健康診断予約システムおすすめ5選！クリニックの導入効果と選び方

健診業務は、予約受付から報告書送付まで多岐にわたり、手作業ではスタッフの負担が大きくなりがちです。

受付・変更時のミスや、報告書の遅延は受診者の満足度低下だけでなく、クリニックの信頼も落としかねません。
未受診者の管理不足は、再受診率にも影響を及ぼします。

こうした課題を解決するには、健診業務のシステム化が効果的です。
本コラムでは、予約システム導入の効果と、最適なシステムを選ぶポイントを解説します。

健診業務に多い課題

健診業務は、予約受付から結果の郵送、未受診者の管理まで幅広く、スタッフが手作業で対応しなければならない場面も多くあります。

そのため、次のような課題が生じやすいのが現状です。

• 予約・受付業務の効率が悪い
• 受診者にとって利便性が低い
• 検査結果の報告書郵送に時間がかかる
• 再受診率が上がらない

予約・受付業務の効率が悪い

紙台帳やExcelで健診の予約管理をしていると、以下のような予約・受付業務が必要となり効率を落としてしまいます。

• 予約受付電話のための対応
• 多くの時間が撮られる入力作業

特に小規模クリニックではスタッフ数に限りがあるため、電話対応や入力作業などの負担が大きくなりがちです。

手入力は、気をつけていてもミスの原因はゼロにはできません。
ダブルチェックを行うことで安全性は高まりますが、その分スタッフの業務が増えてしまいます。

また、予約や受付に時間がかかると待ち時間が長くなり、受診者の不満やクレームにつながりかねません。

アナログ管理は、結果として予約・受付業務全体の効率を大きく低下させてしまいます。

受診者が快適に予約できる環境が整っていない

健診業務にある課題のひとつに、受診者が快適に予約できる環境が整っていないことも挙げられます。

Web予約に対応していない場合、受診者は限られた時間帯でしか予約ができないため、「いつでも予約できなくて不便だ」と感じるでしょう。

予約可能な時間であっても、電話が混み合って予約が取りづらい状況では受診者のストレスが募ります。

すでにWeb予約に対応していても、操作しづらい予約フォームでは受診者の手間が増えるだけでなく、他の施設に流れてしまう可能性があります。

受診者が予約時に感じる不便さは、予約率や再受診率の低下にもつながり、経営面にも悪影響を及ぼします。

健診結果の報告書郵送に時間がかかる

健診業務では、受診者情報や診断内容、検査結果など、入力項目が細かく、1人分だけでも多くの情報入力が必要になることも課題となります。

これらを手作業で行っていると、照合や記録の手間が増え、報告書の作成から郵送までの時間が長くなりがちです。

システムでデータをシステムで一元管理できていない場合、ミスが起きやすくなることもリスクです。

誤った報告が行われることで、受診者からの信頼が低下し、クリニック全体の評価にも影響します。

また、郵送はタイムラグが発生する上、誤発送や費用面の懸念もあり、受診者の不安につながることも少なくありません。

再受診率が上がらない

健診の再受診率が上がらないことも、健診業務で抱えやすい課題です。

健診は継続的に利用されるケースが多く、本来であれば一度健診を受けたら次回も同じ施設での受診につながりやすいものです。

個人はもちろん、企業など団体健診でその傾向は強く、再受診率はクリニックの経営において重要な要素といえます。

しかし、予約の取りづらさや報告書の遅れ、スタッフの対応のばらつきなど、一連の流れのどこかにストレスが生じると、次回も同じ施設を利用したいと思えなくなってしまいます。

再受診が伸びない背景には、細かい不便さが積み重なっていることが多く、結果として経営面にもマイナスの影響を及ぼします。

健診予約システムの導入効果

健診業務に予約システムを導入することで得られる主な効果は、以下の通りです。

• スタッフの負担を大幅に削減
• 自動受付による受診者の利便性向上
• 正確なデータ管理で迅速な結果通知が可能
• 未受診者の管理とフォローの自動化で受診率アップ
• 戦略的な経営改善

