パーソナルジムでおすすめの予約システム3選！

パーソナルジムは利用者が希望の時間にトレーニングの予約や、希望のトレーナーを指名できる点が人気ですが、好きな時間にトレーニングマシン等を利用できる一般のジムとは違い、同じ時間帯に予約できる利用者数が限られるため、より厳密な会員管理が重要です。

そのため、多くのパーソナルジムでは予約システムを使って、予約の受付や変更、決済等をしています。
これから導入を検討しているジムや、現状のシステムに使い勝手の悪さを感じている場合など、役立つ情報をお届けしますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

 

パーソナルジムでの予約管理や決済管理でのよくあるお悩み

パーソナルジムのスタッフの仕事は多岐に渡りますが、中でも大きなウェイトを占め、業務も煩雑になりがちなのが予約管理と決済管理です。

主要地域に複数店舗を展開しているような大手のジムでは、予約システム等を導入して会員の一元管理を行うところもありますが、小規模、少数精鋭で運営しているジムでは、電話やメールでの予約受付をしているところも少なくありません。

また会員の予約とトレーナーの調整などを紙ベースで行っているケースもあります。
コスト面が課題で予約システムの導入を思いとどまっているジムもあるかと思いますが、予約管理や決済管理の点で、抱えている悩みの多くは共通しています。

例えば予約管理です。
紙やエクセル上での管理では入力作業や転記が必須です。

また最終的には人の目でのチェックが必要で、ダブルブッキングが起こるリスクもあります。

加えて予約受付も電話の場合は営業時間内に限られるため、予約の取りこぼしにつながることもあります。

メール受付の場合も夜間に受信したメールの入力や調整作業があります。
複数店舗を運営している場合、店舗を跨いで出勤するトレーナーもいるため、より管理が複雑です。

さらにチケット管理も実際に紙のチケットを作成している場合、消費、購入の都度の処理が煩雑です。

月謝の徴収も店頭での徴収の場合、会員ごとの個別対応が必要になり、それだけ時間がかかってしまいます。

他にもトレーニングマシンや設備の空状況がわかりにくいため、会員からの問い合わせに都度、回答しなければならず、おのずと問い合わせ等の連絡が増え、他の業務やトレーニングを圧迫する場合もあります。

 

パーソナルジムで予約システムを導入するメリット

様々な業務を抱え、会員とトレーナーとの調整、会費やレッスン費の徴収など、煩雑な処理もしないといけないパーソナルジムでは、いかに業務を効率化するかが重要です。

特に予約ミスやブッキングなどはパーソナルジムにとっては致命的で、いかにこのようなミスを起こさないかという点にスタッフは細心の注意を払っていますが、会員数が増えるほど、またジムの規模が大きくなるほど、効率化は大きな課題になります。

これらの悩みを解消するのにおすすめな予約システム導入のメリットを紹介します。

顧客管理の効率化

ジムに限らず、会員を募集して店舗運営をしている以上、顧客管理は最重要課題です。

エクセルで作成したリストは一見、見やすく管理できますが、会員への郵送物やメール配信の際には、そのリストを基に別メニューを起動して作業することになるため、意外と業務は複雑になり、間違いに発展することも考えられます。

予約システムを使えば、普段の会員管理が簡単にできるようになります。

予約システムにも様々な機能を持ったものがありますが、中には顧客管理を重視したシステムを提供しているところもあります。

会員管理以外にも会員情報のリスト化やグループ分け、メール配信に宛名印刷まで全て叶うため、面倒な印刷や宛名書きからも解放されます。

当然メールも一斉配信だけでなく、特定の条件で抽出した顧客への配信や事前お知らせ等もできるため、ジムスタッフの業務効率化だけでなく会員へのスムーズな案内や情報提供にもつながり、顧客満足度の向上にも貢献できます。

