旅館向け予約システム5選｜小規模ならではの選び方

集客率の向上や顧客満足度の向上など、日々のオペレーションに取り組みながらさまざまな課題をクリアする必要がある旅館経営。

そのさまざまな課題を解決に導くためのサポート役となるのが予約システムです。

現在抱えている課題を明確にしたうえで、マッチする予約システムを見つけられれば業務は飛躍的に改善されるでしょう。

本コラムでは旅館経営で抱えやすい悩みや、予約システムを選ぶときのポイントを解説します。

小規模旅館の経営で抱えやすい悩み

小規模旅館の経営で抱えやすい悩みは次の5つです。

• 予約管理に手間がかかる
• 予約トラブルが心配
• OTAの手数料の負担が大きい
• 空室を埋められない
• 販促にかけられる時間がない

顧客満足度の向上が経営を安定させるために重要なキーポイントです。
質の高いサービスを提供するために悩みを明確にし、課題の早期解決を目指しましょう。

予約管理に手間がかかる

予約対応や情報管理に手間がかかり、業務が圧迫していることに頭を悩ませている旅館経営者もいるでしょう。

受付した予約内容を帳簿やExcelに入力するなど、小規模経営の旅館ではアナログな方法で管理しているところも少なくありません。

限られた人数の中で幅広い業務を対応し一人ひとりの業務負担が大きくなると、不満や業務トラブルの原因になります。

安定した人員確保、質の高い経営を維持するために、早期解決することが必要です。

予約トラブルが心配

旅館経営で抱えやすい悩みとして、予約トラブルが挙げられます。

電話やメールで予約受付をしていると、完全に防ぎ切れない聞き取り間違いや入力間違いによるケアレスミス。

限られた人数で経営していると、通常業務を行いながら予約受付も担うため、さらにミスを招きやすくなります。

予約受付・変更の入力漏れ、記載ミスによるダブルブッキングなどのトラブルは、顧客との信頼関係にも影響してしまうため、可能な限り防がなくてはなりません。

OTAの手数料の負担が大きい

OTA手数料の負担も、旅館の経営者が頭を悩ませる問題です。

自社サイトから予約受付ができるOTAは、集客力は大きな利点。
しかし、初期費用や掲載料が無料のサイトが多いとはいえ、予約成立時の手数料は10～18％と、安い金額ではありません。

「利益向上のために経費を削減したいけれど、OTAを利用しないのは集客に不安が残る」といったジレンマに頭を抱えてしまうこともあるでしょう。

OTAに頼らない稼働率向上を目指したいと考えていても何から始めれば良いのかわからず、さらに悩んでしまう経営者も見られます。

販促にかけられる時間がなく空室が埋まらない

閑散期の稼働率をあげられないことも、小規模旅館の経営者が抱えやすい悩みのひとつ。

稼働率を高めるために販促に力を入れたいけれど、手が回らないと悩む経営者もいるでしょう。

集客に力を入れるために必要な販促を考えるためには、データ収集や顧客傾向を把握する時間が必要です。
予約受付や顧客管理、顧客対応などを限られた人数の中で行っていると、販促企画まで手が回らないことも事実。

