イベント・ワークショップ運営者必見「おすすめ予約システム」5選

「エクセルで管理していたけど、予約ミスが増えてしまった」「キャンセルの連絡が漏れて混乱した」といった悩みを抱える方は多いはず。

複数回分のワークショップや説明会などを管理する場合、多くの手間と時間がかかります。
ミスを減らし、イベント管理の業務効率化のサポート役となるのが、予約システムです。

本記事では、イベント運営で起こりがちな課題と解決に導く予約システムの役割、導入時に重視したい機能や選び方のポイントを詳しく紹介します。

イベント予約システムとは？

イベント運営において導入される予約システムは、参加者の予約申し込みや情報管理をオンラインで管理するためのツールです。

イベント運営者が必要な情報を効率的に収集・管理できるだけではなく、参加者も手軽に予約の申し込みが可能となります。

人の手による入力や管理の手間が省けるため、ケアレスミスを防げるというメリットもあります。

近年では使いやすさを意識した予約システムが増えているため、ITに苦手意識を抱いている人でも扱いやすいものが増えています。

イベント運営で抱えやすい課題

業務が多岐に渡ることから、以下の面から抱えやすいイベント運営の課題を見てみましょう。

• 予約管理
• 情報管理
• スケジュール管理

課題を明確にすると、自社に適した予約システムを見つけやすくなるといえます。ご自身のケースを想像しながら、確認してください。

予約管理の課題

以下は、イベント管理でよく見られる予約管理の課題です。

• 参加者の人数管理に手間がかかる
• 支払管理に手間がかかる
• 無断キャンセルが多い

予約時のデータを手入力したり、キャンセルや予約変更の受付をしたりと、人数や開催数が増えれば増えるほど煩雑化します。

イベントの予約管理に時間がかかってしまうと、イベント当日に向けた準備といった通常業務にも影響が出かねません。

有料イベントであれば、決済管理も必要です。現地決済の場合、スムーズに対応するためにスタッフを増やす必要があります。
ほかの業務の人出が少なくなったり、人件費がかさんだりするため、頭を悩ませる運営者も少なくないでしょう。

イベント運営で大きな障害になる無断キャンセル対策も欠かせません。
当日に無断キャンセルが発生すると、空き枠を埋められず収益が下がるため、できる限り避けたい課題のひとつです。

