管理の手間を削減する「会議室」向け予約システム5選徹底比較

貸会議室やレンタルスペースの運営では、予約システムを導入しているものの、操作が複雑だったり、使いこなせていなかったりと、思うように業務が効率化できていないことも少なくありません。

自社の規模や運営体制に合った予約システムを選ぶことで、管理の手間を減らし、費用対効果を高められます。

今回は、中小規模の会議室を運営している方向けに、課題を解決できる予約システムの選び方やおすすめのシステムを紹介します。

会議室の予約システムで抱えやすい悩み

貸会議室の運営において予約管理は必須業務のひとつ。

独自の管理を行っている場合や、すでに予約システムを導入しているケースが多い一方で、運用方法や機能が自社に合っていないことで、かえって業務負担が増えていることもあります。

特に、会議室の予約管理では以下のような悩みを抱えやすい傾向があります。

• 操作が複雑で、スタッフが使いこなせていない
• 空き状況の確認・ダブルブッキング対応に時間を取られる
• リピーターが増えない
• 利用状況の把握ができない
• 運用コストがかさんでいる

まずは自社で抱える悩みや課題を整理することが大切です。

操作が複雑で、スタッフが使いこなせていない

多機能な予約システムは一見便利に思えますが、操作が分かりづらいとミスに繋がったり、手間が増えて定着しなかったりする場合もあります。

操作が複雑だと限られたスタッフしか扱えず、結果的に業務の負担が軽減されない事態に陥りかねません。

また、エクセルや紙台帳などで独自の予約管理をしている場合、電話やメールなど複数の窓口からの対応によって、管理が煩雑化しているケースもあります。

この場合、確認漏れやスタッフ間の伝達不足によるミスが増えている可能性があります。

空き状況の確認・ダブルブッキング対応に時間を取られる

予約システムとは別に電話やメールでの問い合わせ対応も並行して行っていると、最新の空き状況の確認に手間がかかります。

情報の反映が遅れることで、ダブルブッキングが発生したり、利用者を待たせてしまったりすることも少なくありません。

こうした対応が増えるほどスタッフの負担が大きくなり、他の業務を圧迫する原因にもなります。

リピーターが増えない

予約システムの操作のわかりづらさや、予約完了までのプロセスの多さは、利用者に大きなストレスを与えてしまいます。

会議室は本来、法人や団体による定期的な利用が見込めるものであり、一度利用した顧客は継続的に利用してもらいやすくなるものです。

しかし、利便性が低いと利用者は他のサービスに流れてしまい、結果としてリピーターの獲得につながらない場合があります。

会議室運営において、予約のしやすさもサービスの一部です。

システムの使い勝手が顧客満足度に影響を与えるという点も重要なポイントです。

利用状況の把握ができない

複数の会議室を管理している場合、利用される日時や時間枠を正確に把握できていないと、運営の改善につながりづらくなります。

稼働率が高いシーズンや時間帯、あまり使われていない会議室が不明確だと、料金設定や運用方法の見直しも難しいでしょう。

利用状況を可視化できていないことが、稼働率を上げられていない原因となっている場合もあります。

運用コストがかさんでいる

すでに予約システムを導入しているものの、実際には使っていない機能が多いというケースも少なくありません。

必要以上に高額なプランを契約していると、余計なコストがかさみ、費用対効果が低くなってしまいます。

特に小～中規模の会議室運営では、規模や運用内容に見合ったシステムを選ぶことが、無駄なコストを抑えるためにも重要です。

