イベントの予約管理を効率化してくれる！予約システム徹底比較

イベントを開催する際に便利なのが、予約システムです。

スマホの普及や感染症対策など、さまざまな時代背景からも、完全予約制イベントやオンラインイベントのニーズが高まっています。

予約システムを利用することで、時代のニーズに応えつつ、効率よく開催することが可能です。

本記事では、イベント開催に予約システムが有効な理由をはじめとして、必要な機能やさまざまなシステムの比較ポイントを解説します。

イベントの予約管理における課題とは

展示会・エキシビションや見学会、撮影会・握手会、自治体イベント、貸し切りパーティなど、イベントの種類はさまざまですが、共通した課題を抱えています。

ここでは特に、予約管理に関する課題を取り上げました。

当日までイベント参加者の人数が把握しづらい

イベント参加への応募方法にもよりますが、当日になるまで参加人数を把握しづらいケースが少なくありません。

イベントを成功させるためには、参加人数をあらかじめ把握しておくことが重要です。

スムーズに進行するには、参加状況に応じた対応や変更が必要になることもあるためです。

また参加者を増やすための施策を講じるためにも、申込状況の可視化が必要といえます。

参加人数に関していうと、無断キャンセルが多いことも課題として挙げられます。

お金の管理に手間がかかる

参加費用や会費を回収するのに手間がかかるのも、よくある課題のひとつです。

特にイベント開催時に決済を行う場合は、時間がかかるため混雑にもつながります。

スムーズな運用を考えると、金銭管理の効率化が欠かせません。

また決済を行うために人的コストが発生することが課題となるケースもあります。

イベント予約の方法が参加者数に影響することがある

予約方法が、参加者数に比例する場合もあります。

予約システムが使いにくいものだったり、アナログな手法で面倒だったりすると、参加者が集まりにくくなります。

参加意欲がある人でも、予約時に途中離脱するケースも考えられます。

顧客・予約管理が煩雑化しやすい

一般的に人が多く集まる「イベント」という特性上、顧客管理や予約管理が煩雑になりやすいのも、大きな課題のひとつです。

参加者が多ければ多いほど、予約にかかる時間や手間がかかります。

予約システムがうまく回っていなければ、ミスにつながったり、運営に関する業務が滞ったりすることもあります。

イベントが大規模の場合は、お客さまの予約漏れのリスクが大幅な金銭的損失へとつながります。

イベント運営に予約システムを導入するメリット

イベント運営にありがちな課題をふまえて、予約システムにはどのようなメリットがあるのか知っておきましょう。

予約システムの利点を理解しておくことは、システムを比較するうえでも重要です。

イベント参加者の出席管理がしやすい

システムを導入すると、出席管理がしやすくなります。

大規模イベントで参加者が多い場合も、管理に時間がとられないこと、また、申込状況が可視化できて運営側で情報共有しやすくなることがメリットです。

事前に参加者数や顧客情報が把握できていると、開催日当日の対応もスムーズになります。

事前決済ができる

決済機能の有無は、システムを比較する際の重要なポイントです。

オンライン決済機能があると、当日の決済業務が不要になるため、当日の業務に注力できるようになります。

また事前決済は、直前や当日キャンセルの抑制にもつながります。