旅館を取り巻く環境や顧客のニーズは日々変化します。
変化する環境や顧客にマッチした販促を考えるための時間を確保するのは、簡単なことではありません。

小規模旅館が予約システムの導入で得られるメリット

旅館が、予約システムを導入することで得られるメリットは次の4つです。

• 予約管理を自動化できる
• 顧客情報の管理を効率化できる
• ケアレスミスを軽減できる
• 蓄積したデータを販促に活用できる

予約対応や顧客情報の管理、さまざまなサポート業務が搭載されている予約システムは旅館が抱える悩みを解決に導きます。

さまざまな機能が搭載されている予約システムは、力強いサポート役となるでしょう。

予約管理を自動化できる

予約システムがもたらすメリットの1つが、予約管理の自動化。

これまで電話やメールなどで受け付けていた予約も、24時間自動で対応できます。

顧客対応中で電話に出られなかったり、予約メールへの返信漏れがあったりなどによる、機会ロスや対応ミスなども軽減できるでしょう。

電話・メールで受け付けたあと、予約台帳に記載をする、家族構成やアレルギーといった注意点を別途記載するといった手間もかかりません。

24時間オンラインで予約を受け付けられるメリットは、顧客側にもあります。

昨今では、電話に対して拒否感が出る人も多いもの。

電話予約に苦手意識を持つ人が利用しやすくなったり、好きなタイミングで予約できたりと顧客側にもさまざまなメリットをもたらします。

顧客情報の管理を効率化できる

旅館経営で大切な業務のひとつである顧客情報の管理を効率化できる点も、メリットのひとつです。

予約台帳と顧客情報を別で管理していると、情報を確認したいというときに時間がかかりがち。
クラウド上で一元化できると、業務効率化は一気に加速するでしょう。

手厚いサービスを提供するために必要な以下の情報管理も、予約システムがあれば記録・共有しやすくなります。

• 利用目的
• 誕生日といった記念日
• 顧客のアレルギー情報
• 食事の好み
• 子どもの有無・年齢

手作業で管理していた業務を一元化することで、ほかのスタッフとの共有がスムーズになり、接客や施設管理など本来の業務に集中できます。

ケアレスミスを軽減できる

予約システムを導入することで、ケアレスミスも軽減できます。

必要情報は顧客側が入力するため、記載ミスや聞き取りミスなどによるトラブルが発生しにくくなるためです。

予約システムから入力された情報はリアルタイムで反映。
予約ツールへの記載忘れなども発生しにくくなるため、ダブルブッキングや予約漏れなどのトラブル防止にもつながります。

旅館経営は予約受付や決算管理、残室管理など複数の業務をリアルタイムで把握する必要があります。

自動化・効率化した業務が増えるとスタッフの負担は軽くなり、心に余裕を持って顧客対応できるようになるでしょう。

蓄積したデータを販促に活用できる

顧客データを蓄積・分析して販促に活用できる点も、旅館が予約システムを導入するメリットとして挙げられます。

効果的な販促を実現するために必要なことは、感覚ではなく事実に基づいたデータ分析です。

より多くのデータを蓄積し分析することで精度を高められますが、人の手で行うと時間がかかってしまいます。

予約システムがあればシステム上でデータが蓄積されるため、必要な情報を出力してまとめられます。

年齢や性別、人気のプラン、居住地などからターゲット層を明確にして、販促に役立てましょう。

小規模旅館が予約システムを選ぶときのポイント

種類の多さから、どのシステムを選べば良いのか迷ってしまうときには、次のポイントをチェックするのがおすすめです。

• 簡単に操作できるか
• マルチデバイス対応か
• 多言語機能は搭載されているか
• セキュリティ対策は万全か
• サポート体制は万全か
• 無料プランはあるか

多機能であることよりも、求めている操作性や機能性が搭載されているかをチェックしましょう。

簡単に操作できるか

予約システムを選ぶときに、確かめておきたい ポイントが操作性です。

機能性が充実していても操作できなければ導入したメリットを感じにくくなってしまうため、パソコンやネットに苦手意識を持つスタッフでも使いやすい予約システムを選択する必要があります。

操作性のしやすさは、以下のポイントを確認しましょう。

• シンプルな管理画面か
• 直観的な操作ができるか

旅館側だけではなく顧客側にとっても、操作が簡単であることが大切なポイントです。
予約画面が扱いづらいと途中離脱する可能性が高まり、新規顧客を逃す原因になります。

無料プランやお試し期間がある予約ステムを選ぶと、本格導入前にじっくりと確認できます。

マルチデバイス対応か

マルチデバイスに対応しているかも、旅館の予約システムには重要です。

限られたデバイスでしか操作できない予約システムを選ぶと、以下のような不便が起こりえます。

• 事務所といったパソコンがある部屋でしか確認できない
• 予約画面を編集したくても小さい画面で操作しづらい
• スマホで見ると画面がくずれて見にくい

デバイスが限られると、操作ミスを引き起こす原因になりかねません。

誰もがストレスなく操作できる環境を整えるために、マルチデバイス対応を選ぶことがポイントです。

マルチデバイス対応は、顧客側にも欠かせません。
スマートフォンで操作を完結する顧客も増えてきたため、優先しておきたい機能性のひとつといえるでしょう。

多言語機能は搭載されているか

外国人観光客が多いエリアにある旅館なら、多言語機能は搭載の予約システムが便利です。

置かれている環境や今後の旅行業界におけるニーズにもよりますが、インバウンド需要はこれからも高まる可能性があります。

集客率向上を目指すのであれば、海外の顧客もスムーズに予約できる環境を整えましょう。
システムが扱っている言語と、顧客の層がマッチしているかをチェックしたうえで導入に踏み切ると安心です。

▼関連記事

セキュリティ対策は万全か

多くの個人情報を扱う旅館では、セキュリティ対策も、予約システム選びにおいて必須項目です。

ここでチェックしておくべきなのは「セキュリティ対策をしているか？」ではなく「どのようなセキュリティ対策が導入されているか？」です。

次に挙げるようなセキュリティ対策が導入されているかチェックしましょう。

• Httpsによる暗号化
• SSL暗号化
• ISMS認証
• IP制限
• 定期的なアップデート

顧客情報を管理するスタッフが多ければ、権限付与ができる予約システムを選ぶと内部からも対策を取れるようになります。

▼関連記事

サポート体制は万全か

初めて予約システムを導入する旅館なら、万全なサポート体制があるかも確認しましょう。

営業中にシステムトラブルが発生してしまうと、予約業務だけではなく通常業務に支障をきたしてしまいます。
場合によっては顧客側に迷惑をかけることもあるため、トラブルは早急に解決しなければなりません。