膨大な入力作業が多くなる健診業務では、時間や労力がかかり他の業務にも影響を及ぼします。

さらに、手作業ではミスが起こりやすく、業務の効率が悪くなるだけでなく、受診者に対するサービスの質の低下にもつながります。

健診業務に予約システムを導入することで、業務効率化だけでなく、受診者満足度やクリニック運営など、多くの面でメリットをもたらします。

スタッフの負担を大幅に削減

予約システムを導入すると、健診業務に関わるスタッフの負担を大幅に削減できます。

予約情報の入力や電話での問い合わせ対応、変更やキャンセル処理などの一連の作業は、最も時間がかかる部分です。

予約システムを導入することで、予約受付作業の多くがオンライン上で完結するため、スタッフの負担を大幅に削減できます。

システム化によって入力ミスやチェック作業が減り、業務がよりシンプルになるでしょう。

作業に取られていた時間が軽減されることで、受診者一人ひとりへの対応にも余裕が生まれ、より丁寧で質の高いサービスの提供にもつながります。

自動受付による受診者の利便性向上

予約システムの導入によって、受診者は24時間いつでも予約できるだけでなく、変更やキャンセルにも即時対応が可能になります。

電話受付のみの場合、受付時間外の予約希望者は翌日以降に連絡する必要があり、予約の取りこぼしが発生しがちです。

Web予約ができれば、受診者はいつでも気軽に手続きを完了できます。

問い合わせ件数が減ることでクリニック側の負担も減り、双方にとっての利便性が向上します。

正確なデータ管理で迅速な結果通知が可能

予約システムで一元管理することで照合作業がスムーズになり、報告書作成のスピードが大幅に向上します。

健診業務では、受診者情報や健診内容、検査結果など、多くのデータを扱います。

手入力が減ることで、誤入力や記載ミスのリスクも軽減。

必要なデータもすぐに検索できるので、問い合わせ時の対応もスムーズです。

特に、予約と顧客情報が一括管理できるタイプのシステムでは、別のツールを確認する必要がなくなり、結果通知の迅速化や誤送付の防止にもつながります。

正確なデータ管理を整えることで対応の質も上がり、受診者の満足度向上に直結します。

未受診者の管理とフォローの自動化で受診率アップ

企業をはじめとする団体健診を実施する医療機関にとって、受診漏れの管理は非常に重要です。

未受診者や再検査者を自動で抽出し、リマインドを送る機能があれば、管理の手間を減らしつつ受診率を高めることができます。

健康診断の未受診は法令違反になるため、企業側からも確実な管理が求められます。

システム化することによって受診状況がリアルタイムで把握できれば、健診の実施がスムーズになり、企業との信頼関係にもつながります。

また、診断結果や報告書もシステム上で一元管理できると、申告漏れや提出遅延の心配も少なくなり、クリニック、企業、受診者の三者にとってメリットのある運用が実現します。

戦略的な経営改善

予約システムに蓄積されたデータは、今後の経営に役立つ情報源としても活用できます。

例えば、健診者の受診メニューや受診時期、再受診率などを分析できれば、効率的な人員計画やアプローチが可能です。

分析機能が搭載されたシステムの場合、年齢層やメニュー別、受診傾向などを数値で把握でき、データに基づいた経営戦略が立てられるのも魅力。

健診は毎年実施されるため、データが蓄積されるほど分析の精度が高まり、収益向上や他の施設との差別化にもつながります。

健診予約システムのタイプと費用

健診予約システムには大きく分けて「汎用型」と「特化型」の2種類があります。

• 汎用型
• 特化型

どちらにもメリットとデメリットがあり、クリニックの規模や扱う健診内容、求める機能によって最適なシステムは異なります。

ここでは、それぞれのタイプの特徴や費用について紹介します。

汎用型

汎用型の予約システムは、医療業界だけでなく、飲食業界や美容業界など幅広い業種に対応するタイプです。

柔軟にカスタマイズしやすく、クリニックの運用方針や健診メニューに合わせて設定を変えられます。

最小限の機能から導入できるサービスも多く、費用も比較的リーズナブルなので、まずは予約受付だけでもオンライン化したいという方や、初めての導入で使用感を試したい方に向いています。