さらに顧客管理をペーパーレスでできるのも大きなメリットです。

休会や退会、会員情報変更などの手続きの多くは、オンライン上で、会員側で完結できることも多く、手続きでの顧客対応も不要になります。

入会手続きの際も、タブレットやオンライン上で会則の確認や電子サインが可能になり、会員の入会へのハードルも下がる上、事務作業や電話対応の時間も大幅削減できます。

また正会員とスポット利用のゲストユーザーとの区別をつけた会員管理を簡単にできるシステムもあります。

スケジュール調整の効率化

パーソナルジムでは会員は希望の時間に希望のトレーナーの指名をすることができ、希望のレッスンやプログラムも受講できます。

仮に電話や対面、メールなど様々な方法で予約を受け付けていると、予約管理やトレーナーのシフト管理も煩雑になりますが、予約システムがあれば全ての予約を一元管理できます。

対面で受付をする必要が無いため、業務効率も向上し、転記ミスや入力漏れなどの人的ミスによるリスクも回避できます。

また電話やメールでの予約受付方法では、会員側からは予約状況や混雑状況などがわからないため、一定の時間に集中してしまうこともありますが、予約システムを通じての予約であれば、会員が予約可能時間や予約の埋まり具合などを自分で見ながら予約できるため、混雑緩和にもなります。

さらにキャンセル待ち機能を持たせたシステムであれば、急な予約キャンセルが出た場合でも、別の会員の予約を受け付けることができるため、機会損失のリスクも軽減できます。

支払いや売上管理の効率化

ジムの料金体系は月会費や入会金、年会費といった定額料金のものだけはありません。

ジムによってはチケット制を導入しているところや、キャンペーン施策等での初月無料や、割引プランなど、会員ごとに徴収すべき会費を管理するのは、とても大変です。

会員在籍月数や年数に応じた特典など、会員によって月会費がばらばらになると、支払や売上管理がより複雑になりますが、継続利用を促すためには入会特典やメリットを打ち出すのが効果的なのも事実です。

こうした悩みを一挙に解決するのに予約システムがおすすめです。

予約システムを使えば、会員情報とも紐づけされているため、入会後の経過月数や休会中など、会員ごとのステージが簡単に把握できます。

ゲスト会員なのか正会員なのか、またどのような特典を使っているのかも、ひとめでわかり、会員ごとの過去の支払実績も管理できます。

またクレジットカードや口座引き落としなどの決済方法から、支払状況などのステータスも一括管理が可能になり、手作業でスタッフが支払いや売上管理を行うのとは大きな差があります。

 

おすすめのパーソナルジム予約システム3選

これから予約システムを検討する方に、おすすめのパーソナルジム予約システムをいくつか紹介します。

それぞれに特徴が異なりますので、目的に合わせて選んでください。

ResKa(レスカ)

ResKaの特徴は画面の見やすさと操作性です。

パーソナルジムはひとりの会員にマンツーマンでトレーナーがつくことが多いため、精度の高い顧客管理が重要です。

多くの予約システムでは、顧客の情報管理はオプションになっていることが多いのですが、ResKaはそれぞれの会員のトレーニング状況や近況、また予約の多い時間帯などの情報を、カルテのようにシステム上に記録することができ、予約と記録をワンストップで行えるのが大きな特徴です。

また複数店舗のジムを運営している場合、ジムごとにメニューやキャンペーン、料金システムが異なるきこともありますが、ResKaならそれぞれの店舗ごとに、情報の項目内容や画面レイアウトなどを細かく設定することができるため、より目的にあわせた使い方ができます。

またResKaは、これから初めて予約システムの導入を検討する方にもおすすめです。

多くの場合、実際に予約状況の確認や会員の最新の状況などを確認し、情報の追記等を行うのは、ジムで働くトレーナーです。

ResKaは初めて操作する人にとっても、画面を見ただけである程度の操作方法がわかる仕組みなので、初めて予約システムを導入する場合にも安心です。

さらにCSV形式で顧客情報などをアップロードすることができるため、これまでエクセルで顧客情報をまとめていた方も、データの移行がスムーズに完了します。

導入時にはおためしで1ヶ月間、無料でアカウント作成ができ、正式に導入する場合、例えばスタッフ1人から3人程度のパーソナルジムなら月額税込27500円、スタッフ数4人から10人程度なら税込33000円、11人以上の規模では税込44000円のプランになり、それぞれ初期費用として一律10000円が必要です。