当日決済の必要がなくなれば会場の混雑も解消されるので、参加者にとってもメリットが大きいといえます。

24時間受付可能になる

システムを活用すると、24時間受付が可能になることもメリットです。

電話やメールでの受付対応が中心では手間やタイムログが発生するため、運営者・参加者ともに負担が大きくなりがちです。

ユーザーがいつでも手軽に予約できる環境を整えるだけでも参加者増が期待でき、機会損失の防止にも有効です。

イベントの事前準備や当日業務に注力できる

予約システムがあれば、予約管理にかかる手間や時間が省けて当日の業務に集中できるようになります。

どのようなイベントでも、参加人数が多ければ多いほど入場管理に手間がかかります。

またイベントの成功には、入念な準備が不可欠です。

顧客・予約管理がスムーズにできていると、事前準備や当日業務に十分な時間が充てられるようになります。

イベント運営に必要な予約システムの機能

予約システムにはたくさんの種類があるため、「どれを選べばいいかわからない」「何を比較するべきか難しい」という方も多いのではないでしょうか。

ここでは、さまざまなシステムを比較する際にチェックしたい機能を紹介します。

必要な機能を把握し、それに特化した予約システムやプランを比較検討することは、コストダウンを図るうえでも有効です。

予約・顧客管理機能

予約システムに欠かせないのは、予約管理機能や顧客管理機能です。

予約管理機能に加え、顧客情報を管理できると、マーケティングにも役立ちます。

次回開催時や、今後の運営にデータを活かしたい場合は、予約管理・顧客管理双方の機能が優れているかどうかを比較することをおすすめします。

予約受付の種類もさまざまなので、実施方法や時間・内容に適したタイプを選択するとよいでしょう。

• 運営者が事前に日時を設定し、その中から予約時間を選ぶ
• 参加者が自由に日時を選ぶ
• 予約者が自由に日時と場所を選ぶ

イベント運用で活用するには、キャンセル待ち機能がある予約システムがより便利です。

キャンセル待ちのユーザーへの対応が効率化できるほか、機会損失を防ぐことにも効果が期待できます。

決済機能

イベント運営をスムーズに行うには、決済機能が不可欠です。

参加者が多い場合は費用の徴収だけでも多くの時間や手間がかかりますが、支払い待ちによる混雑が解消されると、顧客満足の向上にもつながります。

また近年ニーズが高まっているオンラインイベントやオンラインセミナーを開催する場合でも、予約システムの決済機能は必須です。

メール配信機能

イベントでは基本的に一度限りの利用者や参加者が多くなるため、一斉にメール配信できる機能が必須です。

予約確定後の確認メールやリマインドメール、サンキューメールなど個別対応が不要な場合には、メール配信機能を用いることで大幅に業務効率化が図れます。

そのほか、DMやメールマガジン、クーポンなど、メールマーケティングにも活用できます。

他システムとの連携機能

他システムとの連携ができると、イベントの幅が広がったり、集客効果を高めたりすることができます。

例えば、以下のような使い方があります。

• 既存のシステムと連携することで、顧客情報の入力工数を減らす
• 店舗で利用中の決済システムと連携し、入出金管理を一元化する
• SNSと連携して、マーケティング効果を高める
• zoomなどビデオ配信ツールと連携して、オンラインイベントを開催する

