラーが発生しやすく、当日に顧客に迷惑をかけ、顧客満足度を大きく損なってしまいます。

外国人見学者の対応が難しい

日本企業に興味を持ち工業見学したいものの、日本語での予約に苦戦し諦めてしまうという外国人観光客もまだまだ多いようです。

外国人観光客が増加傾向にあり、有名観光スポットだけではなく日本の技術やサービスを身近に感じられる工場見学にも注目が集まっています。

海外に目を向けている企業にとってはビジネスチャンスでもありますが、日本人と同じようなサービスを外国人観光客に提供する方法は課題のひとつとして挙げられます。

外国人観光客の利便性が高い、ネットから予約できる環境を整えることが大切といえるでしょう。

駐車場や備品貸出の管理にも注意しなくてはいけない

企業によっては工場見学の予約受付のほかに、オプションの設定や備品の貸し出し、駐車場の確保などが必要になるケースがあります。

それぞれを複数のツールで管理していると、予約受付のたびに在庫を確認してから確定しなければなりません。

電話やメールでの予約受付では、確定までに顧客と何度かやり取りをする必要があるため、双方に手間がかかってしまう点も課題のひとつです。

備品や駐車場スペースは有限のため、正確な管理が必要ですが、ヒューマンエラーを完全になくことは簡単ではないでしょう。

無断キャンセル・直前キャンセルが発生する

工場見学でも、無断キャンセルや直前キャンセルは売上確保のために対策が必要な問題です。

無断キャンセル・直前キャンセルが起こると、以下のデメリットがあります。

• 予定していた売上がなくなる
• 新たに予約を受け付けることが難しい
• 担当者のモチベーション低下する

準備にかけてきた経費も無駄になるため、可能な限り避けなければなりません。

しかし、有効な改善策が見つけられないと悩む企業も多いことが実情です。

工場見学で予約システムを導入するメリット

業務の効率化をサポートする予約システムを導入すると、次に挙げる4つのメリットを得られます。

• 予約受付と管理の一元化
• 外国人見学者の対応がスムーズになる
• 無断キャンセル対策ができる
• セキュリティ対策ができる

それぞれのメリットについて、より詳しく解説します。

予約受付と管理の一元化

予約システムを導入すれば、予約受付と情報管理の一元化が可能です。
受付と管理の一元化は業務を削減できるだけではなく、転記ミスなどによるヒューマンエラーを防ぎます。

事前に受入人数や時間を設定するだけで予約受付をシステムに任せられるため、ダブルブッキングといったトラブルも軽減できるでしょう。

また、予約管理で蓄積したデータは、今後の工場見学の運営に活用可能です。
工場見学者向けのサービス向上や新規客層を獲得するヒントにしましょう。

外国人見学者の対応がスムーズになる

多言語機能が搭載されている予約システムもあり、英語や中国語などの外国語での案内が可能になります。
訪日外国人に向けての工場見学に力を入れたいと考えている企業にとっては、必要な機能となるでしょう。

多言語機能で対応可能となる外国語には、以下があります。

• 英語
• 中国語（簡体）
• 中国語（繁体）
• 韓国語 など

予約フォームにおいて、多言語対応ができると日本語が得意ではない外国人見学者も安心して予約できます。

英語はほとんどの多言語対応の予約システムならカバーしています。
ただし、予約システムによって対応できる言語は違うため、ターゲットとなる国があれば事前に確認してから導入をしましょう。

