アプリとWeb便利なのはどっち？おすすめの予約システムも紹介！

「予約システムはWebベースとアプリどちらが良いの？」「予約管理が業務負担になっている」

このような悩みを抱えているオーナーもいるのではないでしょうか。

予約受付から顧客管理まで自動化できる予約システムは、業務効率を改善します。

本コラムでは予約システムアプリを導入するメリットとデメリットを交えながら、Webベースとの違いや、スマートフォンで使いやすいシステムを紹介します。

予約システムのアプリとは？

予約システムアプリとは、予約・顧客管理をアプリ内で行えるツールです。

複数の方法で受け付けている予約を一元管理したり、顧客管理できたりと煩雑化しやすい業務を効率化する機能が搭載されています。

具体的なサービス名として、以下があげられます。

• STORES予約
• Airリザーブ
• RESERVA
• freee予約

予約・顧客管理だけではなく、データ分析やスタッフ管理、メッセージ配信機能など、幅広い業務をサポートしてくれる点も魅力。

業種問わず、便利なツールとして活用されています。

なお、アプリ型の場合、顧客側もアプリのインストールが必要となるサービスもあります。
予約システムを選ぶ際は、顧客側の予約環境も視野に入れておきましょう。

予約システムアプリ導入で得られるメリット

予約システムアプリを導入することで次のメリットを得られます。

• 予約受付・顧客管理の効率化
• 機会ロスを防げる
• データ分析ができる
• 顧客とのコミュニケーションがとりやすい
• ブラウザよりも予約完了までの時間を短くできる