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特化型

特化型の予約システムは、健診業務を扱う医療機関のために設計されたシステムで、健診ならではの複雑な業務に対応しているのが特徴です。

必要な機能があらかじめ揃っているため導入もスムーズで、特に受診者が多い中・大規模の施設に向いています。

ただし、専門的な機能が備わっている分、費用は汎用型より高額になる傾向があります。

業務を大幅に効率化したい、より複雑な情報管理や企業対応まで一元化したい場合におすすめです。

健診業務に適した予約システムの選び方

自院で行う健診業務に適した予約システムを選ぶ際に確認したい4つのポイントを解説します。

• 予約・顧客情報が一括管理できる
• 項目のカスタマイズ機能が豊富
• 受診者・スタッフの双方にとってわかりやすい操作性
• 高いセキュリティ基準

健診業務は、予約受付から結果通知まで多くのステップがあるため、導入するシステムによって業務効率が大きく変わります。

予約システムを導入する際には、クリニックや病院の運用方法に合うかを慎重に検討することが重要です。

予約・顧客情報が一括管理できる

健診業務を効率化するには、予約・顧客情報が一括管理できる予約システムを選びましょう。

健診業務では、一連の流れにおいて多くの情報を扱うもの。
別々のツール・台帳で管理していると、確認や照合に時間がかかり、ミスも起きやすくなりかねません。

一括管理ができると、予約時に過去の受診履歴をすぐに確認できます。

受診者ごとの注意事項の把握やクレーム履歴なども把握した上で事前に配慮した対応ができ、トラブルを未然に防ぐことが可能になります。

予約項目のカスタマイズ機能が豊富

健診の項目や問診票の内容はクリニックや企業ごとに異なるため、システムの柔軟性も重要です。

オプション検査の追加や健診コース設定、団体健診向け機能など、自院の業務内容に合わせて項目を調整できるかをチェックしましょう。

項目を自由にカスタマイズできれば、個別の対応をなくし、予約受付をシステム上で完結できるため、業務の効率化やミスの防止にもつながります。

受診者・スタッフの双方にとってわかりやすい操作性

予約システムを導入する場合は、シンプルで使いやすいことが一番のポイントです。

多機能なシステムは一見魅力的に思えますが、使いこなせないほどの機能はかえって手間になることもあるため、必要な機能にすぐアクセスできることが大切です。

タッチパネルやタブレットなど複数のデバイスに対応しているシステムであれば、スタッフ間の共有や分担がしやすくなり、業務全体の負担が軽減します。

予約枠の設定や担当者の変更など、日常的に行う操作が簡単にできるかどうかも、導入後の使いやすさを左右します。

高いセキュリティ基準

予約システム選びでは、高いセキュリティ水準が備わっているか確認しましょう。

健診業務では、健診者の住所や診断結果など個人情報を多く扱うため、高度なセキュリティ対策は欠かせません。

また、改正個人情報保護法や厚生省のガイドラインを踏まえたネットワーク環境を整える必要もあります。

一定のセキュリティ水準を満たしているかは、通信データを暗号化するSSL化や、国際的な情報セキュリティ規格であるISMS認証の取得などを確認してください。

長年の運用実績があったり、評価が高く多くの医療機関で採用されたりしているサービスは信頼性が高く、安心して導入しやすいでしょう。

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健診業務におすすめの予約システム5選

ここでは、健診業務におすすめの予約システムを5つ紹介します。

• ResKa
• SELECT TYPE
• ChoiceRESERVE
• メディカル革命
• mepo

予約システムには、健診業務に特化したシステムから、幅広い業種に対応するものまで様々な種類があります。

それぞれの特徴を比較検討し、自院の課題を解決できるシステムを選ぶことが大切です。

ResKa

ResKaは、予約管理と顧客管理を一体化できる汎用型の予約システムです。

既存の予約システムの課題点を改善し、シンプルで直感的に操作できるUIが特徴です。

予約枠や受付可能時間といった細かい設定を簡単にカスタマイズでき、健診内容やクリニックごとの運営スタイルに合わせて柔軟に調整できます。