無断キャンセル対策ができる

予約システムは、無断キャンセルを防ぐ機能が充実しています。

予約システムはネットから予約の変更ができるため、「変更・キャンセルの連絡がめんどくさかった」といった顧客への対策が可能です。

「予約していることを忘れてしまった」「キャンセル方法がわからなかった」といったことも、無断キャンセルの原因になるものです。

以下の機能がある予約システムを選ぶと、多方面からの対策に役立ちます。

リマインドメールの自動送信機能	予約日の数日前～前日にメールをして予約忘れを防ぐ
事前決済機能	意図的なキャンセルを防ぐ

前もってキャンセルがわかれば、新たな予約の受付や飛び込み客の受け入れができ、売上への影響を少なくできます。

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セキュリティ対策ができる

工場見学の予約を受け付けるにあたり、注意しなければならないことが個人情報の管理です。
個人情報の扱いによるトラブルは、企業の信頼を失墜させます。

エクセルや紙による顧客管理は、帳簿の紛失・データの流出といったトラブルにつながりません。
予約帳簿確認時に、個人情報がほかの顧客の目に触れることも避けるべきです。

予約システムはクラウド上で管理する使用のため、各社が高いセキュリティ対策を施しています。

管理者権限やパスワード設定などもできると、より高いセキュリティ対策ができるでしょう。
ただし、予約システムによって差があるので、導入時の比較・確認が欠かせません。

予約システムを工場見学に導入する際の選び方

導入を検討する際には、次のポイントをチェックするのがおすすめです。

• 操作しやすいか
• 予約枠をカスタマイズできるか
• マルチデバイスに対応しているか
• リマインドメール機能があるか
• セキュリティ対策が万全か

メリットを多く得るためにも、自社とマッチした予約システムを導入しましょう。

操作しやすいか

通常業務に支障がでないよう簡単に操作できる予約システムを選びましょう。

企業担当者も顧客も、インターネット上の操作に苦手意識を抱いている人はいます。
顧客側が直感的に操作できるくらい扱いやすい画面表示であることが大切です。

操作のしやすさは、予約の離脱の防止や導入後のスムーズな運営にもつながるため、非常に大切です。

予約枠をカスタマイズできるか

見学コースごとに利用人数や所要時間が異なる企業にとって、予約枠の柔軟なカスタマイズ機能は非常に重要です。

事前に予約枠を調整しておくことで、スケジュールや備品準備にかかる負担を軽減し、担当者の業務効率を高められます。

以下のような具体的なカスタマイズ機能があると、さらに実用性が高まります：

• 時間帯ごとの枠設定（例：午前・午後、30分単位など）
• 担当者別やコース別の予約枠の管理
• 特定の曜日・期間だけ予約枠を変更（繁忙期・閑散期対応）
• 自動キャンセル枠の再開放や空き枠の最適化
• 複数拠点やサービスごとの予約枠分け
• 顧客が希望時間を自由に選べるフレックス型か、固定時間枠型かの違い

また、予約サイトのデザイン自体もカスタマイズできるかを確認しましょう。
自社のブランドイメージを反映できると、信頼感や「らしさ」の訴求につながります。

さらに、「残りわずか」「満席（予約完了）」など、予約状況をカレンダー形式で表示できれば、利用者の利便性も大きく向上します。

マルチデバイスに対応しているか

パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットなど、あらゆるデバイスからアクセスできるものを選びましょう。

決まったデバイスからしかアクセスできない状況は、双方にとって不便であり、予約管理がかえって効率悪くなりかねません。

さまざまなデバイスから対応できると、企業担当者が予約状況の確認がしやすくなるうえ、導入時にデバイスを新たに購入するといったコストもなくなります。

リマインドメール機能があるか

工場見学予約の前日や数日前にリマインドメールを自動送信する機能があると、とても便利です。

リマインドメールの目的は、予約忘れを防止することだけではありません。
集合場所や予約日時、追加したオプションなどを忘れてしまった際の、お問い合わせ件数を減らすことも目的としています。

予約システムによってはリマインドメールを送信するタイミングは複数回設定できるため、企業の課題に合わせて選ぶと良いでしょう。

セキュリティ対策が万全か

ほとんどの予約システムがセキュリティ対策をしていますが、搭載している内容には各社差があります。

チェックすべきセキュリティ対策は、以下のとおりです。

• httpsやSSLによる通信暗号化
• ISMS認証
• 定期的なアップデート
• 24時間の監視体制

多くの顧客情報を扱うため、セキュリティ対策は万全にする必要があります。
それぞれ比較しながら、多少コストをかけてでも、安心して任せられるシステムを選ぶことがおすすめです。