業務効率化のほかに、集客や販促に活用できる機能も搭載されています。

予約受付・顧客管理の効率化

予約システムアプリを導入するメリットとして、予約受付・顧客管理の効率化が挙げられます。

予約受付から情報入力・管理まで一元化し、アプリ内での完結が可能。

スタッフは、予約台帳と顧客カルテを出してきたり、パソコン上で複数のファイルを開いたりする必要はありません。

必要な情報は顧客側が予約時に入力するため、店舗側の負担を減らせるだけではなく記載ミスや予約ミスなどのトラブル軽減にもつながります。

ネット決済が搭載されているシステムを導入すれば、当日業務の負担も減り、利便性がより高まるでしょう。

機会ロスを防げる

予約システムアプリを導入することで24時間受付が可能となるため、機会ロスを軽減できます。

営業時間の関係で「予約したいタイミングでできない」という状況は、他店に顧客が流れてしまうリスクを高めてしまいます。

対応時間が限られてしまう電話と対面受付、チェックに人の手が必要となるメールによる予約とは違い、自動で予約枠を確保できる点が予約システムアプリの特徴。

本来の業務に集中しながら、予約率向上が期待できるでしょう。

データ分析ができる

データ分析がしやすくなる点も、予約システムアプリを導入するメリットとして挙げられます。

予約時の情報はクラウド上に蓄積されるため、感覚ではなく数値による正確に分析が可能です。

顧客の年齢層や居住エリア、人気メニューなどからターゲットを絞り込みイベント企画やクーポン配信をすれば、より効果的な販促ができるでしょう。

「顧客分析に時間がかかってしまう」「パソコンに向かう時間がない」というオーナーこそ、メリットをより実感できるはずです。

【顧客側インストール型】顧客とのコミュニケーションがとりやすい

顧客側がアプリをインストールするタイプの予約システムを活用すれば、顧客とのコミュニケーションをとりやすくなります。

アプリ内のプッシュ通知を利用して顧客にイベントやクーポンのお知らせができるため、メールのようにフォルダ内に埋もれるリスクが軽減されます。

ロック画面上でも通知を見られるプッシュ通知であれば、より顧客に届く可能性が高まるでしょう。

アプリを通してメッセージを受け付けられることから、顧客との手軽なコミュニケーションも可能です。

【顧客側インストール型】ブラウザよりも予約完了までの時間を短くできる

アプリであれば、ブラウザよりも予約完了までの時間を短くできるため、顧客側の利便性も高まります。

ブラウザよりも読み込みが早いアプリなら、ストレスなくスムーズに予約が可能です。
読み込みが遅いと顧客がストレスに感じ、途中離脱につながりかねません。

サクサクと予約できる環境をつくることは、顧客確保の第一歩です。

メールよりも開封率が10倍高まると言われているプッシュ通知と併用しながら、集客やリピーター確保につなげましょう。

予約システムアプリのデメリット

予約システムアプリの導入は、次のデメリットも考えられます。

• アプリインストールに消極的な顧客もいる
• 通知が煩わしいと思われるとアンインストールされる可能性がある
• 客層によっては利用しにくい

店舗側には大きなデメリットはないといえるものの、顧客側にとってデメリットになるケースがあります。

メリットとデメリットの双方を比較しながら、検討することがおすすめです。

なお、予約システムを導入するデメリットに関しては、下記を参考にしてください。

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アプリインストールに消極的な顧客もいる

顧客によっては、アプリインストールに対して消極的な人もいます。
考えられる理由は、次のとおりです。

• ストレージ容量が気になる
• 端末内にアプリを増やしたくない
• 初回設定が面倒

利便性が高まるアプリですが、苦手意識を持つ顧客がいることも知っておいたうえで導入を検討しましょう。
対策がないまま導入を進めてしまうと、顧客が離れてしまうリスクが高まります。

通知が煩わしいと思われるとアンインストールされる可能性がある

顧客側に「通知が多すぎる」「煩わしく感じる」と思われてしまうと、アプリをアンインストールされてしまう可能性が高まります。

プッシュ通知は開封率やコミュニケーション回数を高めるというメリットがありますが、多くても少なくてもNG。

通知や配信が多すぎると顧客にとってストレスとなり、少なすぎると来店につながりません。

内容や頻度は顧客のニーズやデータに併せて、細かく精査する必要があります。

客層によっては利用しにくい

デジタルツールに苦手意識をもっている、スマートフォンやタブレットの扱いに慣れていない人にとっては、アプリが利用しにくいと感じてしまいます。

利用しにくいという印象を持たれてしまうと、顧客離れにつながりかねません。

完全導入する前に店頭告知などで周知したり、サポート体制を整えたりしながら顧客側の負担を減らす必要があります。

クーポン配信やアプリインストール時のキャンペーンなど、顧客がメリットを感じられる策を練るのも良いでしょう。

予約システムはアプリの方が使いやすい？

予約システムは「Webベースが良いのか？」「アプリが良いのか？」と頭を悩ませる人もいます。

それぞれにメリットがありますが、大切なことはシステムの画面設計（UI）です。

Webベースのシステムを利用した際に「文字が小さくて読みにくい」「ボタンが押しづらい」などのストレスを感じる原因として、パソコン表示前提の画面設計（UI）だったことが考えられます。