Airリザーブ(エアリザーブ)

Airリザーブはネット上以外にも、店頭や電話などで受け付けた予約も一元管理できる予約システムです。

予約管理がメインの予約システムですが、顧客の予約履歴等の情報が蓄積されていくため、リピート顧客等に対しては、より高い接客対応が可能になります。

パソコンだけでなくスマホからの予約にも対応し、画面のURLをパーソナルジムのホームページやSNSにリンクして貼ることで、ネット上からの予約が簡単にできる点で、予約をするお客様にとっても操作性の高いシステムです。

もちろん24時間予約受付ができるので、予約の取りこぼしが減り、予約の最大化が見込めます。

トレーナーの予約状況やマシン、設備などの空き状況などの条件を反映させることも可能で、お客様は簡単に空き状況の確認ができ、希望の時間を探すことができます。

予約が入ると、自動でAirリザーブの管理画面のカレンダーに反映し、予約可能残数も減っていくため、面倒な予約の確認や管理から解放され、お客様への対応に専念できるのは大きなメリットでしょう。

またAirリザーブの管理システムのメイン画面はカレンダー表示になっているため、日にちや曜日、時間帯ごとの予約状況が一目瞭然で、紙やエクセルの予約台帳に近い感覚で利用できるので、初めて予約システムを導入する方にとっても抵抗なく使うことができます。

導入費用はおためしでのアカウント作成は0円で、おすすめのベーシックプランなら月額税込5500円で導入できます。

ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)

ChoiceRESERVEは、予約システムのパイオニアとして少数精鋭のジムから大手企業まで、様々な業種、ジャンルからの導入実績があります。

予約管理にまつわる課題を解決できる、様々な機能を備えているため、初めて予約システムを導入する方にも、予約システムの乗りかえを検討している方にも、きっと悩みや課題を解決するヒントがあります。

画面にはカレンダーを表示させることができ、紙の管理台帳の感覚で利用できるため、導入もスムーズにできます。

またリマインドメールや予約完了メールが自動配信、スマホやタブレットにも対応していて、予約と同時にクレジットカード決済もできるため、お客様にとっても使い勝手が良く、パーソナルジムスタッフにとっても予約管理に関する業務負荷を大きく軽減できます。

さらにジムスタッフといっても、トレーナーや本部社員、エリアマネージャーにアルバイトなど様々な職責の人が働いている場合、各スタッフの職責や役割に合わせたアクセス権限を設定できるため、誤操作やセキュリティ対策にもなります。

導入費用は、全て税込み価格で、最低限の予約管理システムの利用なら初期費用22000円、月額11000円、予約管理システムに必要な機能を網羅したプランでは初期費用33000円、月額22000円で、会員属性の追加や編集、メルマガ配信、予約アンケートに団体予約など広範囲なサポートを受けられます。

 

まとめ

おすすめの予約システムについて、特徴や費用等を紹介しました。

予約システムに特化したものから、顧客管理や決済システムまで網羅したものまで特徴も様々です。

また初めて導入を検討している方、または経営規模の面から導入する程ではないと考えている方も、おためしで初月無料などのサービスもあります。

最低限のメニューの利用であれば、リーズナブルに利用できるシステムもたくさんありますので、ぜひ検討してみて下さい。

予約システムがあれば、電話応対や接客対応の頻度も減り、お客様とのトレーニングに集中できるため、既存顧客対応に注力できるメリットもあります。

また何より、ダブルブッキングなどの人的ミスが無くなり、面倒な入力や転記などの事務作業の負担も大きく軽減できます。

実際に使うトレーナーやスタッフの使い勝手や意見も大きなポイントですので、ぜひご自身のジムに合う予約システム選びの参考にして下さい。