工場見学におすすめの予約システム5選

工場見学におすすめの予約システムは、次の5つです。

• ResKa
• リザエン
• SELECT TYP E
• STORES予約
• RESERVA

それぞれおすすめするポイントや魅力的な特徴は違うため、自社の課題や必要としている機能を明確にしてから比較検討していきましょう。

ResKa

初めて導入する企業におすすめの予約システムが、ResKaです。
直感的に操作できるシンプルなデザインのため、企業担当者や顧客の手を煩わせることがありません。

予約可能時間や1回あたりの予約時間もカスタマイズ可能。
見学コースによって時間や曜日が変わる際にも、柔軟に対応できます。

ResKaが多くの企業から支持されている理由の1つに、高度なセキュリティ機能にあります。
httpsによる暗号化通信、世界最高峰のセキュリティレベルを保持するAWSを採用することで、大切な顧客情報を守ります。

無料お試し期間が1ヶ月あるので、ぜひResKaを試してみましょう。

リザエン

200業種以上の企業から利用されているリザエンは、セキュリティの高さを求めている方におすすめの予約システムです。

以下のように、高い水準のセキュリティレベルを維持しています。

• プライバシーマーク
• ISMS認証
• SSLによる通信暗号化
• 24時間365日監視体制

エンタープライズ版を利用すれば、専門のエンジニアが提案から導入まで一括サポート。
柔軟なカスタマイズが実現するため、独自のシステムを構築できます。

導入後も手厚いサポート体制が整っている点もリザエンの特徴です。

操作の不明点だけではなく、業務効率化につながる運用方法についても相談できるため、初めてシステムを扱う担当者も安心して利用できるでしょう。

SELECT TYPE

手軽に自社のイメージに合った予約システムを導入したい企業には、SELECT TYPEがおすすめ。

170種類以上の豊富なテンプレートの中から選べるため、希望するデザインが見つかりやすく背景やテキストなど細かいところまで、カスタマイズが可能です。

SELECT TYPEには多言語機能が搭載されています。
日本語以外の言語では、最大5種類まで設定でき、英語と中国語に関しては翻訳テンプレートが用意されているため簡単に活用できます。

STORES予約

無断キャンセルや直前キャンセルに悩まされている企業におすすめなのが、STORES予約です。

事前クレジットカード決済機能や予約前のリマインドメール機能などを活用して、無断キャンセルに悩まされている企業をサポートします。

事前決済では、当日の会計作業の効率化にも役立てられるでしょう。

既存ホームページがある企業にもSTORES予約はおすすめ。
予約カレンダーを既存ページに貼り付けできるため、スムーズにシステムの導入ができます。

RESERVA

導入累計350,000社以上のRESERVAは、細やかな予約管理を求めている企業におすすめの予約システムです。

「部屋・備品管理」機能では予約メニューと紐付けて、備品や設備を管理。
予約が1件入るごとに情報が反映され、備品不足などが発覚するとアラームでお知らせが届くため、残りわずかになっても事前に準備できます。

外国語表示に対応している点もRESERVAの利点です。
サイト内の固定ボタンから、英語や中国語、タイ語など5種類の外国語表示への切り替えが簡単にできます。

工場見学に予約システムを導入してスムーズな対応を

導入することで工場見学においての予約業務を一括管理できるようになるのが、予約システム。
企業担当者の業務負担を減らすことで時間に余裕が生まれるため、通常業務との両立も実現しやすくなります。

また見学者への対応にも、より多くの時間をかけられることから、満足度の向上やブランディングにもつなげられます。
貴重な機会を最大限に活かせるように、予約システムを導入してスムーズな対応を目指しましょう。

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