多デバイス対応・直観的に予約ができる画面設計に強みがある予約システムであれば、Webベースであっても問題なく使用できるはずです。

アプリの有無に関わらず、まずは「対応デバイスの種類は？」「操作性はどうなのか？」の視点で比較してみましょう。

予約システムを選ぶポイント

予約システムを選ぶ際には、次のポイントに注目するのがおすすめです。

• 操作方法は簡単か？
• マルチデバイス対応か？
• 予約対応から顧客情報管理まで一元化できるか
• セキュリティ対策は万全か
• 無料プランがあるか

多機能であっても使いこなせなければ意味がありません。

操作性・機能性・コスト面などから比較検討し、店舗にマッチした予約システムを導入しましょう。

操作方法は簡単か？

簡単に操作できることも、重要なポイントのひとつです。

操作のしやすさは業務内に取り入れやすくなるだけではなく、入力時の誤作動も防ぎます。

多機能であっても操作が煩雑だと、活用できるまでに時間がかかってしまい人員コストにも影響します。スタッフの負担も増えてしまうでしょう。

店舗側だけではなく、顧客側にとっても直感的に操作できるものを選ぶことが大切です。

マルチデバイス対応か？

マルチデバイス対応している予約システムが、管理のしやすさの点でおすすめです。

画面が小さいスマートフォンでも、空き時間や外出先での予約情報や顧客情報のチェックが容易になります。

店舗外ではスマホ・タブレット、店舗内ではパソコンのような、場所を選ばず操作・管理が可能となるため、自由度も高まるでしょう。

現場対応に追われてパソコンの前に座る時間がほとんどないというオーナーにとっても、魅力的な機能です。

予約対応から顧客情報管理まで一元化できるか

予約システムを導入する際には、予約対応から顧客情報管理まで一元化できるタイプを選びましょう。

予約時に顧客が入力した必要項目は、そのままクラウド上に蓄積されるため、店舗側が予約データを入力し直す手間を省けます。
業務の効率化を一気に進められるでしょう。

効率化により時間に余裕が生まれれば顧客対応や販促に当てられる時間が増え、顧客満足度向上にもつなげられます。

記録する顧客情報の項目がカスタマイズできると、より利便性が高まります。

セキュリティ対策は万全か

予約システムを選ぶ際には、セキュリティ対策が万全であるかも重要です。

セキュリティ対策があることはもちろんですが、質もしっかりと確認しましょう。

以下の項目を基準として、選ぶことをおすすめします。

• SSL暗号化
• ISMS認証
• 管理者制限機能
• 固定IPアクセス制限

情報漏洩による顧客からの信頼失墜は、避けなければなりません。
システム内の機能を活用して大切な顧客情報を守りましょう。

無料プラン／お試し期間があるか

初めて導入する、コストを抑えたいと考えている際には、無料プランやお試し期間がある予約システムがおすすめ。

操作性や機能性は、実際に使ってみないとわかりません。

まずは無料プランやトライアルプランなどを活用して、気軽に導入し操作してみましょう。

無料プランを導入する際には、予約件数や顧客数の上限や搭載されている機能などを事前にチェックしておくと安心です。

管理しやすいおすすめの予約システム5選

デバイスを問わず管理しやすいおすすめの予約システムを紹介します。

• ResKa
• Freee予約
• STORES予約
• RESERVA
• Airリザーブ

それぞれのおすすめポイントや特徴を解説するので、ぜひ参考にしてください。

ResKa

使いやすさにこだわりたい店舗におすすめの予約システムが、ResKaです。

パソコンやスマートフォン、タブレットと、あらゆるデバイスからアクセスできるため、店舗内だけではなく外出先でも予約チェックが可能になります。

ResKaでは世界最高峰のセキュリティシステムAWSを採用。情報は全て暗号化されるため、悪意ある第三者から大切な情報を守ります。

予約時に顧客情報を同時に記録するため、業務効率化を加速させます。

▼ResKaの詳細はこちら

freee予約

予約システムアプリの導入を検討したい店舗におすすめなのが、freee予約です。

予約受付やリマインドメール、顧客管理機能までアプリ内で完結できます。

リマインドメールは予約忘れなどによる無断キャンセル抑制にも役立つでしょう。

件数上限なく使用できるfreee予約の無料プランはスモールビジネスの味方。まずは試してみたいと考えている店舗も導入しやすい予約システムです。

STORES予約

無料プランを探している店舗に向いている予約システムが、STORES予約。

月間予約件数50件という制限はありますが、機能は充実しているため「今すぐ使いたい」「まずは試してみたい」と考えている際におすすめです。

LINEとの連携ができる点もSTORES予約の特徴。LINEから24時間、予約受付や変更、キャンセルができるため顧客の利便性が高まります。

手軽なコミュニケーションを実現できるLINEを活用することで、顧客との距離を縮めサービスの満足度を高めます。

▼STORES予約の詳細はこちら

RESERVA

RESERVA は、LINEやGoogleカレンダーなどと連携できるシステムを探している店舗におすすめの予約システムです。

連携したあとは予約確定からリマインド、抽選結果の通知など予約にかかわる連絡をLINEで完結できます。

店舗スケジュールをGoogleカレンダーで管理している店舗もRESERVAはとても便利。

予約フォームで確定した情報はカレンダーに反映され、カレンダーに入力したスケジュールは予約フォームに反映されます。

より効率的なスケジュール管理が可能となるでしょう。

Airリザーブ

複数人で予約システムを管理する店舗に、Airリザーブがおすすめです。
管理可能な画面をスタッフごとに制限をかけられるため、個人情報漏洩や不正操作のリスクを軽減できます。

スマートフォンでの予約管理機能に特化している点もAirリザーブの魅力です。

予約確認のほかに、キャンセルが発生した予約枠の開放ができ、スケジュール管理を効率よく進められます。
店舗数やスタッフ数が増えているオーナーにもおすすめです。

▼Airリザーブの詳細はこちら

重要なことは予約システムの選び方！

予約システムの導入の際に重要となるのは「アプリか？」「Webか？」ではありません。
「店舗にとって必要な機能が搭載されているか」「スマートフォンでも操作しやすいか」が重要です。

その点に注目して選択すると、使いやすさを実感できるはずです。

予約業務やデータ分析など幅広い業務をサポートする予約システム。
スタッフ人数が少ない小中規模の店舗こそ、メリットをより多く実感できるでしょう。

予約システムについてより詳しく知りたい方は、当サイトをぜひ参考にしてください。