会議室運営には予約システムがおすすめ

会議室の運営で発生しがちな予約管理の悩みは、運営規模や目的に合った予約システムを導入することで解消できるケースが多くあります。

予約システム導入メリットは、以下のとおりです。

• 予約管理の効率化
• 会議室運営にかかる業務の効率化
• 予約データの活用による経営改善

予約情報を一元管理できれば、空き状況の確認やダブルブッキングの防止がしやすくなり、電話やメール対応にかかる手間も大幅に減らせます。

予約から変更、キャンセルまでを自動化できれば、スタッフの負担と顧客満足度の両方にメリットをもたらします。

さらに、会議室の利用状況をデータとから、稼働率の改善や料金設定の見直しなど、運営の質を高める戦略も立てやすくなるでしょう。

適切な予約システムの導入は、単に予約管理の自動化だけでなく、効率的で無駄のない会議室運営につながります。

会議室の予約システムのタイプ

会議室向けの予約システムには多くの種類がありますが、大きく分けると「会議室運営に特化したタイプ」と「汎用型タイプ」の2タイプがあります。

• 会議室運営に特化したタイプ
• 汎用型タイプ

それぞれ特徴や強みが異なるため、会議室の運用規模や予約管理の方法に合ったタイプを選ぶことが重要です。

以下で、それぞれのタイプの特徴を確認しましょう。

貸会議室運営に特化したタイプ

貸会議室運営に特化した予約システムは、会議室やレンタルスペースの管理を前提に設計されているのが特徴です。

複数の会議室をまとめて管理できるだけでなく、時間単位での予約管理や備品の貸し出し管理など、会議室運営ならではの業務に役立つ機能が多く備わっています。

会議室ごとの利用状況を把握しやすく、稼働率の確認や経営戦略にも活かしやすい点も強みです。

一方で、会議室運営に特化している分、他のビジネスに利用するのは難しい場合があります。

専門性が高いことで費用が高額になる傾向があるため、貸会議室を主軸に運営している方や、大規模な会議室運営を行っている方に特に向いているタイプと言えるでしょう。

汎用型タイプ

汎用型タイプの予約システムは、会議室運営に限らず、さまざまな業種やサービスで利用できるように設計されています。

予約枠の設置やカレンダー管理など、基本的な予約機能が搭載されているため、初めて予約システムを導入する場合や、シンプルな運用で業務改善を図りたいという方におすすめです。

必要に応じてカスタマイズできるサービスも多く、自社の運営方法に合わせて柔軟に設定できるのも魅力。

また、特化型タイプに比べて費用がリーズナブルなため、小規模な運営や、コストパフォーマンスを重視したい方にも向いています。

会議室の予約管理であると便利な機能

以下は、会議室運営において特にあると便利な予約システムの機能です。

• 空き状況の可視化
• 柔軟なカスタマイズ機能
• リマインド通知
• 利用状況のデータ化と分析
• 貸出している備品の管理

予約システムには多くの機能がありますが、小～中規模の会議室運営では、その全てが必要とは限りません。

多機能性にこだわるのではなく、運営規模や課題に合ったシステムを見極めることが大切です。

オーバースペックなシステムを選んでしまうと、操作が複雑になり、かえって業務効率が下がるだけでなく、無駄なコストがかさむ原因にもなります、

空き状況の可視化

カレンダー形式といった、空き状況をひと目で確認できる機能は、会議室の予約管理効率化に役立ちます。

予約状況を直感的に把握できることで、運営者は確認作業にかかる時間の短縮が可能です。ダブルブッキングといった、クレームや顧客満足度低下のトラブル防止にも役立ちます。