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情報管理の課題

イベント運営の情報管理において、次の課題が挙げられます。

• 参加者情報管理の煩雑化
• 情報の集計やデータ化ができない

参加者の満足度を高めたり、次回のイベントのクオリティを上げたりするためにも重要となる情報管理。

参加者が増えるほど管理の手間が増えてきます。
少人数であれば手入力で処理できていても、参加者人数が増えると非現実的な業務量になることもあるでしょう。

エクセルや紙の帳簿などの管理方法であれば、予約時にメモしたデータを管理フォームへ入力する二重業務が発生するケースもあるはずです。

人の手による入力は時間がかかるだけではなく、ケアレスミスが発生しやすい状況を作り出す原因になりかねません。

顧客の属性やイベントの意見などの情報を集計したり、データとして活用したりすることも、イベント管理には必要です。

イベントの満足度を高めるための策としてアンケートが重宝されますが、対面や電話で対応していると時間がかかってしまい双方にとって負担となります。

アンケートの集計やデータ化まで手が回らないという課題を抱えている人も少なくないようです。

スケジュール管理の課題

イベントを成功させるためには、以下のスケジュール管理も正確に行なわなければなりません。

• イベント自体のスケジュール管理
• スタッフや講師のスケジュール管理

参加者を募ったり、参加人数に合わせた会場を用意したりとイベント運営業務は多岐にわたります。
イベントを成功させるためにも正確なスケジュール調整が必要です。

スタッフや講師のスケジュール管理もイベントの成功を左右するもの。適切なスタッフ人数を調整することで、スムーズな運営やコスト削減につながります。

講師が必要となる際には前もってスケジュールを抑えておく必要もあるでしょう。

双方でコミュニケーションを円滑に進めるためにも、スケジュールや情報の共有までに時間がかかったり漏れがあったりなどの課題も発生します。

予約システムがイベント運営にもたらす4つの効率化

イベント運営において予約システムを導入すると、次の4つの効率化が期待できるでしょう。

• 予約受付の効率化
• 予約管理の効率化
• 情報管理の効率化
• 決済管理の効率化

予約システムによって、予約受付や情報管理などにかける手間や時間を減らせるようになり、通常業務に集中できるようになります。

予約受付の効率化

予約システムを導入することで得られる大きなメリットは24時間予約受付が可能となる点です。
いつでも予約できるという環境を整えることで、参加者の「今申し込みをしよう」というタイミングを逃しません。

従来の電話やメールでの受付対応は、時間的な制約だけでなく、担当者の手間もかかります。

Web上での自動受付環境を整えることで、参加者と運営者の双方にとってストレスの少ない予約体験を実現できます。

予約管理の効率化

予約管理の効率化を一段と高めることも、予約システムのメリット。

予約受付をオンライン上で完結できるため、参加者人数が増えても対応する人員をイベントごとに増やす必要がありません。

予約時に参加者側が情報入力するため、業務効率化も期待できます。

イベントの種類ごとに予約人数や時間の管理も設定できるため、オーバーブッキングやスケジュール管理ミスなどのリスクも軽減。

キャンセル待ち機能が搭載されていると、キャンセルが発生したときに空き枠を埋めやすくなります。

情報管理の効率化

情報の管理や共有に課題を感じている運営チームにとって、予約システムは非常に心強いツールです。

参加者の基本情報に加えて、参加履歴やアンケート結果などを自動で整理・保存できるため、人的ミスが減り、再入力や転記といった作業も不要になります。

複数人で運営するチームでもリアルタイムに情報を共有できるため、連携ミスや対応遅れの防止にも効果的です。

決済管理の効率化

事前決済機能が搭載されている予約システムであれば、予約と同時に決済が完了でき、複数の支払方法に対応可能です。

参加時にオンラインで支払いを完了できるシステムであれば、受付業務が格段にスムーズになります。

事前決済機能は無断キャンセルの抑制になり、安定した運営体制を整える意味でも有効です。

【ジャンル別】予約システムが役立つイベント

ひとくくりにイベント運営といっても、ジャンルによってニーズや活用できる機能が異なるため、以下の3つごとに確認しましょう。

• セミナー
• ワークショップ
• 企業説明会

スムーズな運営ができるように、ジャンルに合わせたシステム選びをしましょう。

セミナー

セミナーを中心としたイベント運営を行う際には、オンラインとオフラインどちらでも対応できる予約システムを選びましょう。

予約完了後に自動で参加URLを発行できる機能や、アンケート・サンクスメールの送信を自動化できる機能があると、運営の負担を軽減できます。

予約フォームの見やすさや直感的な操作性も重要です。
幅広い年代が参加するケースも多いため、誰でもスムーズに入力できる設計になっていると、途中離脱を防ぎやすくなります。

顧客管理機能が充実すれば、ひとり一人に合わせたセミナー案内も可能です。
細かく項目をカスタマイズできるか確認しましょう。

セミナーの満足度向上には、案内から参加後フォローまでの一貫した対応が不可欠です。
すべてを1つの画面で完結できるシステムは、業務効率の観点でも信頼できます。

ワークショップ

体験や空気感を重視したワークショップは、予約の段階から世界観を伝えることがポイントです。
予約フォームをブランドやイベントの雰囲気に合わせて自由にデザインできるシステムなら、視覚的な魅力も発信できるでしょう。