また、スタッフごとの設定変更もできるため、複数の担当者が関わる健診にも対応しやすい設計です。

セキュリティ面では、暗号化通信に加え、世界的に信頼度の高いAWSを採用しているため、安全性にも優れています。

1か月の無料トライアル期間も用意されているので、導入前に実際の運用を試したうえで導入を検討できる点も魅力です。

▼ResKaの詳細はこちら

SELECT TYPE

SELECT TYPEは、無料から導入できる柔軟なプラン構成と、多機能性が魅力の予約システムです。

テンプレートが豊富に用意されており、健診業務に適したフォームも簡単に作成できます。

オンライン予約はもちろん、電話や対面での予約も同一システムに記録できるため、スタッフ間での情報共有がしやすく、ダブルブッキングの防止にも役立ちます。

さらに、複雑な予約スケジュール設定にも対応しているので、複数の健診メニューや団体健診を扱う施設でも効率的な運用が可能です。

SSLによるセキュリティ対策も標準装備しており、医療情報を扱う施設としても安心して利用できます。

また、必要な機能に応じてプランを選べるため、予算を考慮しながら効率的な運用を目指すクリニックにも適したシステムといえるでしょう。

▼SELECT TYPEの詳細はこちら

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEは、企業健診や人間ドックなど、健診領域で多くの導入実績を持つ予約システムです。

様々な医療機関の課題を解決してきた経験やノウハウをもとに、最適な運用方法を提案してもらえる点が魅力です。

受診者はスマートフォンやPC、タブレットから空き状況を簡単に確認でき、スムーズな予約が可能です。

混雑した時間帯を避けられるため、受診者満足度の向上にもつながります。

事前問診機能を備えているため、来院前に必要事項を入力してもらえば、当日の受付業務を大幅に効率化することも可能。

さらに、導入時には専門チームによるサポート体制も整っているため、初めての導入やシステムに詳しくない施設でも安心して運用を始められます。

▼ChoiceRESERVEの詳細はこちら

メディカル革命

メディカル革命は、医療機関向けに開発された健診特化型システムで、予約管理から受診者情報、結果管理までを一元化できます。

健診に必要な機能があらかじめ備わっているため、導入後すぐに実務に役立てられる点が魅力です。

SMSリマインダーや非接触チェックインなど、より業務の効率化に直結するオプション機能も豊富。

導入前には専任担当者によるサポートで、自院にとって最適なプランを提案してもらえるだけでなく、実際の操作レクチャーや運用サポートも手厚いのが特徴です。

より多くの受診者を受け入れて経営改善を図りたい場合や、サービスクオリティを高めたい施設とって大きなメリットがあるでしょう。

mepo

mepoは、健診や人間ドックに特化した予約システムで、健診に必要な機能に絞って設計されています。

予約、問診、結果管理まで一連の流れをWEB上で完結できるため、スタッフの負担を大幅に削減し、受診者の利便性も向上できるのが強みです。

予約画面やオプション選択画面はわかりやすく、新規受診者でも簡単に操作できるUIデザイン。

そのため、受診者数の増加やオプション選択率の向上による単価アップにもつながりやすいシステムです。

セキュリティ面では、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）とプライバシーマークを取得しており、高い安全性があります。

健診業務に必要な機能が厳選されているため、複雑すぎないシステムを求める施設にも適しています。

自院に合わせたシステムで課題解決を

健診業務は扱う業務の幅や情報量が多く、予約システムの導入によって大きな効率化が期待できます。

スムーズな予約、受付対応、迅速な報告書作成を実現できれば、受診者の満足度や再受診率の向上につながるもの。

ただし、どのシステムが最適かはクリニックや病院によって異なります。

求める機能や解決したい課題を明確にし、自院の運営スタイルに合ったシステムを選ぶことが重要です。

予約システムについては以下でも詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。