一方、空き状況の可視化は、利用者にもメリットをもたらすもの。

電話や店頭で確認せずとも、予約できる日時が明確になり、迷わず予約できるため、予約時のストレス軽減にもつながります。

柔軟なカスタマイズ機能

会議室の規模や運営方法はさまざまなので、予約枠や料金設定などを柔軟に設定できる予約システムであると便利です。

例えば、時間単位での予約設定や、会議室ごとの料金変更、時期による料金設定などに対応できれば、運営スタイルに合わせた管理がしやすくなります。

カスタマイズ機能を活用することで無駄のない運営につながり、利益の最大化にもつなげられるでしょう。

リマインド通知

予約日前に自動でリマインド通知を送れる機能は、当日キャンセルや無断キャンセルの防止につながり、貸会議質の運営に役立ちます。

利用者に事前に予定を再確認できるため、予約日をうっかり忘れていた、キャンセルをしそびれた、といったケースを防ぎ、会議室の稼働率維持に貢献。

あらかじめ日時を設定するだけでリマインド通知が自動送信されるため、手動で連絡する手間がなく、運営者の負担も大幅に削減できるのもメリットです。

利用状況のデータ化と分析

会議室の利用状況をデータとして蓄積できると、会議室の需要が高まるタイミングを把握しやすくなります。

稼働率の高い時期や時間帯、あまり利用されていない会議室を把握し、要因を分析することで、料金設定や運営方法の見直しといった改善策を検討しやすくなります。

基本的な機能でも、数値に基づいたデータを集計できるため、より効率的な運営が期待できます。

貸出している備品の管理

プロジェクターやホワイトボードなど、会議室とあわせて備品の貸し出しを行っている場合は、予約システムに備品管理機能があると便利です。

会議室の予約と同時に備品の利用状況を管理できれば、貸出しミスを防げます。

会議室と備品管理を一元化することで、運営全体における管理の負担を軽減することが可能です。

予約システムを選ぶ際のポイント

予約システムを選ぶ際のポイントは、以下のとおりです。

• 自社の課題を解決できる機能が備わっているか
• 初期設定・操作がシンプルか
• 料金が規模に見合っているか
• セキュリティ対策が行われているか

会議室の予約システムにはさまざまな種類があります。

機能が多いシステムは利用価値が高いように感じるかもしれませんが、操作が複雑になり、コストも高くなりがちです。

比較検討する際には、機能の多さや価格だけで判断するのではなく、操作性や自社に合っているかを基準に選ぶことが大切です。

自社の課題を解決できる機能が備わっているか

はじめに、自社が抱えている課題を解決できる機能が備わっているかを見極めることが大切です。

空き状況の確認や予約管理の手間、変更・キャンセル対応など、改善したい悩みはそれぞれ異なります。

自社にとって本当に必要な性能かをチェックすることで、より効率的な運営が可能です。

多機能なシステムが必ずしも最適とは限りません。

機能が多すぎるとかえって使いこなせず、運用が複雑になる場合もあるので注意しましょう。

初期設定・操作がシンプルか

予約システムは、導入後すぐに使えるかも重要なポイントです。

初期設定が複雑だと運用開始までに時間がかかり、即効性に欠けてしまいます。

また、日常的に使用する操作が分かりやすいかも業務効率に大きく影響します。

操作がシンプルなシステムであれば、スタッフ教育にかかる負担も抑えられ、スムーズな運用が可能になります。

料金が規模に見合っているか

予約システムは、必ずしも高額なものが優れているとは限りません。

小～中規模の会議室運営では、必要な機能が含まれた適切な料金プランを選ぶことで、費用対効果を高められます。

中には追加費用がかかるサービスもあり、オプションを追加していくうちに予算を超えてしまったというケースも少なくありません。

事前に必要な機能と最終的な費用を確認し、運営している会議室の数や予約件数に合っているかを見極めましょう。

トライアル期間を設けているシステムもあるため、実際に使用感を確かめてみるのもおすすめです。

セキュリティ対策が行われているか

予約システムでは、利用者の個人情報や予約情報を扱うため、セキュリティ対策も欠かせません。

不正アクセスや情報漏洩は、企業の信用やブランドイメージを損なうリスクがあるため、安全性の高いシステムを選ぶことが重要です。