持ち物や集合場所、注意点などを事前に周知するためのメール自動送信機能があると、個別連絡の手間を省けます。

リピーターを増やすためにLINEやSNSと連携できる機能があると、次のワークショップの案内も手軽にしやすくなります。

少人数での運営でも、必要な連絡や顧客管理が滞りなく行える仕組みが整っていれば、手が回らないといった不安に軽減が可能です。

企業説明会

多くの参加者が集まる企業説明会では、より多くの情報管理ができるシステムを選ぶ必要があります。

予約時に「学校名」「専攻」「学年」「役職」などの情報を任意で入力できるフォームが用意できると、当日の対応や分析がスムーズです。

さらに、集めた情報をCSV形式で出力して社内共有やデータ分析に活用できると、次回の運営改善にもつながります。

イベント運営チームの中にITが得意でないスタッフがいても、迷わず操作できるよう、ボタン配置や画面設計がシンプルであれば心強いでしょう。

一画面で顧客管理・予約状況・メッセージ配信ができるような設計なら、情報共有も円滑になります。

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イベント運営に予約システムを導入する際の選び方

イベント運営のために予約システムを導入するなら、以下をポイントにして選びましょう。

• 使いやすい操作性
• 複数のデバイスで操作が可能
• 事前決済機能
• アンケート機能
• Googleカレンダーとの連携
• セキュリティ対策が強固か
• 無料トライアルが可能か

予約システムを選ぶときには「コストをかければ大丈夫！」「多機能なら大丈夫！」というわけではありません。

イベントの種類や運営体制によって必要な機能は異なるため、自社に合った使いやすさ・機能性・コストのバランスを見極めることが重要です。
とくに、複数人で運営している、ITが得意でないスタッフがいる場合には、誰もが迷わず使える設計になっているかも大きな判断軸となります。

使いやすい操作性

予約システムを比較するうえで重視すべきポイントのひとつは、操作のしやすさです。

デザイン性や機能性が高くても、使いこなせなければメリットを実感できません。
ITが苦手な人でも使いやすいように、直感的に操作できるものを選びましょう。

参加者側にとっても予約フォームが見づらい、入力が複雑というだけで途中離脱のリスクは高まります。
時間帯やイベント種別ごとの設定が簡単にできるような、柔軟でストレスのない設計の予約システムを選びましょう。