いざというときにも安心して対応できるように、電話サポートの有無や連絡可能時間、設定・スタッフへの研修代行などを事前にチェックしておきましょう。

無料プランはあるか

無料プランやトライアルプランがある予約システムを選ぶことがおすすめです。

小規模経営の旅館では利益最大化のためにも、シビアにコストを考える必要があるでしょう。

しかし、コストだけを追い求めてしまうと、必要な機能が備わっておらず活用できないということにもなりかねません。

「無料プラン内でどのような機能が搭載されているか？」をチェックしながら、機能とコストを精査し、選択することが大切です。

機能性や操作性を体験してから導入を決定したいときには、トライアルプランを活用しましょう。

小規模旅館におすすめの予約システム5選

小規模旅館におすすめの予約システムは、次の5つです。

• ResKa
• Goope
• Staysee
• RESERVA
• リザエン

いずれも、小規模の旅館経営で使いやすいものをピックアップしています。
それぞれおすすめポイントや特徴などが変わるので、比較検討しながらマッチするものを選びましょう。

ResKa

初めて予約システムを導入する旅館におすすめなのが、ResKaです。
画面デザインや操作方法もシンプルなため、パソコンに苦手意識を持つ人でも直感的に扱えます。

予約受付と顧客情報をワンストップで管理できる点も、ResKaの特徴。
効率的に業務を遂行できるだけではなく、人の手による管理を軽減できるためケアレスミス対策にも役立ちます。

世界最高峰のセキュリティレベルを保つAWSの導入や情報の暗号化など、扱う個人情報は万全の体制で守ります。
セキュリティ対策に力を入れたい旅館にもおすすめです。

一度使ってみないとわからない…という方のために、1ヶ月無料で使用できるので、ぜひ試してみましょう。

▼ResKaの機能や料金の詳細はこちら

Goope

オリジナルのWEBサイト作成から力を入れたい旅館におすすめの予約システムが、Goopeです。

豊富なテンプレートの中からイメージに近いデザインを選び、文字入力をするだけでWebサイトを作成できます。

レイアウトの変更も簡単にできる点もGoopeの魅力のひとつ。
Webデザインに精通していなくても、サイト作成やレイアウトの変更が可能です。

15日間無料プランも用意されているため、さまざまな予約サイトと比較しながら検討したいと考えているときにも気軽に試せます。

▼Goopeの機能や料金の詳細はこちら

Staysee

Stayseeは、日々の売上やコスト管理に力を入れたい旅館におすすめの予約システムです。

データ分析をしやすいように売上や予算、経費をグラフや表でわかりやすく表示し、経営を根本からサポートします。

管理画面では部屋タイプごとの残室数が明確になるように、旅館に合わせたレイアウト変更も可能です。

Stayseeは月額980円（税込）から利用でき、全機能使えるプランでも月額9,980円（税込）とリーズナブル。

便利な機能が備わっていながら、リーズナブルな価格で利用できるため、コスパが高い予約システムといえるでしょう。

RESERVA

インバウンド向けに便利な予約システムを探している旅館には、RESERVAがおすすめです。

多言語機能が充実しているRESERVAでは英語、中国語、韓国語、タイ語、日本語に対応。

予約サイト内の固定ボタンから自動翻訳できるため、顧客側もストレスなく予約画面を利用できます。

自動翻訳では対応できない旅館名や紹介文などに使用する単語については、手動入稿で対応可能。違和感ある文章にならない点も嬉しいポイントです。

きめ細やかな情報管理はサービスの質に直結します。
予約時や利用時に発生した内容をメモできるカルテ機能を活用すれば、顧客情報の共有が容易になるでしょう。

リザエン

セキュリティ対策に力を入れたいと考えている旅館なら、リザエンを使ってみてください。

ログインロックやIP制限など不正アクセスを防止する機能が豊富にあります。
外部からも内部からも大切な顧客情報を守る体制が整っているのも特徴のひとつです。

リザエンは導入前・導入後どちらのサポート体制も充実しています。

使用方法の疑問だけではなく、抱えている課題を解決に導くサポートをしてくれるため、予約システムの扱いが慣れていない旅館でも安心して導入できます。

▼リザエンの機能や料金の詳細はこちら

予約システムを活用して稼働率を高めよう

一人のスタッフが幅広い業務を担う傾向にある小規模運営の旅館こそ、予約システムのメリットを感じられます。

業務効率化だけではなく、セキュリティ面においても心強いサポート役となってくれるでしょう。

現在抱えている課題を明確にし、コストと機能を精査しながら、旅館にマッチした機能を見つけることが大切です。

予約システムを上手に活用し顧客満足度や稼働率を高めていきましょう。