通信の暗号化やアクセス制限など、どのようなセキュリティ対策が取られているか、またそのレベルについても確認しておきましょう。

会議室運営におすすめの予約システム5選

ここでは、会議室運営におすすめの予約システムを5つご紹介します。

• ResKa
• リザエン
• RESERVA
• Airリザーブ
• ストアーズ予約

システムごとに特徴や強みはさまざまです。

自社の運営スタイルに合ったシステム選びの比較検討にお役立てください。

ResKa（レスカ）

予約管理と顧客管理に特化したResKaは、貸会議室やレンタルスペースの運営におすすめの予約システムです。

必要な機能がシンプルにまとまっており、操作しやすいことが大きな特徴。

直感的に操作できるため誰でも扱いやすく、導入後すぐに効果を実感できるでしょう。

管理画面やレイアウトのカスタマイズ性も高いため、会議室の運営や自社の目的に合わせてアレンジできるのもメリットです。

セキュリティ面に関しても、httpsによる暗号化通信と高セキュリティのAWSの利用、さらに継続的なアップデートによって、高い安全性を確保しています。

会議室予約システムの基本的な機能重視で、シンプルな運用を行いたい方に特におすすめです。

▼ResKaの詳細はこちら

リザエン

リザエンは、予約管理に加えて備品管理や施錠管理など、貸会議室の運営に役立つ機能を備えた予約システムです。

会議室の予約と同時に、ホワイトボードやプロジェクターなどの備品の貸し出しも一元管理できることが特徴。

施設の施錠管理を自動化できるスマートロック連携機能も備えているため、業務の効率化だけでなく人件費の削減などにも取り組みたい場合におすすめです。

セキュリティ性も高く、プライバシーマークやISMSを取得しています。

24時間365日のサーバー管理体制も整っているなど、信頼性が高いことも安心できるポイントです。

▼リザエン予約の詳細はこちら

RESERVA（レゼルバ）

RESERVAは、無料から利用できる汎用性の高い予約システムです。

初期設定が簡単で導入しやすいだけでなく、基本的な予約管理に加えて会議室の運営に役立つ機能が備わっており、業務の大幅な効率化が可能です。

備品管理や複数料金設定、予約と予約の間の準備時間設定など、貸会議室ならではのさまざまな業務に対応。

そのため、運営全体のスリム化が期待できます。

幅広い料金プランが用意されているため、自社に見合ったコストで効率的に運用したい方にもおすすめです。

Airリザーブ

会議室やレンタルスペースなどでの導入実績を多数持つAirリザーブ。

予約の受付・キャンセルをはじめ、顧客管理や予約確認メール配信など、基本的な機能はフリープランで利用できるため、試しに使ってみたい方やシンプルなプランで十分という方におすすめです。

用途に合わせたオプションの追加やプランの変更も可能なので、自社の運営方法や目的に合わせて導入可能です。

全てのプランがSSL（暗号化通信）に対応し、セキュリティ面の安全性が確保されています。

さらに固定IPアクセス制限機能もオプションで利用でき、より強度の高いセキュリティ対策が可能です。

▼Airリザーブの詳細はこちら

STORES予約

STORES予約は、多くの業種で利用されている汎用型の予約システムです。

貸会議室やレンタルスペースの予約管理や顧客管理に対応した機能も充実しているため、業務の効率化をはかれます。

また、キャンセル待ちや稼働率の集計機能を活用することで、無駄がなく、より効率的な運用が可能。

初期費用が無料で、月額もフリープランから利用できるため、運営規模に合わせてグレードアップできるのも魅力です。

万が一、疑問やトラブルが発生した場合でも、電話やメールによるサポートが充実しているため安心して利用できます。

▼STORES予約の詳細はこちら

最適な予約システムの導入で効率的な会議室運営を

会議室の運営におけるさまざまな悩みは、運営規模や目的に合った予約システムを導入することで解決できるケースが多くあります。

予約管理の効率化だけでなく、リマインド通知や備品管理、利用状況のデータ化などを通じて、運営全体の質を高める効果も期待できます。

導入を検討する際は、自社の課題や運営スタイルを整理したうえで、必要な機能や操作性が備わっているかを見極めることが大切です。

最適な予約システムを導入し、より効果的な会議室運営を実現しましょう。

予約システムに関する情報は以下の記事でも詳しくまとめていますので、ぜひ参考にしてください。