複数のデバイスで操作が可能

予約システムを選ぶときには、複数のデバイスで操作できるタイプがおすすめ。

スマートフォンやタブレットなど、複数のデバイスからアクセスできるシステムであれば、運営の現場や外出先でも確認・操作が可能です。

イベント当日に予約情報を確認したり、急な変更に対応したりする場合も、スムーズな運営が実現します。

クラウド型の予約システムなら、チーム内での情報共有も簡単にでき、管理の一元化にも役立ちます。

事前決済機能

当日決済にかける時間や無断キャンセルを軽減したいと考えている人に、特におすすめの機能が事前決済です。

クレジットカード、コンビニ払い、銀行振込など、複数の支払方法に対応しているシステムであれば、参加者の利便性も高まります。

事前に決済が完了していれば、受付時のやり取りを最小限にでき、人的リソースの削減にも直結します。

アンケート機能

イベント終了後の満足度調査やニーズ分析に必要となる機能のひとつが、アンケート機能です。

事前アンケート機能を活用すれば、参加者の傾向を把握し、当日のコンテンツ設計に反映できます。

アンケート結果が自動で集計・グラフ化できるシステムであれば、次回以降の改善に活かしやすく、社内報告資料にもそのまま使えます。

Googleカレンダーとの連携

すでにGoogleカレンダーを活用した予約フォームがあれば、連携できる予約システムを選ぶと導入後の運用がスムーズです。

予定が自動反映されることで、ダブルブッキングや入力ミスのリスクを防げるだけでなく、社内での共有もしやすくなります。

複数の予約経路（自社HP、LINE、SNSなど）を一元管理したい場合にも有効な機能です。

セキュリティ対策が強固か

予約システムを導入すると、多くの個人情報を扱うため、セキュリティ対策が強固であるかは必ずチェックしましょう。

SSL暗号化や国際認証（ISOなど）を取得しているかどうか、第三者機関のチェックを受けているかを確認しましょう。

また、自動バックアップやアクセス制限、ログ管理などの運用体制が整っているかもポイントです。

近年は悪意ある攻撃も増えているため、導入前のチェックは慎重に行なってください。

無料トライアルが可能か

カタログや説明だけでは、本当に自社に合うかは判断できないので、 無料トライアルを通じて、実際の操作感や使いやすさを確認することは非常に大切です。

ITが得意ではないメンバーがいる場合には、試しに使ってみて“直感的に使えるか”をチェックすることで、導入後の混乱を防げます。

機能の豊富さだけでなく、迷わず使えるという安心感を持てるかを意識して見極めましょう。

イベント運営におすすめの予約システム5選

イベント運営におすすめの予約システムを紹介します。
それぞれ特徴や強みが変わるため、自社が求めている機能を明確にしてから比較検討していきましょう。

ResKa

「あったらいいな」という利用者の声を活かしてトレンドに沿った機能を提供しているResKaは操作性を重視している人におすすめです。
ResKaは直感的に操作できるため、ITに苦手意識がある人も簡単に業務に取り入れられます。

予約情報と顧客情報はクラウド上にて一括管理。
入力の手間や人の手による記録ミスを軽減できることから、業務の効率化が飛躍的に高まります。

世界最高峰のセキュリティを誇るAWSを採用している点もResKaの特徴です。
悪意ある第三者の改ざんなどから、大切な情報を守ります。

Tsudle

Tsudleは開催するイベントが複数のジャンルにわたる際におすすめの予約システムです。
イベントごとの複数日時や複数コマなども一括で管理できるようになります。

紙面上で管理したり独自ツールでそれぞれ管理したりするよりも、明確にそしてより正確にイベントに備えられるでしょう。

セキュリティ対策は世界で認められているISMS認証を採用しています。

SELECT TYPE

イベントの雰囲気が伝わるような予約ツールの作成を考えている人におすすめなのがSELECT TYPEです。
170種類以上のテンプレートがあるため、適したデザインを見つけやすいことも魅力。

搭載されているキャンセル待ち機能を採用すれば、突然の変更により空いてしまった予約枠をより効率的に埋められます。

クレジットカードやコンビニ決済、銀行振込みなどのオンライン決済が可能という点もSELECT TYPEの特徴です。
参加者のニーズに合わせた決済方法を取り入れやすくなります。

ChoiceRESERVE

Googleカレンダーとの連携を考えている人におすすめなのがChoiceRESERVE。

連携後は予約システムからの情報を自動で反映するため、予約変更やキャンセルが発生してもリアルタイムで確認できます。

金融機関レベルのセキュリティ対策を誇るChoiceRESERVEでは、ISMS認証やISMSクラウドセキュリティ認証、SSL暗号化などを採用。

セキュリティ対策を強化したいと考える利用者のニーズを満たすでしょう。

複数あるプランからどれを選べば良いのか迷っている際には、料金シミュレーションを試すことも可能です。

STORES予約

STORES予約はアンケート項目をより充実させたいと考えている人におすすめです。

アンケート項目は50個まで自由に設定できるため、ニーズに沿ったきめ細やかなサービスを提供したいときにも役立ちます。

急なキャンセルが発生したときや増席したときに、より効率的な案内が可能となるキャンセル待ち機能も搭載。

キャンセル待ち登録した顧客情報はデータとして残せるため、次回イベントの案内など細やかなアフターフォローが実現できます。

業務の効率化は顧客満足度への近道

業務を効率化できる予約システムの導入は、イベントの成功に欠かせない重要な一手となります。

イベント運営では、予約や情報のミスがそのまま顧客満足度に直結するもの。

予約受付や情報管理、事前決済、アンケート集計など、これまで手作業で行っていた作業をシステムで自動化することで、通常業務の負担を大幅に軽減し、当日の運営にも余裕が生まれます。

収集したデータを分析・活用できれば、参加者ニーズを把握しやすくなり、次回以降の改善やリピーター獲得にもつながります。

予約システムにはそれぞれ異なる特徴があるため、自社に合った機能や使いやすさを見極めることが大切です。

今回紹介した予約システムや以下を参考にして、予約システムを導入しましょう。