イベント運営者向け予約システムの選び方

予約システムを選ぶ際は、何をポイントに比較検討するとよいでしょうか。

ここではシステムを比較するのに大切な4つのポイントを紹介します。

イベント運営に必要な機能

先述した内容をもとに、自社のイベント運営に必要な機能を確認しましょう。

• 予約・顧客管理機能
• 決済機能
• メール配信機能
• 他システムとの連携機能

このほかにも予約システムには、スタッフアカウント設定機能や顧客アンケート機能、クーポン発行機能、多言語対応機能などがあります。

自社の特性や、開催するイベントの種類に応じて必要な機能を比較検討しましょう。

予算に見合っているか

機能をフル活用すれば、スムーズな運用や集客アップ、マーケティングにも高い効果が期待できます。

ただ機能の充実度に比例して費用も高くなりがちなので、予算もふまえつつ導入する予約システムや利用するプランを比較検討する必要があります。

無料プラン・トライアルがあると便利

システムによっては、無料で利用可能なプランやトライアル期間が設定されていることがあります。

豊富な機能を備えたシステムを導入して最初からフル活用するのではなく、フリープランで試しながら比較するのも一つの方法です。

「あると便利」「なくても大丈夫」な機能を見極めることができます。

イベント管理者・イベント参加者双方にとっての操作性

予約システムを継続して利用することを考えると、システムの操作性も非常に重要です。

日単位や時間単位などさまざまなタイプの予約受付方法があり、レイアウトを選択できるものもあります。

イベントの内容やターゲット層に応じて、管理者・参加者双方にとって使いやすいシステムを選びましょう。

操作性の良い予約システムは、業務効率化や顧客満足度のアップにも有効です。

【5社を徹底比較】イベント運営におすすめの予約システム

イベント運営におすすめの予約システムを5つご紹介します。

さまざまなシステムの中から比較し、厳選したものをピックアップしました。

ResKa

ResKa（レスカ）は、予約から顧客管理までワンストップで行えます。

パソコン以外にスマホやタブレットにも対応しており、操作性に優れていることが大きな特徴です。

画面を見ながら直感的に予約操作ができるため、ユーザーにとっても使いやすいシステムです。

顧客情報をカスタマイズできるうえ、他システムで顧客情報を管理している場合でも、CSVファイルにまとめることができます。

さらに予約設定も詳細に設定できるため、さまざまなパターンに対応できるメリットがあります。

▼イベント開催時に使える機能

• パソコン・スマホ・タブレット対応
• 予約設定（営業日、営業時間、予約施設の設定）
• 記録設定（テンプレート設定）
• 顧客管理機能
• メール送信機能
• 顧客情報インポート機能（CSVファイル）
• スタッフアカウント設定

RESERVA

RESERVA（リザービア）はさまざまな業種に対応していることが大きな特徴です。

フリープランがあるうえ、無料でオンライン決済やzoom連携できる点もメリットといえます。

アンケート機能もあるので、マーケティングにも有効です。

▼イベント開催時に使える機能

• 予約管理・台帳
• 完全会員制ページ
• 予約リマインドメール
• オンライン決済
• キャンセル待ち
• googleカレンダー連携
• zoom連携

SelectType

SelectType（セレクトタイプ）は、予約受付が可能なホームページを作れるシステムです。

商品発表会や展示会、コンサート、勉強会など、カテゴリーごとにテンプレートが用意されているので簡単にホームページを作成できることが大きな特徴です。

ホームページやブログに埋め込みができるので、SNSとの連携も可能です。

▼イベント開催時に使える機能

• パソコン・スマホ・タブレット対応
• 予約者の顧客管理
• リマインドメール
• 来場後のお礼メール
• 事前決済
• キャンセル待ち
• HP連携
• 多国語対応

Goope

Goope（グーペ）は、ホームページ作成に特化したシステムです。

イベントの予約機能があり、イベント名称や写真、説明文などを登録することで予約受付フォームが作成可能です。

予約の受付時には、予約確定メールを自動配信できます。

▼イベント開催に使える機能

• パソコン・スマホ・タブレット対応
• 予約者の顧客管理
• リマインドメール
• 問い合わせフォーム
• 事前決済
• SNS連携

エジソン予約

EDISON予約（エジソン予約）に適したイベントは、期間限定開催のイベントやセミナー、勉強会などです。

イベント名や開始・終了時間を登録することで、予約受付が簡単にできます。

また、Zoomと連携してオンライン配信をすることも可能です。

▼イベント開催時に使える機能

• パソコン・スマホ・タブレット対応
• 予約者の顧客管理
• リマインドメール
• 来場後のお礼メール
• 事前決済
• 多国語対応
• Zoom連携

比較表

予約システム	予約・顧客管理機能	決済機能	メール配信機能	他システムとの連携機能	無料プラン
ResKa	・予約管理と顧客情報を同時に記録管理 ・顧客情報のカスタマイズ ・予約設定（営業日、営業時間、予約施設）	・クレジットカード決済	メール配信	顧客情報インポート機能（CSVファイル）	無料お試しプランあり（1か月）
RESERVA	・予約管理システムによって予約・来店した顧客の情報を自動でデータベース化 ・キャンセル待ち受付機能あり	オンライン決済（クレジット）	・自動メール ・メルマガ配信	Zoom	フリープランあり
SelectType	・イベント予約 ・キャンセル待ち予約 ・WEB会員システム	・クレジットカード決済 ・コンビニ決済	・自動メール ・メルマガ配信 ・問い合わせフォーム	・Googleカレンダー ・既存HP ・SNS	フリープランあり
Goope	予約フォームの設置	PayPalとの連携	・メールマガジン ・お問い合わせ	・SNS ・Googleマップ	無料お試しプランあり（15日間）
エジソン予約	・予約台帳機能 ・予約ページ ・顧客管理	事前カード決済	・一斉メール配信 ・自動配信メール ・通知メール	・SNS ・Googleマップ ・Googleカレンダー	フリープランあり